你有没有发现，很多单位搞档案管理，各部门各玩各的？办公室一套归档制度，业务部门一套执行要求，人事、财务又有自己的规矩。
说白了就像一群人拼车出游，你要去东边看海他要去西边爬山，最后不仅没按时到地方，还把行李落得七零八落，啥都找不着。
之前碰过一个国企做行政的朋友，去年迎检整理档案，财务说凭证要按年份装订，业务说项目档案要按项目组归类，最后整合的时候，三个人翻了整整半个月，还错漏了二十多份，挨了骂不说，连年假都搭进去了，这不纯纯出力不讨好吗？
很多单位做档案制度，就是档案部门一个部门闷头写，写完直接发下去让大家遵守。
可业务部门有业务部门的特殊情况啊，你定的规则不符合人家的工作流程，人家凭啥费劲迁就你？索性就你说你的，我干我的，时间一长可不就乱成一锅粥了。
我见过太多单位的档案制度，全是“定期归档、妥善保管”这类空话。多久算定期？怎么算妥善？一百个人能读出一百种意思。
这不就像外卖平台写的“尽快送达”，骑手理解的尽快是一小时，你理解的尽快是二十分钟，不出矛盾才怪，执行出来当然各有各的样子。
定完制度就扔去文件夹落灰，一年半载没人查一次，做对做错都没说法，大家自然怎么省事怎么来，怎么符合自己习惯怎么来，谁愿意费那个劲去跟你统一啊。
别再让档案部门一个人背锅了，做制度或者改规则的时候，把人事、财务、业务所有有档案产出的部门都拉过来，坐在一起聊透。
哪些规则是必须全公司统一的，哪些特殊情况可以留灵活口子，一次说清楚。毕竟规则是大家一起定的，不是别人硬压给你的，后面执行起来配合度高多了。
把所有虚话全给换掉，比如把“定期归档”改成每月5号前完成上月所有文件归档，把“按类别整理”改成每份档案厚度不超过2cm，题名必须包含单位+时间+内容。
甚至连装订用什么规格的封皮、编码打在哪个位置，都写得明明白白，新人来了照着做都不会错，哪还有那么多不一样的结果？
别定完制度就不管了，每季度抽一次各部门的档案出来查，看看有没有按统一要求做，执行错了及时指出来改。
偶尔也可以搞个小评优，做的标准规范的给点奶茶钱、小奖品，大家自然就上心了，慢慢就养成统一执行的习惯了。
其实吧，档案制度执行不统一，真不是什么解决不了的大问题，就是没人愿意提前花一两个小时把话说开、把标准定细。真把该做的做到位，后面好几年都能省超多麻烦，你说是不是这个理？
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