档案数字化临时保存档案收费标准落地实操完整指南

一、实操前提确认

临时保存仅指档案数字化完成后，待审核、待纸质档案同步归档的电子档案，有效期最长6个月，超出需转正式归档或永久删除，此范围外的电子档案不在本收费标准内。

二、收费标准制定实操步骤

步骤1：精准统计待存档案总存储量

总存储量是收费的核心依据，操作零门槛：

• 把所有待临时保存的数字化电子档案全部放入同一根目录（禁止嵌套子文件夹），假设目录路径为「D:\待存临时档案」。
• 按Win+R，输入cmd回车，打开命令提示符。
• 在命令提示符中输入并执行：cd /d D:\待存临时档案
• 继续输入并执行：dir /s /a .pdf | findstr /i "字节数" > 临时档案存储量统计.txt
• 打开生成的「临时档案存储量统计.txt」，找到「总字节数」（示例：12582912字节），转换为MB：总存储量=总字节数 ÷ (1024×1024) → 12582912 ÷ 1048576 =12MB；若档案含其他格式（如JPG、TIFF），替换命令中的.pdf为对应后缀即可。

禁止使用第三方存储工具统计，避免敏感档案信息泄露，优先用系统自带命令完成统计。

步骤2：设定标准化阶梯计费规则

国内通用计费单位为「元/MB/月」，阶梯规则固定后不可随意变更，具体规则如下：

• 总存储量≤500MB：2.0元/MB/月
• 500MB<总存储量≤2000MB：1.8元/MB/月
• 总存储量>2000MB：1.5元/MB/月
• 保存时长系数：1个月内（含）为1.0；1-3个月（含）为0.95；3-6个月（含）为0.9

所有阶梯规则需双方以书面形式签字确认，禁止口头约定，避免结算纠纷。

步骤3：计算单批次临时保存总费用

公式固定，直接代入即可：总费用=总存储量（MB）×对应阶梯单价 × 时长系数

实操示例：某批次档案总存储量为1200MB，保存2个月，对应阶梯单价1.8元/MB/月，时长系数0.95，总费用=1200×1.8×0.95=2052元。

不足1个月的时长按1个月计算，超出6个月的临时档案自动转正式归档，执行正式档案收费标准。

三、落地实操关键细节（零卡壳指南）

1. 有效期自动提醒设置

需设置6个月到期提醒，复制以下Python代码（无编程基础也可直接用）：

```python import os import time 替换为你的待存档案目录路径 archive_path = "D:\\待存临时档案" 临时保存最大天数（6个月=180天） max_days = 180 current_timestamp = time.time() 遍历目录下所有文件 for filename in os.listdir(archive_path): file_full_path = os.path.join(archive_path, filename) if os.path.isfile(file_full_path): 获取文件创建时间（Windows系统） create_timestamp = os.path.getctime(file_full_path) 计算已保存天数 saved_days = (current_timestamp - create_timestamp) // 86400 if saved_days > max_days: print(f"【到期提醒】文件{filename}已临时保存{int(saved_days)}天，超出6个月有效期，请立即处理！") ```

操作步骤：

• 复制代码到记事本，保存为「临时档案到期提醒.py」。
• 安装Python（官网下载地址：https://www.python.org/downloads/windows/），安装时必须勾选Add Python to PATH选项。
• 双击「临时档案到期提醒.py」即可运行，每月检查1次即可。

2. 统计数据校验

若发现dir命令统计的存储量与实际不符，检查两点：

• 目录是否有嵌套子文件夹，若有，替换命令为：dir /s /a .pdf | findstr /i "字节数" > 临时档案存储量统计.txt（加/s参数自动汇总子目录文件）。
• 确认命令中的文件后缀与实际档案格式一致，如扫描件为TIFF，替换为.tiff即可。

3. 结算流程标准化

每月5号前完成上月临时档案费用结算，结算需附《临时档案存储量统计单》，单据需包含：总存储量、对应阶梯单价、实际保存时长、总费用、双方经办人签字，无签字的单据视为无效，禁止结算。

四、常见问题快速排查

1. 命令提示符无法执行？检查是否未切换到目标目录，执行cd命令时路径中的文件夹名称若有空格，需加引号，如cd /d "D:\我的档案"。

2. Python脚本无法运行？执行Win+R输入cmd，输入python --version，显示版本号则环境正常，否则重新安装Python并勾选Add Python to PATH。

3. 阶梯单价可调整吗？可根据本地市场波动±0.1元调整，但需提前确认，不可临时更改，调整后的规则需重新签字。