单机版档案管理系统档案著录员零基础实操培训指南

一、前置准备：获取&安装合规单机版系统

本次选择国家档案局推荐的“企事业单位档案管理系统（单机版V2.0）”，完全免费、符合DA/T 46标准，无需服务器，家用电脑也能装。

1. 获取安装包

直接访问国家档案局官网档案科技栏目指定地址：http://www.saac.gov.cn/ztzl/dakj/jszl/xzsy/，找到「企事业单位档案管理系统（单机版V2.0）」下载入口，下载包含「系统安装程序」「著录规则手册」「模板说明」的完整压缩包（约280MB）。

2. 安装系统

• 解压压缩包到无中文路径的文件夹（比如D:\ArchiveSystem），避免乱码或启动失败。
• 双击打开文件夹内的「Setup.exe」，选择“简体中文”，点击“下一步”。
• 勾选“接受许可协议”，连续点击3次“下一步”（安装路径默认即可，无特殊需求别改）。
• 等待5-10分钟安装完成，勾选“立即启动系统”，点击“完成”。
• 首次启动需设置「系统管理员账号（必填，建议用admin01）」「密码（必填，至少6位，记牢）」「单位全称（必填，生成档案号前缀用）」，填写后点击“保存设置”即可登录主界面。

二、档案分类：提前按DA/T 18标准配置类目

分类是著录的基础，必须严格对应本单位真实档案，系统自带DA/T 18《文书档案案卷格式》推荐的通用分类模板，可直接修改使用。

1. 进入分类配置界面

用刚才设置的管理员账号登录，点击左侧菜单栏「系统管理」→「档案分类管理」，进入通用分类模板编辑页。

2. 调整/新增分类

• 修改分类：选中左侧任意通用分类（比如“党群类”→“党委办公室”），点击右侧「编辑」按钮，修改“分类名称”“分类代码”（必须唯一，用数字或字母，比如党委办公室用0101），点击「保存」。
• 新增分类：选中左侧父分类（比如“党群类”下新增“工会办公室”），点击右侧「新增子分类」，填写“分类名称”“分类代码”，点击「保存」。
• 删除分类：选中无下级、无档案的分类，点击右侧「删除」按钮（有内容的分类会提示不可删，需先转移/删除关联档案）。

三、模板调整：一键适配本单位文书档案格式

系统默认有文书、科技、会计等8类档案模板，重点调整高频的「文书档案（归档文件）」模板。

1. 进入模板配置界面

点击左侧菜单栏「系统管理」→「著录模板管理」，找到「文书档案（归档文件）」模板，点击右侧「编辑」。

2. 修改必填/可选字段

• 必填字段（红色星号标注）不能删除，可调整顺序：点击字段右侧「上移」「下移」按钮。
• 新增可选字段：点击右上角「添加字段」，从弹出的「标准字段库」中勾选需要的（比如「紧急程度」「页数」），点击「确定」。
• 设置默认值：选中常用的必填/可选字段（比如“保管期限”默认选“30年”），点击字段右侧「设置默认值」，选择或输入内容，点击「保存」。
• 调整完成后，点击右上角「保存并启用」。

四、核心实操：从零完成一份文书档案的著录

1. 新建著录任务

• 点击左侧菜单栏「档案著录」→「文书档案（归档文件）」，进入著录页。
• 点击右上角「新增」，选择刚才配置的分类（比如“党群类”→“党委办公室”→“010101 综合工作”），点击「确定」进入著录表单。

2. 逐项填写表单（严格避免卡壳细节）

• 全宗号：首次使用自动填充「单位全称首字母大写缩写+001」（比如“XX公司”是XXGS001），无需修改。
• 年度：必填，点击输入框右侧日历图标选对应年份，或直接输入4位数字（比如2024）。
• 保管期限：必填，下拉选择「永久」「30年」「10年」，不能手动输入。
• 件号：系统自动按“年度+分类+保管期限”生成流水号（比如2024-010101-30-001），无需修改（后续手动调整过件号会提示重排，点击「是」即可）。
• 责任者：必填，填写文件的发文机关全称或规范简称（比如“XX公司党委办公室”不能写“XX党委办”），点击右侧「历史记录」可快速选之前填过的。
• 文号：必填，严格按文件原文格式填写（比如“XX司党发〔2024〕1号”，注意括号是全角方括号〔〕）。
• 题名：必填，直接复制文件原文标题，不能省略（比如“关于召开2024年第一季度党建工作会议的通知”不能写“党建会议通知”）。
• 日期：必填，点击日历图标选文件落款日期，或直接输入8位数字（比如20240301）。
• 页数：必填，手动数或看扫描件页数，输入阿拉伯数字（比如12）。
• 归档件：可选但建议上传，点击「上传归档件」，选择电脑上的PDF/JPG/TIFF文件（单文件≤500MB），系统会自动生成文件预览。
• 填写完成后，点击右上角「保存」（不是“保存并新增”，先检查一遍），确认无误后再点击「保存并新增」进行下一份著录。

五、快速校验：自动排查错误项避免返工

系统自带DA/T 46标准校验功能，能快速找出漏填、格式错误的档案。

1. 进入校验界面

点击左侧菜单栏「档案管理」→「待归档管理」，选中刚才著录的所有档案（点击表头全选框）。

2. 执行校验并修正

• 点击右上角「批量校验」，弹出校验结果框，红色标记的是错误项，黄色是警告项。
• 点击错误项右侧的「编辑」按钮，直接跳转到对应著录表单修改，修改后点击「保存」，再次点击「批量校验」直到全绿。
• 全绿后，点击右上角「批量归档」，完成最终归档。

六、归档后备份：双重备份防止数据丢失

单机版系统数据存储在本地，必须养成定期备份的习惯。

1. 本地备份

• 点击左侧菜单栏「系统管理」→「数据备份」，选择备份路径（不能选C盘，建议选D盘或外接U盘），点击「开始备份」。
• 备份文件格式为.dat，文件名自动生成「单位全称+备份日期.dat」（比如XX公司20240301.dat），建议每周备份1次。

2. 数据恢复（备用步骤，以防万一）

• 点击左侧菜单栏「系统管理」→「数据恢复」，选择之前备份的.dat文件，点击「开始恢复」，系统会自动重启并恢复数据。