档案制度建设外包服务不规范怎么办？过来人教你破局方法

先唠唠我当年踩过的这个大坑

前几年我在公司管行政合规，刚好赶上要做档案规范化升级，领导把找外包做档案制度建设的活儿派给了我。我那时候哪儿懂这里边的弯弯绕啊，就盯着预算砍价，谁报价低选谁，结果妥妥撞上档案制度建设外包服务不规范，那一阵给我闹心的，掉头发都比平时多一倍。

给你打个比方，这就好比你点奶茶明确说了三分糖去冰，结果人家给你整成全糖加半杯冰就算了，茶底还是过期临期的，喝了拉两天肚子，找商家还找不到人，你说窝火不窝火？我当时那外包给我的制度，就是网上东拼西凑抄来的，改个公司名字就交活了，根本不匹配我们行业的要求，涉密档案的分级全错，借阅销毁流程一个都没写，后来年度审计差点给我整出大问题，现在想起来都后背发麻。

遇上档案制度建设外包服务不规范，都有哪些典型糟心症状？

• 偷工减料凑数型：就像外卖给你少放半盒米饭，饿肚子还没法说理。这种就是外包给的制度全是模板改改，根本不结合你的实际情况，你是互联网公司他给你套工厂的档案制度，完全驴唇不对马嘴，用都没法用。
• 收完钱隐身型：钱一到手微信不回电话关机，你要改个细节找都找不到人，就像你吃外卖吃坏肚子找商家，人家早就关店跑路了，你只能自己吃哑巴亏。
• 踩线泄密型：这是最吓人的！不规范的外包根本没有档案服务保密资质，拿到你的档案信息随便往私人云盘一存，等于把你家保险箱钥匙随便给陌生人放着，万一出了泄密事故，丢工作都是轻的，搞不好还要负法律责任。

为啥偏偏你会撞上档案制度建设外包服务不规范？

我踩过坑之后总结了，说白了就是俩原因，全是血泪教训。第一就是贪便宜，找那种没资质的小作坊，就像你买水果贪便宜买路边摊的坏果，能不踩坑吗？我当年就是犯了这个错，预算卡得太死，就选了报价最低的，结果后来重新做花了一倍的钱，纯纯交智商税，真应了那句贪小便宜吃大亏，老祖宗说的话真的没毛病。

第二就是当甩手掌柜，啥都不问就签合同，人家说啥你信啥，也不看资质也不看案例，这不就是主动送上去给人割韭菜吗？我当年就是签合同的时候连保密条款都没仔细看，现在想想都后怕。

遇上档案制度建设外包服务不规范到底该咋办？过来人给你整全活儿

第一步：赶紧止损，该扔就扔别舍不得

很多人会说，我都已经花了钱了，改改就能用，凑合用吧！拉倒吧！这就好比你买了个烂苹果，你削掉烂的地方吃，吃到嘴里还是坏味儿，搞不好还吃坏肚子。遇上档案制度建设外包服务不规范，核心合规部分如果人家根本做不明白，直接换掉别犹豫，别舍不得那点沉没成本。

具体操作给你写明白了：先把现有不合规的制度全部梳理一遍，按照机密、秘密、公开三个等级分类，把不符合《中华人民共和国档案法》要求的条款全部标红，核心流程错的、涉密分级错的，全部标记清楚，心里有数才能下一步整改，别嫌这一步麻烦，辛苦一两天，省心一两年，这不比你天天担惊受怕强？

第二步：换供应商，认准这三个标准不踩坑

我重新找供应商的时候，可算是学乖了，给你们总结的筛选标准，直接抄作业就行：

• 必须要有对应等级的档案服务资质，涉密业务要有涉密资质，不是啥阿猫阿狗都能做这个活儿，就像你看病得找正规医院，不能找街头游医对吧？资质就是人家的入场券，没有资质说啥都白扯。
• 必须要看同行业的过往案例，你做电商就找做过电商档案制度的，你做国企就找做过国企的，别找那种啥活都接啥活都不精的，就像你吃火锅别找卖西餐的，根本不对口。我后来找的那家，一上来就给我看了好几个同行业的做完的案例，都是实打实做过的，我当时就放心了大半。
• 必须签正规保密协议，要有明确的售后保障，说好做完之后一年内免费调整修改，别收了钱就跑路，出问题找不到人。

说真的，贵那点钱真的太值了，我后来找的靠谱团队做出来的制度，审计的时候一点问题都没有，我都后悔没早找，早知道多花点钱买省心，何苦当初遭那个罪。我踩过坑了，所以掏心窝子跟你们说，别图便宜，靠谱才是硬道理，一分钱一分货，这个真理什么时候都不过时。

第三步：盯紧过程，别当甩手掌柜

说句实话，很多档案制度建设外包服务不规范，其实也有甲方自己的原因，你啥都不管，全扔给外包，人家当然能凑就凑咯。就像你点外卖不说清楚你不吃香菜，上来你嫌有香菜，能怪商家吗？

专业的操作给你放这了：提前给外包把你的档案分类标准、存储方式、借阅审批流程、销毁管理要求全部说清楚，每完成一个节点就核对一次，有问题当场改，别等到最后交活了才翻旧账，多盯两眼花不了多少时间，却能避免90%的不规范问题，稳赚不赔的买卖对吧？

其实说白了，档案制度建设外包服务不规范也不是什么天大的事儿，别慌，该止损止损该换就换，找靠谱的人做靠谱的事儿，啥坎儿过不去啊！我作为实打实踩过坑的过来人，把这些经验唠给你，就是希望你别像我一样交几万块的智商税，毕竟大家赚钱都不容易，把钱花在刀刃上，把事儿办得漂漂亮亮的，大家都省心，这不就是皆大欢喜嘛！