我前前后后帮七八家单位弄过档案数字化，从街办的小单位到千人规模的国企都碰过，踩过的坑能绕办公楼三圈，今天就把压箱底的经验掏出来，全是干货，别嫌土，有用就行。
之前最早帮老单位弄档案的时候，都是搞本地部署，自己买服务器，自己搭机房，我当时天天跟着跑，那滋味谁懂啊？就好比你攒了一屋子宝贝，非要自己在小院盖个小库房放，你得自己打地基买砖头，雇个大爷天天看门，下雨了怕漏，停电了怕潮，哪天东西多了放不下，还得拆墙扩建，折腾下来钱花了不老少，人也瘦三圈。
后来赶上单位扩编，存量档案翻了一倍，原来的服务器直接卡成PPT，调个档要等十分钟，赶上月底检查，全单位等着调档案，服务器直接宕机了，那场面我现在想起来都头大。也就是从那时候我才明白，数字档案馆系统云端部署真的是救咱们这种苦逼对接人的命啊。
好多人一听什么“云端部署”就觉得是高科技，玄乎得不行，其实说白了就是换个地方放东西嘛。原来你自己盖库房，现在你去专业的大仓储租位置，人家仓库本来就有防盗、防火、恒温恒湿的配置，你要放多少东西就租多大位置，今天要10平就给你10平，明年要扩到100平，分分钟给你加好，不用你自己动手折腾。
那些听起来唬人的专业词我给你翻译成土话：弹性扩容=随时加仓库面积，多副本容灾=你的档案同时存三个不同地方的仓库，一个仓库出事另外两个好好的，权限分级=不同的人开不同的保险柜，普通员工拿不到核心档案的钥匙，这不比你自己看院靠谱？
说白了，数字档案馆系统云端部署就是把所有脏活累活都给你包了，你不用管服务器维护，不用管机房降温，不用天天怕硬盘坏了丢数据，你只要管好你的档案内容，要调的时候打开网页就能用，这不比天天操闲心香？
我前两年碰过一个客户，图便宜找了个不知名的小团队做数字档案馆系统云端部署，价格比正规服务商便宜一半，结果用了不到半年，服务商卷钱跑路了，服务器直接停了，半个月调不了档案，正好赶上档案局检查，差点给单位记过，后来花了双倍的钱找正规团队迁移救档，折腾了快一个月才搞定，真的是贪小便宜吃大亏。
档案这东西，不管是机关还是企业，大多都涉及敏感内容，要求必须过等保2.0三级，符合国家档案管理规范，好多小服务商的云根本达不到要求，就像你租个仓库放贵重东西，人家连消防验收都没有，哪天消防查直接给你封了，哭都没地方哭。所以说做数字档案馆系统云端部署，先查资质，资质不对说啥都白搭。
好多单位领导一听说要按年付费，就觉得不如一次买服务器划算，其实算笔账你就懂了：本地部署买服务器、搭机房、招专人维护，一次投入几十万，每年还要花几万维护，十年下来小一百万出去了。数字档案馆系统云端部署按年付费，中小单位一年几万块，刚开始用的少还能买小套餐，用着不够再升级，灵活得不行，算下来十年比本地便宜一半都不止。
大部分单位都有存量老档案，要搬到云端去，好多服务商报价的时候只报系统钱，迁移费不说，等你签了合同，搬的时候才说迁移要按档案数量收钱，动辄几万十几万，你不付就给你搁着，进退两难。所以做数字档案馆系统云端部署，迁移的事一定要提前谈好，包不包迁移，多少钱，都写进合同里，别给人留坑。
动手之前先盘点你的存量档案，总共有多少G，多少件，之后每年大概新增多少，心里有数了再选配置，别上来就被服务商忽悠买个超大配置，花冤枉钱，也别图便宜买太小，用俩月就满了，折腾来折腾去费时间。数字档案馆系统云端部署选对配置，第一步就是摸清自己的家底。
别光听销售吹，要问有没有同行业的落地案例，能不能查资质，等保三级、档案管理规范符合不符合，一样都不能少，最好找做了好几年的老牌子，人家经验足，遇到问题解决也快，不会给你撂挑子。
别上来就把所有档案都迁过去，先拿个几十上百件非核心的档案做测试，看看调档速度快不快，权限对不对，下载稳不稳定，测试个三五天没问题了，再整体迁移，迁完之后一定要核对一遍数量，确保没漏没乱，这样就稳了。
其实说了这么多，我作为过来人最大的感受就是，现在数字化转型都喊了这么久，档案这块真的没必要抱着老观念不放，非要自己扛所有事，专业的事交给专业的人做，数字档案馆系统云端部署真的是省钱又省心，我们对接人不用天天救火，领导也不用天天担心出问题，双赢的事，为啥不试呢？我踩过这么多坑，整理出来这些，就是希望大家能少走点弯路，顺顺利利把事搞定。
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