退役军人事务部门存量与新增档案规范化整理实操培训指南

一、培训前期准备工作

1. 工具物料与文档准备

参训前需要提前准备好以下物料与工具，确保培训现场可直接上手操作：

• 实体物料：A4标准档案盒（背脊宽度分2cm/3cm/5cm对应不同厚度档案，盒面统一印制「退役军人档案」字样，从当地政务采购定点供应商采购即可）、三孔装订机、2B铅笔、橡皮、A4空白衬纸、固体胶、黑色签字笔、档案密封条
• 软件工具：如需使用电子台账，下载免费版WPS即可，官方下载地址：https://www.wps.cn/，无需使用付费工具；如有单位统一档案管理系统，提前登录账号调试完成。
• 规范文件：提前下载退役军人事务部印发的《退役军人档案管理办法》，官方下载地址：http://www.mva.gov.cn/search.html?wd=退役军人档案管理办法

提前准备好可直接复用的电子台账模板，表头如下，可直接复制到WPS表格使用：

2. 参训人员提前准备

参训人员提前1天打印《退役军人档案管理办法》核心分类条款，提前熟悉退役安置、抚恤优待等常见材料类型，不需要提前背诵，只要对材料分类有初步认知即可。

二、核心实操培训步骤（可直接上手操作）

1. 档案拆封与初检

所有退役军人原档案必须由2名及以上工作人员共同拆封，单人不得私自拆封，具体操作：

• 第一步：检查原档案袋密封条是否完整，密封条破损、有拆封痕迹的，立即在档案封面标注「原封破损」，记录拆封日期、2名经手人姓名，单独存放待核查。
• 第二步：逐页取出材料，对照档案袋自带的材料清单核对，重点核查入伍批准书、退役证存根、立功受奖登记表、党员组织关系材料四类核心材料是否缺失，任何材料缺失都要在《档案缺失补录登记表》记录清楚，3个工作日内发函至原征集地部队或武装部补档，补不到的需要开具书面说明存入档案。

2. 分类排序

所有材料必须按照固定顺序分类排列，不得随意调整，正确分类顺序为：

1. 入伍征集材料（同类别内按时间升序排序）
2. 服役期间材料（包括奖惩、考核、职务变动材料，同类别内按时间升序排序）
3. 退役安置材料（同类别内按时间升序排序）
4. 党团组织材料（同类别内按时间升序排序）
5. 抚恤优待、社保接续材料（同类别内按时间升序排序）
6. 其他说明类材料（同类别内按时间升序排序）

格式调整操作细节：大于A4的材料折叠为A4规格，折叠时不得压住文字，材料标题需露在外侧；小于A4的材料平整粘贴在A4衬纸中心，粘贴仅粘左上角1cm区域，不得粘住材料内容；破损材料在背面用透明胶带修补，不得遮挡文字内容。

3. 编号编目

• 页码编写：用2B铅笔在每页材料编写页码，正面页码写在右下角，背面页码写在左下角，空白页不编写页码，一张纸不管内容多少都算1页。
• 档号编制：每份档案对应唯一档号，通用规则为6位行政区划代码+4位年度+4位顺序号，例如：上海市黄浦区2024年第86份档案，档号为31010120240086，该规则可适配全国绝大多数地区的档案管理要求。
• 填写目录：将所有材料信息逐一填入提前准备的电子台账，确保材料名称、时间、页码完全对应，无遗漏。

4. 装订装盒

装订采用标准三孔一线法，具体参数：三孔位置距离材料底边1.5cm，三个孔的间距分别为8cm、6cm，装订线结打在档案背面，不得突出纸面；装订时不得压住材料文字，装订好后装入对应厚度的档案盒，在档案盒背脊填写全宗名称、年度、档号、保管期限，退役军人档案统一标注保管期限为永久。

5. 数字化归档

完成实体整理后同步完成数字化，操作要求：扫描分辨率设置为300DPI，保存为PDF格式，PDF文件名与档号完全一致；所有扫描件上传单位档案管理系统，没有统一系统的，存储在单位加密移动硬盘中，按「年度/行政区划/档号」建立文件夹分类存储，每月定期做异地备份。

三、培训验收合格标准

培训结束后必须通过实操考核才能上岗，考核合格标准为：

• 参训人员独立完成1份完整档案的整理，分类排序100%正确为合格，错1项分类即不合格，需要重新参训学习。
• 页码编号、档号编制错误不超过1处为合格，超过即不合格。
• 装订格式符合要求，无压字、线结牢固为合格，不符合要求重新操作。

考核合格后，参训人员需要整理3份完整样档交单位档案负责人验收，全部符合要求后，即可全面开展本单位退役军人档案整理工作。常见问题统一处理规则：复印件入档必须加盖出具单位公章才有效，无公章的不得入档；多余的重复材料，需要登记造册后统一销毁，不得随意丢弃。