我在单位管档案管了快六年，刚接手那会跟现在很多新手朋友一样，天天挠头想一个问题：档案制度建设和档案报表哪个重要？那时候我年轻图省事儿，觉得整制度全是虚的，不如填好报表讨领导欢心，反正领导要数我能立马掏出来不就行？结果呢？就像我老家亲戚开奶茶店，觉得天天记流水比定规矩重要，最后翻了大车，我也一样。
今天就用奶茶店给大家掰扯明白，反正我踩过坑了，你们跟着走就不用掉坑里，多好。
说直白点，档案报表就是你把一段时间里的档案工作量化：收了多少份，整理了多少卷，借出去多少份，到期归档多少份，攒出一张表给上级，对不对？就像奶茶店老板每天记“今天卖了30杯珍珠奶茶，15杯果茶，进了10斤牛奶”，这个东西重不重要？当然重要啊！
你不填报表，上级不知道你今年干了多少活，你自己也说不清楚手里有多少货对不对？但它本质就是个“结果统计”啊朋友！你流水记的再好看，店里没规矩，今天收银员请假没人看店，明天做奶茶的放错糖，后天原料放仓库坏了，你流水再漂亮有啥用？
我刚管档案那会，就是天天光顾着填档案报表，把档案制度建设扔在一边，制度就挂在会议室墙上落灰，我觉得“我自己记着就行，整那么多规矩干啥”。结果年底审计调一份十年前的档案，有人借走没登记，报表上数字对得上，档案死活找不到，我在仓库蹲了三天，灰吃的比饭多，才在一个杂物堆后面翻出来，那时候我才回过味：我一开始就把顺序搞反了啊！
还是说奶茶店，你开起来第一件事是不是定规矩：原料来了放哪，谁领谁签字，做餐要按标准来，下班必须盘库，卫生每天要打扫，这不就是制度嘛？放到档案管理里，档案制度建设就是给你所有工作定规矩：档案收进来怎么登记分类，怎么入库保管，借出去要啥审批流程，到期怎么催还，销毁要走啥程序，电子档案怎么备份，涉密档案谁能碰，这些全是制度。
咱说点专业的，现在新《档案法》明确要求各单位必须建立健全档案管理制度，这不是你想整就整想不整就不整的硬性要求，你报表填的再好看，制度建设不合格，检查直接给你打不合格，这不就白忙活了？就像奶茶店，你卫生制度不合格，流水再高，监管来查直接给你贴封条，赚的钱还不够罚款的，对不对？
我后来改了思路，花了一周时间把我们单位的档案制度重新理了一遍，不是抄网上的大套话，就是结合我们单位实际，每个环节定好谁负责，流程写得明明白白，结果呢？那之后我管档案省了一半的心，任何人来借档案按流程走，登记完谁都能查得着，我请假半个月，同事接手也不会乱，这不就是制度给你托底嘛？真的，以前我觉得整制度是给领导看的无用功，现在才知道，档案制度建设全是给你自己省劲儿的！
别听完我说制度重要，转头就把报表扔了，那你就是从一个坑跳进另一个坑了！我再给你说清楚，档案制度建设是骨架，档案报表就是填进去的肉，骨架正了肉才能长对地方，光有骨架没肉，那就是个摆着看的样子货，没用。
你制度整的漂漂亮亮，一应俱全，结果从来不填报表，一年下来收了多少档案，丢没丢，进度怎么样，你自己都说不清楚，上级问你要数据你掏不出来，那你制度建的再好，也没人知道你活儿干的怎么样对不对？就像奶茶店，规矩定的再好，你天天不记流水，不知道哪个产品卖的好哪个卖不出去，进货都进不对，最后还不是得关门？
所以你再问我档案制度建设和档案报表哪个重要，我给你说句掏心窝子的：分先后，分主次，先有制度后有报表，制度是根，报表是果，根扎稳了，结出来的果才能甜，俩都重要，顺序不能乱，主次不能错。
第一步：先搭骨架，把档案制度建设落到实处，别只挂墙
别整那种网上扒下来改个单位名就完事的假大空制度，那玩意儿除了落灰没用。就贴合你单位的实际来，你单位小，档案不多，就写简单点，把收、管、借、存每个环节说清楚，谁负责，走什么流程，定好就行，不用凑页数撑场面。最重要的是要让所有接触档案的人都知道，不是你一个人藏在电脑里，落实到日常工作里，这才叫真的建设。
第二步：按制度出数据，填档案报表，又快又准不用凑
你制度顺了，日常每一笔进出都按规矩登记了，月底年底填报表真的就是十分钟的事儿，把登记本里的数字一加就出来，根本不用你熬夜估数凑数，以前我没制度的时候，填报表要熬一整夜改数字，现在十分钟搞定，准得很，为啥？每一个数字都有来源，每一笔都有登记，这不就是制度给的底气嘛？
干档案这么多年，最大的体会就是，别总想走捷径捡懒，你现在偷的懒，都是未来给你挖坑的石头。把基础打扎实了，后面干啥都顺。要是你还在纠结档案制度建设和档案报表哪个重要，听我一句劝，先把制度建扎实，再把报表填准确，顺序对了，活儿就好干了，自己省心，领导满意，这不就是皆大欢喜的事儿嘛？
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