渭南党政机关企事业单位档案数字化全流程标准化操作指南

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术等，将传统载体（纸质、胶片、录音带等）档案转化为数字信息，建立可检索、可共享数字档案库的过程。该工作是推动渭南档案事业转型升级、落实《“十四五”全国档案事业发展规划》《陕西省档案条例》的核心举措。2023年陕西省档案馆统计数据显示，省内10个设区市中，渭南已完成市县级综合档案馆馆藏民生档案数字化率达82.7%，位列全省第5，但仍有60%以上的市属国企、中小学校及街道社区未开展系统性档案数字化工作。

渭南档案数字化核心合规依据与前置准备

档案数字化工作必须遵循国家、陕西省及渭南市的专项规范，确保数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性。

合规依据清单

合规依据分为三个层级，核心规范需作为全程执行手册：

• 国家级核心规范：《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2022）、《档案数字化副本管理规范》（DA/T 77-2019）、《档案信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T 22239-2019）
• 省级配套规范：《陕西省纸质档案数字化实施细则》（陕档发〔2023〕12号）、《陕西省数字档案移交接收办法》
• 渭南市地方要求：《渭南市综合档案馆数字档案移交接收工作规范（试行）》、《渭南市街道社区档案管理办法》

前置准备落地步骤

前置准备需3-7个工作日完成，具体流程如下：

成立档案数字化专项工作组，成员需涵盖单位档案管理员、信息化管理员、涉密档案管理员（涉密单位必填），明确分工。档案管理员负责档案梳理、交接、验收，信息化管理员负责环境搭建、数据备份，涉密管理员负责涉密档案全流程管控。

梳理待数字化档案范围，形成《待数字化档案清单》，清单需包含档号、题名、保管期限、载体类型、数量、密级（如有）等核心信息。密级档案需单独梳理，并提交渭南市国家保密局备案审批后方可开展工作。

选择合规服务商或自建团队，合规服务商需具备陕西省档案局颁发的《档案数字化服务资质证书》（纸质、胶片等对应资质）、ISO27001信息安全管理体系认证、ISO9001质量管理体系认证。自建团队需配备至少1名持有陕西省档案数字化中级以上职业资格证书的人员。

搭建标准化工作环境，工作区域需与非工作区域物理隔离，设置监控摄像头（覆盖入口、操作区、档案存放区），监控视频保存期限不少于6个月。计算机、扫描仪等设备需断开外网，安装正版杀毒软件、防火墙及防拷贝软件（涉密单位需使用涉密单机）。

渭南纸质档案数字化标准化操作流程

纸质档案是渭南各单位存量最大的传统载体档案，操作流程需严格遵循DA/T 31-2022规范，分为7个核心环节。

档案出库与交接

档案出库必须执行双人双锁制度，交接双方需现场核对《待数字化档案清单》，确认档案数量、完整性、密级无误后，签署《档案数字化交接单》。交接单需一式三份，交接双方各存一份，单位档案部门存档一份。

档案整理与著录

整理环节需先检查档案是否有破损、虫蛀、水渍等情况，破损档案需使用无酸纸、档案胶带进行修复，虫蛀、水渍档案需先进行消毒处理。著录环节需对照《档案著录规则》（DA/T 18-2022）及《渭南市综合档案馆数字档案著录细则》，录入档号、题名、责任者、文号、成文日期、保管期限、密级等元数据，元数据准确率需达到100%。

重点操作项：著录时优先使用OCR自动识别技术提取元数据，识别后需人工逐页复核，尤其是手写体、模糊体、繁体字、异体字较多的档案，必须人工100%校对。

档案扫描与图像处理

扫描设备需选择平板扫描仪或高速扫描仪，高速扫描仪适用于平整、无装订的档案，平板扫描仪适用于装订较厚、有破损的档案。扫描分辨率需根据档案用途确定：

• 一般归档保存：彩色≥300dpi，黑白≥200dpi
• 永久保管、珍贵档案：彩色≥600dpi，黑白≥400dpi
• 需制作仿真件的档案：彩色≥1200dpi

图像处理需对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁边、降噪、压缩等操作，压缩格式需选择TIFF（非压缩或LZW压缩）、JPEG2000（压缩比≤10:1），图像尺寸需与原件一致，图像清晰度需保证文字可识别、图像可还原。

安全提示：图像处理后的临时文件需定期清理，清理周期不超过1个工作日，清理时需使用专业的数据擦除软件，确保数据不可恢复。

图像质检与挂接

图像质检分为人工质检和软件质检，人工质检比例不低于10%，珍贵档案、永久保管档案需100%人工质检。软件质检需检查图像分辨率、格式、尺寸、压缩比等是否符合规范，人工质检需检查图像是否有漏扫、重扫、错扫、污损残留、文字模糊等情况。质检合格后，需将元数据与图像进行一一对应挂接，挂接准确率需达到100%。

档案入库与备份

档案入库执行双人双锁制度，交接双方需现场核对档案数量、完整性无误后，签署《档案数字化归还单》。备份环节需采用“本地+异地+云端”三重备份策略，本地备份存储在单位档案室的专用服务器或移动硬盘中，移动硬盘需定期更新（每月至少1次）；异地备份需存储在渭南市综合档案馆或距离单位50公里以上的合规场所；云端备份需选择具备国家保密局颁发的《涉密信息系统集成资质证书》（云服务方向）的服务商（非涉密单位可选具备ISO27001认证的公有云服务商）。

数字档案验收

数字档案验收分为初验和终验，初验由单位专项工作组负责，终验由单位邀请渭南市档案局（或上级主管部门档案机构）专家负责。验收需提交《待数字化档案清单》《档案数字化交接单》《档案数字化归还单》《元数据及图像质检报告》《数据备份报告》《档案数字化工作总结》等材料，验收合格后，需签署《数字档案验收合格证书》。

数字档案移交

按照《渭南市综合档案馆数字档案移交接收工作规范（试行）》要求，市属党政机关、人民团体、事业单位形成的永久保管数字档案，需在形成后5年内移交渭南市综合档案馆；区县属单位形成的永久保管数字档案，需在形成后3年内移交区县综合档案馆。移交时需通过渭南市数字档案移交接收平台提交数据，并携带纸质移交材料及存储介质。

渭南档案数字化常见问题排查

档案数字化过程中可能出现元数据错误、图像模糊、数据丢失等问题，需及时排查处理。

元数据错误

问题原因：OCR自动识别准确率不足、人工复核不到位。 排查方法：使用元数据质检软件批量检查档号、题名、责任者、成文日期等核心元数据是否符合规范，对软件检查出的问题进行人工复核，对人工复核出的问题进行逐一修改。 处理措施：建立元数据双人复核制度，确保元数据准确率达到100%。

图像模糊

问题原因：扫描分辨率不足、扫描仪镜头脏污、档案原件模糊。 排查方法：检查扫描分辨率设置是否符合规范，清洁扫描仪镜头，检查档案原件清晰度。 处理措施：调整扫描分辨率至规范要求，清洁扫描仪镜头（使用专业的镜头清洁纸和清洁液），对原件模糊的档案进行仿真扫描或人工补录文字说明。

数据丢失

问题原因：设备故障、操作失误、病毒感染。 排查方法：检查本地、异地、云端备份数据是否完整，使用数据恢复软件尝试恢复丢失的数据。 处理措施：定期检查备份数据完整性，定期更新杀毒软件、防火墙，严格执行操作规范，避免操作失误。

渭南本地档案数字化实战案例

渭南市临渭区教育局于2024年1-3月开展了全区中小学校教师业务档案数字化工作，共完成126所中小学校、3.2万册教师业务档案的数字化，元数据准确率达100%，图像质检合格率达99.8%，最终通过了渭南市临渭区档案局的终验。 该案例的核心经验包括：

• 成立了由区教育局局长任组长的专项工作组，明确了各中小学校的分工责任
• 选择了具备陕西省档案数字化服务资质证书、ISO27001认证、ISO9001认证的本地合规服务商——渭南档案数字化中心
• 搭建了标准化工作环境，设置了监控摄像头，断开了外网
• 采用了“本地服务器+临渭区综合档案馆+腾讯云政务云”三重备份策略
• 建立了元数据双人复核制度和图像100%人工质检制度（珍贵档案）

目前，临渭区教育局已建立了教师业务档案数字检索系统，全区中小学校可通过系统快速检索、查阅教师业务档案，工作效率提升了80%以上。