一、前期准备工作
1. 物料准备
提前配齐以下标准化物料，避免操作中途中断：
- 无酸档案盒：选国标A4规格，容量分3cm（装100页70gA4纸）、5cm（装200页70gA4纸）两类，禁止使用普通纸盒避免纸张酸化损坏
- 装订工具：不锈钢订书钉、棉线、三孔打孔器（孔距固定8cm），禁止使用普通铁钉、回形针、燕尾夹，避免长期存放锈蚀污染档案
- 编号工具：自动跳号页码机、黑色油性印油、铅笔（打草稿标注用）、档案专用编号章
- 电子著录工具：电脑、提前做好的著录表模板，可直接复制下文的CSV格式模板使用
```csv
件号,责任者,文号,题名,日期,页数,保管期限,备注
1,XX公司人力资源部,XX人〔2024〕3号,关于2024年员工职称评审工作的通知,20240315,8,30年,
2,XX公司办公室,XX办〔2024〕10号,关于印发2024年年度工作要点的通知,20240120,12,永久,
```
2. 档案预检
先对所有待整理材料做一次全面筛查，提前解决问题：
- 剔除无效材料：重复草稿、未加盖公章的证明、和归档范围无关的材料
- 修补破损材料：用专用托裱纸修补破损页，大于A4的材料沿装订边反向折叠成A4大小，折叠处避免压到文字
- 登记缺件：缺失的附件、批复文件第一时间联系提交人补全，确实无法补全的单独登记，后续著录时标注
二、核心实操全步骤
1. 分类归集
通用分类规则采用国标“年度-保管期限-问题”三级分类，人事档案可直接替换为“十大类”分类规则，其余流程通用：
- 第一级按年度划分：文件落款年度对应归档年度，跨年度的请示批复放在批复年度，跨年度的规划放在开始年度，跨年度的会议放在闭幕年度
- 第二级按保管期限划分：统一分为永久、30年、10年三类，同一年度、同一保管期限的材料才能归为同一小类，禁止跨年度、跨期限混装
- 第三级按业务问题划分：比如行政类、人事类、业务类，同类别材料按时间从早到晚排序，请示和批复、正文和附件必须放在一起，不得拆分
2. 规范装订
- 先拆除所有材料上的金属物，避免后期锈蚀
- 页数≤50页的材料用不锈钢订书钉在左上角45度角装订，装订位置距离上边、左边各1.5cm，禁止订到文字区域；页数＞50页的用三孔一线棉线装订，结打在材料背面，松紧适中不影响翻阅
- 已经成册的正式出版物、印有连续页码的官方公文，不用拆订，直接按单件处理
3. 页码编写
- 单件材料逐页打码，页码统一打在正面右下角、反面左下角，空白页无需打码，页码从“1”开始连续编号，不得跳号、重号
- 已经有正规连续页码的成册材料，无需重新打码，直接填写总页数即可
- 打错的页码用铅笔轻轻划一道横线，在旁边空白处写上正确页码，禁止用涂改液、修正带涂抹
4. 信息著录
按之前的著录表模板逐条填写，确保100%准确：
- 件号：同一小类（同年度同保管期限）的材料按排序从1开始编流水号，每个件对应唯一编号
- 责任者：填写发文单位全称，不得写简称；文号写完整发文字号，没有的填“无”
- 题名：写完整文件标题，不得只写“通知”“报告”，没有标题的要根据内容拟写准确标题
- 日期：统一写8位数字，比如20240520，没有明确日期的要核实后填写
- 每录完20条信息和纸质材料核对一次，避免件号、页数、题名错漏
5. 装盒归档
- 同一档案盒只能放同一小类（同年度同保管期限）的材料，装满为止，禁止跨类别混装
- 盒内首页放卷内目录，打印著录表中对应盒内所有件的信息即可，最后一页放备考表，填写整理人、检查人、整理日期
- 盒脊信息按要求填写：全宗号（单位没有的留空）、年度、保管期限、起止件号、盒号，盒号按保管期限分别编流水号，永久、30年、10年各自从1开始编号，不得混编
6. 入库上架
- 档案架按“从上到下、从左到右”的顺序摆放，同一保管期限的档案盒放在同一区域，盒脊朝外，方便查找
- 电子著录表做3份备份：本地电脑、加密移动硬盘、单位云盘各存一份，每月定期备份一次，避免数据丢失
三、常见问题解决方案
- 材料缺页：第一时间联系提交人补全，确实无法补全的在备注栏标注“缺XX页/缺XX附件”，由档案负责人签字确认
- 档案盒剩余空间不足：拆分到下一个同规格档案盒，起止件号对应即可，比如第一个盒是1-26，第二个盒标注27-45
- 分类存疑：拿不准保管期限的统一按更高等级保管，比如不确定是30年还是永久的，直接归为永久，避免后期销毁重要材料
四、验收合格标准
- 所有材料无金属物、装订整齐，无破损、无折叠遮挡文字的情况
- 分类准确，无跨年度、跨保管期限混装，请示批复、正文附件无拆分
- 页码清晰无错漏，著录信息准确率100%，和纸质材料一一对应
- 盒脊信息填写规范，上架顺序正确，电子备份齐全可正常打开
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