档案岗位职责制度建设：避坑又省心的实用干货

为啥你必须搞懂档案岗位职责制度建设？——我踩过的血泪教训

嗨各位管档案、做行政的兄弟姐妹们！我真的是掏心窝子过来人大方，今天给你们唠点别再踩我踩过的坑！我前后待过三家公司，在“档案岗位职责制度建设”这块栽了三回跟头，差点把工作都弄丢！第一家公司是小工作室，老板觉得档案就是堆文件，随便放放就行，根本不用搞什么档案岗位职责制度建设，结果市场部丢了一份百万级的合同，赔了客户小十万，我作为管杂事的背了锅，那叫一个冤！

后来第二家公司补了个制度，但就是应付交差的破纸，只写了“收集档案”“保管档案”，连谁收集谁保管都没说，档案岗位职责制度建设完全是个空架子！最后行政岗小姑娘离职，带走了半摞资料，老板查了半个月，又把我骂一顿，说我是摆设！

档案岗位职责制度建设到底要搞啥？——别搞成没用的八股文

第一，给每个岗“定地盘”——别让收集和整理踢皮球

过来人跟你说，档案岗位职责制度建设的核心就是把“谁该干啥”写死！别像踢皮球一样，今天说收集岗该收，明天说整理岗该收，最后谁都不管！比如你得写死：收集岗（就是负责收文件的小伙伴）必须在每月5号前收齐各部门上月的所有纸质+电子文件，漏收一份罚50；整理岗（负责分类编号的）必须在10号前把收来的文件按年份、类型编号，错一个号罚100——就像你家里分工搞卫生，谁擦餐桌谁擦地板，写清楚了就没人推活儿，搞档案岗位职责制度建设就是把这个分工写在纸上，贴在部门墙上，比你喊十句“大家要配合”都管用！

第二，给保管岗“装避雷针”——别让资料像没穿雨衣的人被淋透

专业细节我给你抠实了啊，档案岗位职责制度建设里必须加保管岗的硬要求！比如保管岗每天要查档案室的温湿度，填表格；每月要给纸质档案做防磁处理；电子档案必须备份三次——本地硬盘、公司云端、个人加密U盘各一份！别觉得麻烦，我第二家公司就是没搞这个，后来电脑中毒，电子合同全没了，花了半个月才找回来，差点被开！搞完档案岗位职责制度建设，保管岗的小妹子每天拍温湿度照片发部门群，就像你每天给家里的花浇水，不会干死，也不会被雨淋坏！

第三，给利用流程“装红绿灯”——别让查档像乱闯红灯的车

查档案的时候最乱的就是谁都能拿，对吧？那档案岗位职责制度建设里必须写死利用流程！比如谁要查档案，先填一张《查档案申请单》，部门经理签字，档案岗审核，才能用，而且只能在档案室看，不准私自拿走——就像你去图书馆借书，要办读者卡，要登记，不然谁都能拿，到时候书丢了算谁的？我之前公司没搞这个，有人私自拿走了专利说明书，差点被竞品抄了，后来补的档案岗位职责制度建设，把利用流程贴在档案室门口，就像给小区装了门禁，不是业主进不来，安全得一批！

档案岗位职责制度建设的魔性小技巧——别搞成没人理的死规矩

过来人跟你说，档案岗位职责制度建设还要加点“人情味”！比如搞个小奖励：谁连续三个月没漏收资料，奖200；谁保管的档案没丢过，年底加个鸡腿（或者多休一天假）！别搞成老板单方面要你干的破事儿，要让大家觉得搞档案岗位职责制度建设是帮自己省事儿，不是找自己麻烦！比如收集岗不用再追着各部门要文件，整理岗不用再熬夜找错号，保管岗不用再担心被老板骂丢东西，这不香吗？

真的，档案岗位职责制度建设不是给老板看的摆设，是给咱们自己干活用的工具！别像我之前一样，踩了三回坑才懂，现在把这些干货给你，你搞起来绝对少走两年弯路！别等档案丢了、赔了钱、被开除了才想起要搞档案岗位职责制度建设，那时候黄花菜都凉了！就像你出门要带伞，别等下雨了才找伞，提前搞好档案岗位职责制度建设，以后找档案像找自己的手机，一找一个准，再也不用熬大夜了！对了，别觉得这事儿简单，我见过太多公司写档案岗位职责制度建设的时候抄模板，抄出来的东西连自己都不信，根本用不了，所以要接地气，贴合自己公司的情况，比如小公司可以把两个岗合并，大公司要细分到每个人，这都是过来人的血的教训，听我的准没错！