档案管理软件软件产品认证，选对路子帮你少交“焦虑税”

嘿档案圈的兄弟姐妹们，最近是不是刷招聘刷到要熟悉认证体系的档案管理员，刷朋友圈刷到同行晒自家拿到红本本的开心脸？是不是也暗戳戳想给自己负责的档案管理软件找个“官方护身符”，但一搜就被一堆啥ISO30000、档案管理软件软件产品认证、资质报告的专有名词砸得晕头转向？别急别急，我上个月刚陪隔壁市文化馆的李姐搞定这件事，踩过的坑连起来能绕咱们馆的档案柜三层！今天就用大白话+土味梗，把档案管理软件软件产品认证这事唠得明明白白。

为啥非要搞这个档案管理软件软件产品认证？我看它像档案软件的「普通话等级证」

之前我也和李姐犯嘀咕：咱自己用的档案管理软件，查档快不漏档不就得了？要啥劳什子证？直到上次咱们市文旅局组织下属单位搞数字化验收试点，李姐他们馆兴冲冲报了名，结果第一关就卡档案管理软件软件产品认证！当时试点组的组长是这么说的——“普通话是全国通用的交流语言，档案管理软件软件产品认证就是全国档案圈通用的「语言合格证」啊！你馆的软件只会说自己家的方言，咱局其他兄弟馆的软件听不懂，以后要跨馆查档、归档资源共享，那不就鸡同鸭讲？再说，万一哪天馆里要升级扩容，有这个证的软件至少是「国标普通话二甲起步」，兼容性有保障，不会换个新模块就得重装整个系统。”

组长这土味比喻一出来，李姐瞬间秒懂。后来我陪李姐查了查政策，发现还真不是吓唬人：好多地方的档案局、财政局现在采购档案管理软件，必须要有档案管理软件软件产品认证；甚至一些涉密单位、国企的下属子公司，没这个证连投标资格都没有！这不就是档案软件的「入场券」嘛！咱辛辛苦苦攒数字化项目，可不能卡在入场券上！

别被小机构忽悠！搞档案管理软件软件产品认证，得找「官方认证的发证官」

踩坑预警来了啊！这可是李姐差点踩进去的大坑——差点找了个「野鸡培训机构」改名叫「XX认证中心」！刚开始那家机构吹得天花乱坠：“三天出证！全网可查！只要9999！”还好李姐留了个心眼，翻了翻国家档案局的官网，才发现能发档案管理软件软件产品认证（也就是GB/T 39362.1-2020《电子档案管理系统基本功能要求 第1部分：通用型》或者GB/T 39362.2-2020《电子档案管理系统基本功能要求 第2部分：专业型》的认证）的官方机构，也就那么几家：像中认英泰、赛西认证这些，都是国家认证认可监督管理委员会（CNCA）批准、国家档案局认可的！

李姐赶紧打电话问了赛西的工作人员，人家说：“三天出证那是P图！档案管理软件软件产品认证最少也要2-3个月！因为要做现场测试、文档审核、专家评审，流程严得很！9999连现场测试的设备钱都不够！”惊得李姐一身冷汗，差点交了9999的“智商税+焦虑税”！

所以啊，选发证机构的时候，一定要先去CNCA的官网查资质，再去国家档案局的官网看有没有认可名单！这就像找医生看病，得找三甲医院的主任医师，不能随便找村口的张半仙！不然拿到的证别说帮你入场了，连擦屁股纸都不如！

搞档案管理软件软件产品认证之前，先给自己的档案软件「洗个澡、化个妆」

确定了官方认证中心，接下来就是给自己的档案软件做准备工作啦！赛西的工作人员说，档案管理软件软件产品认证的审核，主要看两部分：功能测试和文档审核！功能测试就像体检，要看你的档案软件有没有达到国标的所有要求；文档审核就像政审，要看你的软件有没有规范的操作手册、技术文档、安全保障方案这些！

陪李姐准备的时候，我发现很多人踩的第二个坑就是——文档乱写、功能乱开！比如李姐他们馆之前用的软件，有个“一键生成电子档案封面”的功能，但操作手册里根本没写；还有个“档案借阅到期自动提醒”的功能，之前嫌麻烦关了，直到测试前一天才想起来打开！差点又出洋相！

所以啊，搞档案管理软件软件产品认证之前，一定要：

• 把国标的所有要求一条一条列出来，和自己的档案软件功能对比一遍——缺啥补啥！别舍不得花钱找软件厂商加个小功能，加功能的钱可比重新搞认证的钱少多了！
• 把所有的文档都整理一遍，规范格式——就像写毕业论文，要摘要、关键词、正文、参考文献，一个都不能少！
• 把所有的功能都打开，测试一遍——别让“一键生成”变成“一键出错”！

当时李姐找软件厂商加了个“电子档案元数据自动校验”的小功能，花了5000块钱，加完之后功能测试直接满分通过！这钱花得值啊！就像给孩子报了个考前冲刺班，花小钱考高分！

档案管理软件软件产品认证搞完之后，别把红本本压箱底！要「晒出来、用起来」

红本本拿到手的那天，李姐开心得像个200斤的孩子！给所有兄弟馆的馆长都发了微信，还打印出来贴在了馆门口的公告栏里！刚开始我还觉得李姐太张扬，后来才发现，这才是正确的打开方式！

晒出来的好处有很多：

• 提升单位的数字化水平形象——兄弟馆来参观的时候，看到红本本，都会夸一句“你们馆的数字化搞得真规范！”
• 下次数字化采购或者升级扩容的时候，有话语权——可以理直气壮地和软件厂商说“我们要符合档案管理软件软件产品认证要求的功能！”
• 万一遇到数字化验收或者审计，直接拿出红本本就行——不用再翻一堆乱七八糟的测试报告！

除了晒出来，还要用起来！李姐他们馆拿到红本本之后，就组织全体档案管理员重新学习了符合档案管理软件软件产品认证要求的操作流程，还把操作手册改成了漫画版的，方便大家理解！现在李姐他们馆的查档效率提升了30%，漏档率降到了0！这就是档案管理软件软件产品认证带来的实实在在的好处啊！

好啦，今天关于档案管理软件软件产品认证的唠嗑就到这里啦！总结一下就是：档案管理软件软件产品认证是入场券，选官方认证中心是关键，提前准备是前提，晒出来用起来是根本！希望我的分享能帮到大家，少踩坑，多省钱，早日拿到属于自己的档案管理软件软件产品认证红本本！

最后给大家加个油鼓个劲：“档案数字化，认证来开路！拿到红本本，升职又加薪！加油加油加油！”（土味正能量拉满有没有！）