衢州档案数字化全流程实操 从采集校验到合规归档落地操作指南

一、前期准备（符合衢州本地合规要求）

1.1 合规备案准备

所有档案数字化项目开工前必须完成备案，操作路径：

• 打开衢州市档案馆官网 http://daj.quzhou.gov.cn/，在「下载中心」栏目下载《衢州市档案数字化项目备案表》
• 按表中要求填写项目基本信息、加工范围、人员名单，加盖单位公章后提交到属地县（市、区）档案行政管理部门，3个工作日内可拿到备案回执
• 涉密档案加工需额外提交《涉密项目保密方案》，加工人员必须持有保密培训合格证书

1.2 软硬件准备

硬件配置要求：

• 高速扫描仪：支持A3幅面，光学分辨率不低于600DPI，带自动进纸器
• 存储设备：1TB以上离线机械硬盘2块、防磁存储柜1台，涉密项目需配备涉密专用U盘
• 辅助设备：条码打印机、宣纸、无酸装订工具

软件安装要求：

• 浙江省统一档案数字化加工系统：下载地址 http://www.zjda.gov.cn/col/col1229113461/index.html，直接安装默认配置即可
• 批量OCR工具PaddleOCR，执行以下命令安装：

  

  ```
  安装paddlepaddle基础库
  pip install paddlepaddle==2.4.2 -i https://pypi.tuna.tsinghua.edu.cn/simple
  安装paddleocr识别工具
  pip install paddleocr==2.6.1.3 -i https://pypi.tuna.tsinghua.edu.cn/simple
  ```
  

• 涉密项目所有设备必须物理断网，禁止使用无线键鼠、蓝牙等外设

二、核心实操步骤

2.1 档案预处理

按以下要求操作，避免后续返工：

• 按《衢州市档案分类目录》给每份档案编号，规则为「全宗号-年度-保管期限-件号」，比如QZ001-2023-Y-0012，其中QZ为衢州单位全宗号固定前缀，Y代表永久保管、D代表30年保管、C代表10年保管
• 拆除所有金属装订物避免刮伤扫描仪玻璃板，破损、折皱的页面先用宣纸托裱平整
• 页码错误的档案重新编写页码，页码统一打在页面右下角，双面档案页码打在右上角，每份档案粘贴唯一对应编号的条码

2.2 扫描采集

• 扫描参数统一设置：分辨率300DPI、彩色模式、无压缩TIFF格式+双层PDF格式双输出，偏斜度控制在1度以内，黑边裁剪不得损伤档案内容
• 老旧字迹模糊档案、工程图纸分辨率调整为600DPI，采用灰度扫描模式
• 双面打印档案必须双面扫描，页面顺序和纸质档案完全一致，不得颠倒
• 每扫描完10份档案抽查1份，确认无漏扫、重扫、模糊问题后再进入下一环节

2.3 OCR识别与元数据录入

• 批量识别执行以下命令，自动生成可编辑文本层：

  ```
  paddleocr --image_dir ./扫描件存储路径 --use_angle_cls true --lang zh --output ./识别结果路径
  ```
  

• 把识别生成的文本层嵌入对应PDF文件，生成可检索的双层PDF
• 元数据必填项：全宗号、年度、保管期限、件号、题名、责任者、成文日期、页数，所有信息必须和纸质原件完全一致，成文日期统一采用YYYY-MM-DD格式，比如2023-10-15，题名不得简写

2.4 质量校验

• 系统校验：使用衢州市档案数字化质检系统（和省加工系统同下载地址）自动校验，要求元数据必填项空缺率为0、扫描清晰度合格率100%、内容漏扫率0、条码识别准确率100%
• 人工校验：抽检比例不低于10%，重点检查涉密档案、老旧档案的内容准确性，校验不通过的退回对应环节整改
• 所有校验记录整理成《质检台账》，逐份标注校验结果、整改人、整改时间，留存备查

三、存储与归档验收

3.1 数据存储规范

所有数字化数据必须做3份备份：1份存储在单位本地档案专用服务器，1份存储在离线硬盘放入防磁柜异地存放，1份提交到衢州市数字档案馆云平台

存储目录结构严格按照「全宗号/年度/保管期限/件号」层级建立，文件命名和档案编号完全一致，比如QZ001-2023-Y-0012.tiff、QZ001-2023-Y-0012.pdf，不得随意更改命名和目录结构。

3.2 验收归档

• 提交材料：所有数字化电子文件、《项目备案表》、《质检台账》、《数字化加工过程记录表》
• 提交到属地档案行政管理部门申请验收，验收合格后出具《数字化成果验收合格证明》
• 未取得验收合格证明的，一律不得销毁纸质档案原件，符合销毁条件的纸质档案需按《衢州市档案销毁管理办法》执行销毁流程

四、常见问题排查

• 扫描偏斜：使用免费工具XnViewMP的「自动校正歪斜」功能处理，下载地址：https://www.xnview.com/en/xnviewmp/downloads，校正后重新校验偏斜度
• OCR识别准确率低：先把扫描件对比度调高20%，分辨率调整为600DPI后重新识别，生僻字、手写字手动核对修正
• 云平台提交提示元数据错误：检查成文日期是否为YYYY-MM-DD格式，全宗号是否符合衢州统一编码规则，是否存在空格、特殊字符
• 扫描出现黑边：在扫描仪设置里开启「自动裁剪黑边」功能，手动裁剪时确保不会裁到页面边缘的页码、签字内容