乌兰察布档案培训配套的简易档案数字化扫描归档全流程实操

一、扫描前准备（乌兰察布市档案局/馆通用要求适配）

1.1 硬件工具准备（本地可快速采购或借调）

• 扫描仪：A4幅面自动进纸（ADF）+平板，分辨率最高支持600dpi以上（推荐京瓷FS-1025MFP、佳能MF4710，本地华联电脑城三楼有现货）
• U盘/移动硬盘：存储容量按每份档案A4纸1.2MB/300dpi预估，选NTFS格式（避免单文件大于4GB限制）
• 清洁工具：麂皮布、镜头纸、酒精棉片（无水75%医用酒精）
• 辅助工具：拆钉器、小型裁纸刀（仅切装订毛刺）

1.2 软件工具准备（免费可直接下载）

• 扫描驱动：对应扫描仪型号，到官网下载，地址示例：京瓷https://www.kyoceradocumentsolutions.com.cn/support/download.html，佳能https://www.canon.com.cn/support/download/index.html
• 图像处理软件：Adobe Acrobat Reader DC（免费版足够裁剪、合并、OCR），地址https://get.adobe.com/cn/reader/
• 本地归档校验工具：乌兰察布市档案局2024年发布的“乌兰察布档案数字化验收助手V1.0”，地址https://wlcbda.wulanchabu.gov.cn/xxgk/ztzl/dajs/zlxz/202403/t20240312_328765.html（下载解压后无需安装，双击.exe运行）

1.3 纸质档案整理（严格按乌兰察布档案实体整理规范）

• 拆钉：用拆钉器去除所有金属装订物，无法拆的用小型裁纸刀轻切装订边（仅切1mm以内，避免内容损坏）
• 理页：检查页码是否连续、页面是否破损（破损需用A4透明胶带从背面平整粘贴）、是否有折叠（展开铺平，有折痕的用重物轻压10分钟）
• 分类组卷：按“年度-问题-保管期限”三级分类，保管期限标红在档案卷皮右上角，便于后续扫描录入

二、批量扫描操作（本地适配的300dpi高清黑白/彩色规则）

2.1 扫描仪基础配置（30分钟即可完成，固定后下次不用改）

连接扫描仪并安装驱动后，打开Windows自带的“Windows传真和扫描”（Win10/11搜索栏直接搜），按以下步骤锁定乌兰察布档案局/馆通用的扫描参数：

• 点击左侧“新扫描”，弹出配置窗口
• 来源选ADF自动进纸器（正面朝上）（如果是平板扫描单张或厚纸，来源选“平板”）
• 颜色模式：
  • 纯文字/黑白线条稿（占本地档案90%以上）：黑白二值
  • 带彩色公章/重要彩色图表的档案：24位彩色
• 分辨率：固定300dpi（不能改高也不能改低，本地验收助手会直接判定）
• 文件格式：TIFF（后续可以批量转PDF，但原始扫描文件必须留TIFF，作为归档基础文件）
• 文件命名前缀：用卷号-保管期限代码（永久Y、长期C、短期D）-起始页码格式，比如“2023-WL-001-Y-001”
• 点击配置窗口下方的“保存配置”，命名为“乌兰察布档案标准扫描”，下次直接选

2.2 批量ADF扫描流程

• 把理好的单卷档案（≤50页，避免ADF卡纸）正面朝上、文字方向统一（竖排文字逆时针转90度，便于后续OCR识别），放入ADF进纸器，调整纸张宽度挡板至刚好贴合
• 选好刚才保存的“乌兰察布档案标准扫描”配置，点击“扫描”
• 扫描完成后，先检查Windows扫描默认存储路径（C:\Users\你的用户名\Pictures\Scanned Documents）里的文件：
  • 页码是否连续
  • 文件命名是否正确
  • 是否有漏扫、重扫、倾斜超过2度的页面

三、扫描后图像处理与归档文件生成

3.1 单页图像修正（用Adobe Acrobat Reader DC免费版）

• 倾斜修正：打开单页TIFF→点击右上角“工具”→搜索“编辑PDF”→免费版弹出提示框，点击“试用版”或“用在线工具”（推荐在线工具：https://smallpdf.com/cn/rotate-pdf，无需登录就能免费批量旋转）
• 裁剪修正：在线工具裁剪→上传所有有问题的TIFF→统一设置裁剪边距（上下左右各留5mm空白，符合乌兰察布规范）→下载

3.2 批量合并PDF与OCR识别

本地验收助手要求单卷生成一个可检索的PDF和对应的原始TIFF文件夹，操作如下：

• 批量合并PDF：在线工具https://smallpdf.com/cn/merge-pdf→上传单卷所有修正后的TIFF→调整顺序（严格按实体页码）→下载为PDF，命名和卷号一致，比如“2023-WL-001-Y.pdf”
• OCR识别：打开合并后的PDF→点击右上角“工具”→搜索“增强扫描”→选择“识别文本”→语言选“简体中文”→点击“识别”（免费版识别完可以保存可检索版本，水印忽略不影响本地验收）
• 原始TIFF文件夹整理：新建文件夹，命名和PDF一致，比如“2023-WL-001-Y原始文件”，把修正后的所有TIFF放进去

四、本地归档文件目录生成与验收校验

4.1 批量生成电子档案目录（用Excel2016及以上版本）

乌兰察布市档案局/馆要求目录格式为Excel，列如下，完整表头可直接复制：

• 备注：带彩色公章的档案备注“含彩色原件”
• 页数：终止页码-起始页码+1
• 原始文件大小：选中原始TIFF文件夹里的所有文件→右键属性→查看“大小”里的KB数，四舍五入

4.2 本地验收助手校验（全流程通过才能提交）

• 打开“乌兰察布档案数字化验收助手V1.0”
• 点击左侧“导入数据”→导入刚才生成的Excel目录
• 点击左侧“扫描文件校验”→选择所有原始TIFF文件夹和可检索PDF所在的总目录
• 点击左侧“开始校验”→等待1-5分钟（根据文件数量）
• 查看校验结果：
  • 绿色：合格，无需修改
  • 黄色：警告（比如备注没写、文件顺序有小偏差），按提示修改后重新校验
  • 红色：不合格（比如分辨率不对、格式不对、命名不对），必须修改到合格为止
• 校验通过后，点击左侧“导出验收报告”→保存为PDF，提交给单位档案管理员或乌兰察布市档案局/馆

五、数据备份（本地档案局/馆强制要求的双备份）

• 第一备份：把Excel目录、可检索PDF、原始TIFF文件夹、验收报告放在NTFS格式的移动硬盘里，标注“20XX年度XX单位档案数字化备份1”，由单位档案管理员专人保管
• 第二备份：把同样的内容放在另一个NTFS格式的移动硬盘里，标注“20XX年度XX单位档案数字化备份2”，存放在单位异地保险柜（或乌兰察布市档案馆指定的寄存点）