档案制度建设统一性落地实操指南 核心规范节点与全流程校验标准

一、前期统一基准梳理（落地第一步，可直接照搬）

1. 统一档案分类编码规则

强制采用4段10位数字编码规则，全单位通用不允许自定义，各段定义如下：

• 第1-2位：门类码，01=文书档案、02=科技档案、03=人事档案、04=会计档案、05=特殊载体档案
• 第3-4位：年度码，取公元纪年后两位，如23代表2023年
• 第5-7位：保管期限码，001=永久、002=30年、003=10年
• 第8-10位：顺序码，同门类同年份同保管期限的档案从001开始依次累加

完整编码示例：0123001027，代表2023年生成的文书类永久保管第27份档案。

2. 统一材料收集范围与格式要求

所有档案必须符合以下统一标准，不符合的直接退回提交部门：

• 纸质材料：统一采用A4幅面，左侧预留2.5cm装订边，不得有涂改、缺页，所有签字盖章位置必须清晰可辨，大于A4幅面的工程图纸统一折叠为A4幅面，折叠后标题栏露出在右下角
• 电子材料：强制统一为PDF/A-3格式，分辨率不低于300DPI，单文件大小不超过500MB，禁止提交Word、JPG等可编辑或清晰度不足的格式，特殊载体档案可附加原格式文件作为附件
• 收集范围全覆盖：所有单位发文/收文原件、项目全周期文档、人事任免/考核原件、会计凭证/账簿/报表必须归档，缺件的必须由提交部门出具加盖公章的《缺件说明》随其他材料一并归档
• 保管期限统一对应：永久保管含单位产权、人员任免、重大项目验收、年度工作报告类档案；30年保管含普通发文、一般性项目过程文档、季度/月度报表；10年保管含临时性通知、普通事务性文档

二、统一执行流程（零门槛直接复用）

1. 档案提交归档流程

全单位执行统一的3步归档流程，不允许部门私自调整：

• 第一步：提交人按照上述编码规则生成唯一档案编码，填写统一模板《档案提交单》，必填字段为：档案编码、档案名称、提交部门、提交人、保管期限、份数，随纸质+电子材料一并提交给部门档案管理员
• 第二步：部门档案管理员100%核验，必查项为纸质材料完整性、电子件格式/分辨率、编码准确性、保管期限匹配度，不合格的2个工作日内退回修改，合格的签字确认后提交给单位档案管理部门
• 第三步：单位档案管理员二次核验，扫描档案编码录入档案系统，系统自动匹配编码规则，不符合的弹窗拦截，合格的归入对应档案库，归档完成后给提交人返回归档凭证

统一归档时间要求：文书类档案必须在次年3月底前完成归档，科技类档案在项目验收后1个月内完成归档，人事类档案在人事变动后10个工作日内完成归档，会计类档案在会计年度结束后1年内完成归档。

2. 统一存储与借阅规则

• 存储规则：纸质档案统一存放在符合GB/T 13667.3标准的密集架，按照编码顺序排列，每列密集架标注起止编码段；电子档案统一存储在单位指定的档案服务器，路径规则为/档案库/门类码/年度码/保管期限码/，示例路径/档案库/01/23/001/，禁止私自存储在个人设备或第三方云盘
• 借阅规则：所有借阅必须走统一OA审批流程，审批模板固定字段为：借阅人、借阅用途、借阅档案编码、借阅期限、部门负责人签字、档案管理员签字，电子档案借阅到期自动收回访问权限，纸质档案到期必须归还，逾期未还的系统自动给借阅人及部门负责人发送提醒，超期7天未还的暂停对应部门所有档案借阅权限

三、统一性校验工具与核验标准（零误差落地）

1. 电子档案批量校验工具使用方法

统一使用开源工具veraPDF批量校验PDF格式合规性，官方下载地址：https://software.verapdf.org/downloads/，Windows、Mac、Linux版本均有，安装完成后打开终端执行以下命令即可批量校验当前目录下所有PDF是否符合PDF/A-3标准：

输出结果中出现“VALID”即为合格，出现“INVALID”即为不合格，直接退回提交部门重新转换格式。

2. 季度统一性核验标准

每季度对所有已归档档案进行100%覆盖核验，核验项及合格标准如下：

• 档案编码合规率：要求100%，不合格的3个工作日内完成重新编码
• 电子件格式合规率：要求100%，不合格的7个工作日内重新扫描转换
• 归档完成率：要求≥98%，未归档的督促对应部门7个工作日内完成归档
• 借阅流程合规率：要求100%，无审批借阅的直接通报对应部门负责人

核验结果处置：部门不合格率超过2%的，扣除部门当月绩效的5%；连续两个季度不合格的，部门负责人需向单位管理层提交书面检讨。

四、常见问题统一处置规则（避免卡壳）

1. 编码重复处置流程

系统提示编码重复时，先核查原有编码档案是否属于错归：如果是错归的，调整原有档案的编码，新提交档案使用该编码；如果原有编码正确，新提交档案的顺序码往后顺延1位即可。

2. 特殊档案处置规则

音视频、实物类特殊载体档案，统一使用05门类码，电子件存储为通用格式（音视频为MP4、实物照片为PDF/A-3格式），实体实物统一存放在专用档案柜，标注对应编码，和电子档案做关联映射即可。

3. 档案修改处置规则

已归档的档案不允许直接修改，确需修改的，由提交部门提交《档案修改申请》，注明修改原因、修改内容，经部门负责人、单位档案管理部门负责人双签字后，由档案管理员操作修改，修改记录永久留存，禁止提交人私自修改已归档档案。