很多江门本地的企事业单位行政、人事岗的朋友，一到年度档案归集就头大：要么整理完不符合本地档案局的验收要求返工，要么人事档案缺项导致员工调档被卡，项目档案漏存过不了审计。这篇我结合江门本地最新的档案管理规范，把不同类型档案的整理实操、合规要求，还有找第三方服务的避坑点都捋清楚，不管是自己动手做还是找外包，都能直接照着用，少走弯路。
江门档案整理首先要对齐广东省档案局 + 江门市档案管理局的最新细则，比如2024年更新的小微企业档案归集简化标准，针对10人以下的微型企业，文书档案保管期限可以合并为永久、10年两类，不用额外拆分30年期限；国企、事业单位的档案数字化扫描分辨率要求不低于300DPI，照片档案还要额外留存原片元数据，避免验收的时候被打回。
涉及政务、核心技术、人事薪资的涉密档案，整理时要单独建立存取台账，查阅、调取都要有双人签字记录，存放档案的柜架要符合防火、防潮、防虫的标准，江门市每年的档案专项检查会重点抽查涉密档案的管理流程，不合规的会直接出具整改通知书。
做江门档案整理的时候，要先把档案按保管期限（永久/30年/10年）先分大类，再按年度、机构、问题三个维度排序，人事档案还要额外对齐江门人才服务管理办公室的转递要求，缺劳动合同、离职证明、职称评定材料的要提前补，不然员工调档的时候会被卡。
所有归档材料必须用原件，复印件加盖出具单位鲜章才能入档，页码要连续编制，不能有空白页漏编，档案盒的封面要标注清楚全宗号、年度、保管期限、起止件号，方便后续检索调取。
如果单位没人手要找外包做江门档案整理，要优先选有江门市档案局备案资质的服务商，不要找那种随便凑几个人的小团队，不然整理完的档案编码混乱，数字化件检索不到，后续返工成本更高，还要签合规保密协议，避免人事、项目类涉密档案泄露。
我平时对接江门本地不少中小微企业的行政人员，发现很多人都觉得档案整理是小事随便应付，真到了资质申报、专项检查的时候才临时抱佛脚，反而耗费更多精力，其实前期哪怕抽1天时间把本地规范摸透，后续的归档工作能省心很多。
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