宿迁档案规范化管理实操培训：从入门到合规全流程落地指南

一、培训前准备工作

1. 工具与资料准备

提前备好以下物料，避免操作中途卡壳：

• 硬件：无酸纸档案盒（宿迁统一要求，脊背宽度按归档量选1cm/2cm/3cm）、多孔装订机、A4打印纸
• 官方模板：直接从宿迁市档案局公开栏目下载统一格式，地址：https://www.sqda.gov.cn/col/col13253/index.html
• 基础资料：待归档的纸质/电子文件、单位年度发文台账、分类说明表

2. 明确宿迁本地归档范围

按照宿迁档案局最新要求，三类常见档案的归档范围如下，提前筛选掉不需要归档的临时文件：

• 文书档案：单位正式发文、会议纪要、上级来文、正式合同、年度财务报表
• 人事档案：员工简历、劳动合同、考核材料、职称评定材料、社保缴纳记录
• 项目档案：立项通知书、招投标文件、过程文档、验收报告、结项证明

二、核心实操全步骤（看完就能上手）

步骤1：按标准分类排序

宿迁要求采用年度-机构-保管期限三级分类法，操作细节：

• 第一步拆分年度：不同年度文件不得混装，跨年办结的文件按办结年度归档
• 第二步拆分机构：同年度文件按单位内部部门拆分，行政、财务、业务分开放置
• 第三步拆分保管期限：同一部门文件按永久→30年→10年的顺序排序，保管期限划分参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

注意：涉密文件必须单独分类存放，在外包装明确标注密级，符合宿迁本地保密管理要求。

步骤2：文件修整与装订

该环节容易出错，严格按以下要求操作：

• 超大纸张折叠：A3图纸/文件统一折叠为A4尺寸，要求文件标题完全外露，左侧留出1.5cm装订边，不得遮挡文字
• 清除异物：所有文件上的订书钉、回形针、大头针必须全部拆除，防止生锈腐蚀档案纸张
• 装订要求：采用单份文件装订法，左侧打3个孔，孔距上下边距1.5cm，中间孔居中，装订后侧边对齐，多余部分裁剪整齐

步骤3：编号与目录著录

宿迁统一采用的档号格式为：全宗号-年度-机构代码-保管期限代码-件号，示例：某单位全宗号003，2024年行政部永久保管第8件文件，档号为：003-2024-XZ-00-008，其中机构代码用部门拼音首字母，保管期限代码：永久00、30年01、10年02，可直接套用该规则。

档案目录必须包含以下必填字段，可直接复制下表格式：

电子著录可使用宿迁档案局免费提供的档案管理系统，直接下载地址：https://www.sqda.gov.cn/col/col13254/index.html，下载后一键安装即可使用，无需付费。

步骤4：装盒与入库

• 装盒规则：只有同年度、同机构、同保管期限的文件才能装入同一个档案盒，不同分类不得混装
• 档案盒填写：盒脊必须填写全宗号、年度、机构、保管期限、起止件号、盒号，所有信息必须与档案目录一致，字迹清晰可辨
• 库房存放要求：档案柜按分类顺序排列，永久保管档案放在中层方便调取的位置，库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，做好防火防潮防蛀处理，符合宿迁档案馆房标准

三、宿迁本地合规校验要点

完成整理后按以下要点自查，确保能通过宿迁档案局的年度档案检查：

• 分类校验：无跨年度混装、跨机构混装，涉密文件单独存放
• 编号校验：档号符合格式要求，无跳号、重号、错号
• 期限校验：保管期限划分准确，永久保管文件未误划为短期，临时文件未误划为永久
• 目录校验：纸质目录与电子目录完全一致，所有必填字段无空缺

如果需要移交档案到宿迁市档案馆托管，额外准备单位介绍信、归档说明两份材料，到馆后先核验目录再移交实体档案，流程可当日办结。

以上所有步骤完全符合宿迁档案局2023年更新的《宿迁市档案管理实施细则》要求，不需要额外基础，按步骤操作即可落地。