镇江单位档案员专属：传统文书档案数字化整理全流程实操指南

一、前期准备：明确标准与备齐工具

所有操作必须严格遵循《江苏省档案数字化规范 第1部分：文书档案》（DB32/T 3963.1-2020），提前确认本单位纸质档案整理已符合镇江市档案馆接收规范的装订、分类、编号、编目要求。

1.1 硬件工具清单

• 高速双面扫描仪（推荐爱普生DS-1660W/佳能DR-M160II，分辨率支持300dpi以上）
• 档案扫描仪除尘布/软毛刷
• 空白U盘（32G/64G USB3.0以上，格式化为NTFS）
• 回形针、订书机、美工刀、镊子（拆订书钉时用）
• 档案整理专用垫板（防止拆钉/扫描时刮花档案）

1.2 软件工具清单+安装步骤

Windows系统优先使用，以下工具均无捆绑：

• 扫描驱动：从扫描仪官网下载对应型号，如爱普生DS-1660W驱动地址：https://epson.com.cn/zh_CN/support/products/printers-and-all-in-ones/scanners/epson-ds-1660w，安装时勾选“完整安装（包含扫描管理工具）”
• 图像处理软件：Adobe Acrobat Pro DC（官网试用版可免费使用7天，下载地址：https://get.adobe.com/cn/reader/otherversions/，注意选“专业版”安装；长期用可用单位授权的合规版）
• PDF批量命名工具：Advanced Renamer（免费开源，下载地址：https://www.advancedrenamer.com/download）

二、纸质档案预处理：零损坏拆钉与检查

2.1 逐件拆钉

按镇江市档案馆要求，拆钉前先核对件号与文件内容是否一致，拆订书钉时用美工刀轻轻撬开钉脚内侧，再用镊子夹出，禁止硬撕；拆大头针/回形针同理，拆完统一放在专用收纳盒，防止丢失或划伤档案。

2.2 预处理检查

• 检查档案是否有破损：轻微破损（如边角卷翘、小裂口）用透明胶带（厚度≤0.05mm，市售得力33126/晨光97318均可）从背面粘贴；严重破损（缺页、大面积撕裂）先联系本单位档案管理负责人修复，再进行扫描
• 检查档案是否有污渍：铅笔污渍用橡皮轻轻擦拭，钢笔/圆珠笔污渍禁止自行处理，标注后单独存放
• 检查纸张厚度：超过2mm的厚页需拆分扫描，拼接处做好页码标注

三、扫描设置：完全符合江苏省地方标准

打开扫描仪管理工具（爱普生用Epson Scan 2，佳能用CaptureOnTouch），按以下参数强制保存为预设模板，下次直接调用：

• 分辨率：黑白模式300dpi（首选，清晰度足够且文件小），彩色/灰度模式300dpi（用于红头文件、印章页、照片页）
• 色彩模式：优先黑白二值（8位灰度可选，但二值模式符合接收规范且更通用），需保留色彩的文件手动切换
• 扫描尺寸：自动检测纸张尺寸（A4/A3/A5为主，镇江常见文书档案）
• 双面扫描：强制开启双面扫描+空白页自动删除（但需注意单面有附件的文件，空白页要保留？不，DB32/T 3963.1-2020规定单面附件的背面空白页可删除，需手动确认）
• 文件格式：单页TIFF（.tif）？不对，DB32/T 3963.1-2020最新版允许接收多页PDF/A-1b格式，更方便查阅，此处建议扫描为多页PDF/A-1b，如需导出TIFF再用Adobe Acrobat转换
• 文件命名：扫描时临时命名为“件号_临时流水号”（如001_001、001_002，一件文件一个临时文件夹）

四、图像处理：修正确保符合要求

用Adobe Acrobat Pro DC打开临时文件夹内的多页PDF，按以下步骤处理：

4.1 页面校正

点击工具→扫描与OCR→增强扫描→增强扫描的文档→识别文本→否，勾选“自动旋转页面”“自动裁剪页面”“自动修复歪斜”，点击“增强”。

4.2 特殊处理

• 红头文件：先从预设模板切换到彩色模式重新扫描印章页，再用Acrobat的“工具→组织页面→替换页面”功能替换二值模式的印章页
• 空白页漏删：点击“工具→组织页面→删除页面”，选中空白页删除
• 页码错误：点击“工具→组织页面→重新排列页面”，拖动调整顺序

五、PDF批量规范命名：镇江市档案馆接收格式

镇江市档案馆接收的文书档案PDF命名格式为：全宗号-目录号-案卷号-件号.pdf（如Z001-001-2024-WS-001，全宗号用单位在档案馆备案的号，目录号固定WS代表文书档案，案卷号如果是按年度-保管期限-件号整理的，案卷号写“000”或“年度+保管期限编码”，需提前确认）。

5.1 批量命名操作

1. 把所有处理好的单份PDF放在同一个文件夹，临时命名的“件号”必须和最终件号一致； 2. 打开Advanced Renamer，点击“添加文件夹”选择存放PDF的文件夹； 3. 点击“添加方法→替换文本”，不需要替换的跳过； 4. 点击“添加方法→添加前缀”，输入“全宗号-目录号-案卷号-”（注意末尾的横杠）； 5. 点击“预览”确认命名正确，点击“开始批量重命名”； 6. 重命名完成后，再逐件核对文件名与内容是否一致。

六、数据备份与移交前检查

6.1 数据备份

• 本地备份：把规范命名的PDF文件夹复制到2台不同的电脑硬盘
• 移动备份：把文件夹复制到2个空白NTFS格式U盘，一个日常查阅，一个移交备用

6.2 移交前检查清单

严格对照以下内容检查，避免返工：

• 是否符合DB32/T 3963.1-2020的所有扫描、图像处理要求
• 文件名是否完全符合镇江市档案馆接收格式
• 件号、内容、文件名是否一一对应
• U盘是否无病毒（用360杀毒/火绒免费版全盘扫描）
• 纸质档案是否已重新装订（用三孔一线装订法，符合镇江市档案馆接收规范）