机关企事业单位档案整理标准化操作通用执行标准

归档材料鉴别标准

整理作业启动前必须完成待归档材料的三重鉴别，不符合要求的材料不得进入整理流程：

• 真实性鉴别：文件内容符合客观事实，发文单位盖章、责任人签字齐全，伪造、篡改的档案不得归档
• 完整性鉴别：文件正件、附件、底稿齐全，项目合同、工程图纸等成套文件不得缺份缺页
• 价值鉴别：对照本单位《档案保管期限表》，准确划分永久、30年、10年保管期限，无保存价值的材料经单位保密与档案部门审批后才可销毁

实体档案整理标准化操作步骤

分类

指令：统一采用年度-机构-问题三级分类法，同一项目、同一问题的文件必须归入同一分类，年度划分以文件签发日期为准，禁止跨年度跨分类混放。核心要求：涉密档案必须单独分类整理，不得与非涉密档案混合归类。

修整

指令：拆除文件上所有金属装订物，避免金属氧化锈蚀档案；对破损文件进行托裱补损；大于A4幅面的文件沿装订线要求折叠，保留文件内容完整。警示：不得裁切带有原始签字、印章的文件边缘，保留文件原始状态。

编号

指令：在每件档案首页右上角空白处加盖档号章，档号依次标注全宗号、目录号、年度、保管期限、件号，编号清晰可辨，不得错编漏编。国家档案局2023年整理项目抽查标准明确，错编漏编率超过2%的项目直接判定为不合格。

装订

指令：采用左侧装订，装订边预留1.5cm空白，装订结实整齐，不遮挡文件内容，单份档案装订厚度不超过2cm，保证可顺利装入档案盒。

入库排架

指令：按照档号顺序将档案装入对应档案盒，标注盒内档号区间，按照从上到下、从左到右的顺序排入档案架，每个分类区域预留10%的空位，用于后续新增档案补充。

电子档案整理标准化操作步骤

命名与分类标准

指令：按照与实体档案一致的分类逻辑建立文件夹层级，电子档案统一采用「档号-文件原名」命名规则，禁止使用无意义的数字、字母或随意命名，非通用格式文件需要附带对应的阅读软件安装包，保证文件可正常读取。

元数据采集标准

电子档案整理必须完整采集核心元数据，内容包括文件形成日期、责任主体、保管期限、件号、存储路径，元数据缺失率不得超过1%，元数据同步存入档案管理系统，保证检索可定位。

存储备份标准

指令：整理完成的电子档案必须落实「在线存储+离线双备份」机制，在线存储用于日常查询利用，离线备份介质异地存放，每4年进行一次数据有效性检测。中国档案学会2024年行业调研数据显示，落实双备份标准的电子档案长期完好率达到99.2%，远高于未落实标准的61.7%。

质量检验与问题排查标准

批量整理完成后必须执行抽样检验，批量超过100件的按10%比例抽样，批量低于100件的全部检验，合格判定标准如下：

• 分类错误率≤1%
• 错编漏编率≤1%
• 装订不规范占比≤2%
• 缺件缺页率为0

常见问题排查方向：整理后档案无法定位，优先排查分类逻辑错误、档号编制错误；实体档案短期内出现霉变，排查整理环境湿度是否超标；电子档案无法读取，优先排查存储介质损坏、文件格式不符合归档要求。

安全操作核心要求

实体档案整理安全要求：涉密档案整理必须在符合保密等级的场所进行，无关人员不得进入作业区域，禁止私自留存涉密档案复印件；销毁无保存价值的档案必须履行审批登记程序，采用物理粉碎方式销毁，不得私自售卖或丢弃。

电子档案整理安全要求：涉密电子档案不得连接互联网，存储介质必须符合国家保密标准，禁止通过公共邮箱、社交软件传输涉密电子档案；整理过程中及时备份进度，避免数据丢失。

标准化操作核心要点

档案整理操作标准的核心是统一规则、保障利用，所有操作必须符合国家现行档案管理相关标准，全流程落实质量管控，从源头规避档案损坏、丢失、无法检索等问题，可长期满足单位档案管理、业务查询、审计核查等多场景利用需求。