档案数字化密级章规范应用与全流程质量管控方案

档案数字化密级章的核心定义与法规依据

档案数字化密级章是标注档案数字化成果保密等级的专用标识符号，具备法律效力，用于明确数字档案的知悉范围、流转限制及解密条件，是档案数字化保密体系的核心载体。

依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《档案数字化规范》（DA/T 31-2022）、《电子档案移交与接收规范》（DA/T 88-2021）等法规，数字档案必须在全文关键部位加盖对应实体档案的密级章，不得随意变更或省略标识。

档案数字化密级章的设计与制作规范

设计要求

• 尺寸与样式需与实体档案密级章完全一致，字体选用宋体或黑体，字号与实体章匹配，颜色固定为红色（RGB值：R255 G0 B0，CMYK值：C0 M100 Y100 K0）。
• 数字密级章需包含实体章的所有元素：密级全称（绝密级标注“绝密★XX年”、机密级标注“机密★XX年”、秘密级标注“秘密★XX年”，长期保密标注“绝密★长期”等）、五角星、制发单位全称（可选但涉密载体必须标注）。
• 数字密级章分辨率不低于300dpi，采用矢量图格式（如SVG）生成主模板，避免放大缩小后失真。

制作与存储安全规范

数字密级章主模板必须由单位保密工作机构或指定的涉密人员在涉密计算机上使用专用矢量图工具（如Adobe Illustrator 涉密版、CorelDRAW 涉密版）制作，制作过程中禁止连接互联网，禁止使用U盘等非涉密移动存储介质传输。

完成后的数字密级章主模板需加密存储在涉密U盘、涉密硬盘或涉密电子文件管理系统中，加密算法采用SM2或SM4国密算法，存储介质由双人双锁管理，使用时需履行审批登记手续。

档案数字化密级章的全流程应用

前置审核环节

在档案数字化扫描前，必须由档案管理人员与保密人员共同完成实体档案密级的复核，确认密级无误后方可进入扫描环节。复核结果需填写《档案数字化密级确认表》，留存归档。

扫描后自动/手动标注环节

对于批量数字化的普通密级档案，可通过专业档案数字化软件（如紫光档案数字化系统、汉王档案数字化系统）设置批量自动标注功能，标注位置固定在全文首页右上角、骑缝页左侧边缘连续加盖、附件首页右上角。

批量自动标注前，需先对3-5份档案进行试标注，由保密人员确认标注位置、清晰度、密级内容无误后，再开展批量标注。

对于绝密级、特殊格式或零散密级的档案，必须由指定的涉密人员在涉密计算机上进行手动标注，标注完成后逐页逐骑缝检查。

标注后的校验环节

采用“人机结合+双检复核”的校验模式。先通过专业软件的OCR识别功能（仅识别红色五角星附近的密级文字）进行批量初检，标记出未标注、标注错误、标注模糊的档案；再由档案管理人员与保密人员分别对初检标记的档案和随机抽取10%的批量合格档案进行人工双检，人工双检不合格的档案需重新标注，双检结果需填写《档案数字化密级章校验表》，留存归档。

档案数字化密级章应用的常见问题与排查方案

• 问题1：数字密级章放大缩小后失真。排查方案：检查是否使用矢量图主模板，若使用位图主模板，需重新制作矢量图主模板；若批量标注软件不支持矢量图，需将矢量图主模板导出为300dpi、尺寸固定的PNG透明背景位图。
• 问题2：数字密级章骑缝页标注不连续。排查方案：调整批量标注软件的骑缝页设置参数，骑缝宽度设置为每页宽度的1/3-1/2；若为手动标注，需将骑缝页拼接后再逐张分割标注。
• 问题3：数字密级章颜色不符合要求。排查方案：检查矢量图主模板或导出位图的RGB/CMYK值，确认未使用偏红或其他颜色；检查扫描件的色彩模式，需将扫描件统一转换为RGB模式后再标注。

档案数字化密级章的安全管理要求

数字密级章的使用必须遵循“谁使用、谁负责，谁审批、谁监督”的原则。使用人员离职或调离岗位时，必须及时移交数字密级章主模板的使用权，删除个人工作电脑中的临时副本。

数字档案移交前，需再次确认数字密级章的完整性与准确性，移交后需由接收单位出具密级章确认回执。

违反档案数字化密级章规范应用要求的单位或个人，将依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等法规追究相应责任。