黔东南苗族侗族自治州档案管理系统实用操作指南

你是不是黔东南本地机关、乡镇、村里的资料员？换了统一的档案管理系统之后，天天头大？我表姐上个月刚接了乡镇党政办的资料员活，第一次用这个系统，迎检前找一份2019年的脱贫攻坚档案，翻了半个钟头没找到，还传错了三份材料，被领导说了一顿，当晚找我吐槽到十二点。很多刚碰这个系统的朋友，都分不清分类规则，不会批量上传，也不知道怎么防数据丢失。这篇把我帮表姐整理出来的实操经验全说清楚，看完你就能直接照着做，不用再到处问人碰钉子。

一、上传档案前先做这两步，少走80%弯路

1.1 先对好系统预设的分类规则

这个系统的分类是提前做好的，完全对应黔东南本地的归档要求。

说白了你别上来就乱传文件，先打开系统左侧的分类栏，把所有大类小类过一遍，再把你手里的电子或纸质档案，先在本地按这个规则分好。

举个例子，你要存村级乡村振兴档案，系统已经分好“政策文件”“项目资金”“帮扶台账”这些大类，你先在本地电脑分好对应文件夹，再往上传。

避坑提醒：别把不同年度的档案混在一个文件夹传，系统识别不出来，后期找档案全乱套。

1.2 提前转对文件格式，别做无用功

这个系统只认PDF和JPG两种格式，别的Word、PNG传上去要么打不开，要么显示乱码。

你要是有Word文档，直接点另存为，选PDF格式保存就行，照片统一转成JPG，单份文件别超过100M，太大传不上去。

避坑提醒：一定要按要求改文件名，规则是“年度-分类-档案名称”，比如“2023-项目资金-XX村道路硬化批复”，后期搜关键词一下子就能找到。

二、常用操作的实操步骤，看完就能上手

2.1 单份和批量上传的正确操作

如果你只传一两份档案，直接点首页的“单份上传”按钮，选对应分类，选中文件，点确认就完事，10秒就能搞定。

如果你有几十份档案要传，直接用批量上传功能，步骤就三步：

• 把本地分好类的整个文件夹打包成zip压缩包
• 点首页的“批量上传”，选中你打好的压缩包
• 等系统自动解压分类，检查没错后点确认

避坑提醒：批量上传的时候别关网页，别断网，不然传一半文件丢失，你得重新再来一遍。

2.2 找档案只要两种方法，快10倍

很多人找档案翻半天，其实根本不用，记两个方法就行。

第一种，你知道关键词和年度，直接在首页顶部的搜索框，输入关键词，选对年度，一秒就能出来。举个例子，你找2022年的低保台账，直接搜“低保台账”选2022年，一下子就找到了。

第二种，你记不清关键词，就从左侧分类栏，一级一级点进去找，和你找电脑本地文件夹一样简单。

三、三个必知避坑点，别等出错才后悔

3.1 传完一定要做本地备份

很多朋友传完就不管了，觉得系统里存着就不会丢。其实系统偶尔会升级维护，万一数据同步出错，找都找不回来。

你每次传完，花两分钟，在单位的移动硬盘存一份一模一样的备份，稳得很。

3.2 别随便改已经归档的档案

如果你确实需要修改，先找单位的系统管理员开修改权限，改完之后要重新标注修改时间，别删除原来的旧版本，旧版本要留底，不然检查的时候说不清楚。

3.3 权限不够别硬操作

这个系统不同岗位权限不一样，普通资料员只有上传和查询权限，别乱点删除或者正式归档的按钮，点错删了档案，要负不小的责任，真要操作找管理员就行。

其实这个系统一点都不复杂，就是按规则来，别乱操作就行。你今天看完，不妨花十分钟，先把手里待上传的档案按要求分好类，转好格式，先传个三五份试试手，比你看十遍官方教程有用。要是你刚接手这个活，别慌，按我刚才说的步骤来，踩坑的概率能降九成，下次迎检找档案，也不用急得满头汗了。身边有刚用这个系统的朋友，也可以把这篇转给他，能省他好几天摸瞎的时间。