从零搭建轻量级中小微企业设备档案数字档案馆系统全流程实操指南

一、准备工作：3分钟搞定基础环境

本次使用开源框架「档案云轻量版」（无收费功能），依赖Docker + Docker Compose实现一键部署，无需复杂的服务器运维知识。

• 硬件要求：配置≥2核4G内存、≥50G硬盘的云服务器/本地虚拟机，操作系统选Ubuntu 22.04 LTS 64位（兼容性最好）
• 网络要求：云服务器开放22（SSH）、8080（前端访问）、3307（可选数据库本地管理）端口

1.1 安装Docker + Docker Compose

直接复制并运行以下两条官方一键命令（无需手动换源，已内置阿里云镜像加速）：

```bash 一键安装Docker curl -fsSL https://get.docker.com | bash -s docker --mirror Aliyun 一键安装Docker Compose v2插件（无需单独配置环境变量） apt install -y docker-compose-plugin ```

验证安装结果：分别运行docker --version和docker compose version，能看到版本号即成功。

二、部署系统：5分钟完成一键启动

2.1 创建项目目录并拉取配置

依次执行以下命令：

```bash 创建项目根目录 mkdir -p /data/device-archive && cd /data/device-archive 拉取官方最新的docker-compose.yml配置文件 wget https://gitee.com/archive-cloud/light-version/releases/download/v1.2.0/docker-compose.yml ```

2.2 修改默认配置（关键步骤）

使用nano编辑器打开配置文件，修改数据库密码和系统管理员密码（默认密码会导致安全漏洞）：

```bash nano docker-compose.yml ```

找到以下两个位置替换（替换后按Ctrl+O保存，Enter确认文件名，Ctrl+X退出）：

• 数据库密码：找到MYSQL_ROOT_PASSWORD: root123456，将root123456替换为8位以上的字母+数字+特殊符号组合密码，比如DevArc@202409
• 系统管理员密码：找到ADMIN_PASSWORD: admin123，将admin123替换为同样强度的密码，比如AdminDevArc2024

2.3 启动系统容器

执行以下命令，首次启动会自动拉取MySQL、Redis、后端、前端4个镜像（约1.2G，耗时3-5分钟）：

```bash docker compose up -d ```

查看启动状态：执行docker compose ps，4个容器的STATUS列均显示Up即部署成功。

三、基础配置：10分钟适配企业场景

浏览器访问云服务器公网IP:8080或本地虚拟机IP:8080，用修改后的admin用户名+系统管理员密码登录。

3.1 创建基础档案分类

点击左侧菜单栏「系统设置」→「档案分类」：

• 点击右上角「新增分类」，输入根分类名称：企业设备档案，编码：EQ，排序：1，点击保存
• 点击根分类右侧的「+子分类」，依次添加常用子分类：
• 子分类1：生产设备，编码：EQ-01
• 子分类2：办公设备，编码：EQ-02
• 子分类3：维修设备，编码：EQ-03

3.2 创建档案录入模板

点击左侧菜单栏「系统设置」→「档案模板」：

• 点击右上角「新增模板」，选择关联分类「生产设备」，模板名称：生产设备基础模板，点击保存
• 进入模板编辑页，默认已有「档案编号」「档案名称」「存放位置」等基础字段，可按需新增自定义字段：
• 点击「新增字段」→ 选择「文本字段」，输入字段名：设备型号，设置为必填项，排序：2，保存
• 点击「新增字段」→ 选择「数字字段」，输入字段名：采购金额，设置为必填项，排序：5，保存
• 点击「新增字段」→ 选择「日期字段」，输入字段名：采购日期，设置为必填项，排序：6，保存
• 编辑完成后点击右上角「发布模板」，发布后才能在录入时使用。

3.3 创建普通操作员账号

点击左侧菜单栏「系统设置」→「用户管理」：

• 点击右上角「新增用户」，输入用户名、姓名、手机号、邮箱，设置临时密码（首次登录需强制修改），分配角色「档案录入员」（权限：仅可录入、查看自己负责的档案）或「档案管理员」（权限：全库操作），点击保存

四、核心操作：15分钟掌握档案全生命周期管理

4.1 批量导入设备档案（代替手动录入）

点击左侧菜单栏「档案管理」→「档案录入」：

• 选择关联分类「生产设备」，点击右上角「批量导入」→「下载标准模板」
• 打开Excel模板，填入真实设备数据（必填项留空无法导入，日期格式必须为YYYY-MM-DD，比如2024-01-15）
• 保存Excel后，点击「选择文件」上传，点击「预览数据」确认无误后，点击「批量导入」

4.2 上传设备电子附件（发票、说明书、保修卡等）

点击左侧菜单栏「档案管理」→「档案列表」：

• 找到目标档案，点击右侧「编辑」→「附件管理」→「上传附件」
• 支持上传PDF、Word、Excel、JPG、PNG等常见格式，单个附件≤500M，单次最多上传20个
• 上传完成后可勾选「设为封面」（仅支持图片），方便快速识别

4.3 档案检索与借阅

• 全文检索：在顶部搜索栏输入设备型号、采购日期、存放位置等关键词，系统会1秒内匹配全库所有档案内容及附件文本（需开启OCR识别功能，见「进阶配置」）
• 精准检索：点击左侧「高级筛选」，选择关联分类、必填项范围、创建时间等条件进行筛选
• 借阅流程：档案录入员/管理员点击目标档案右侧「借阅」→ 填写借阅事由、借阅截止日期→ 提交申请（无需审批时可在「系统设置」→「流程配置」关闭）；审批通过后，借阅人可在「我的借阅」查看并下载附件

4.4 档案维修/报废记录

点击目标档案右侧「详情」→「生命周期」：

• 点击「新增记录」，选择记录类型「维修」或「报废」
• 填写维修/报废时间、负责人、事由、费用（维修时必填），并上传维修单/报废审批单附件，保存后自动生成生命周期时间线

五、进阶配置：5分钟开启OCR识别与自动备份

5.1 开启免费OCR识别（识别图片附件文字）

回到服务器终端，编辑docker-compose.yml：

```bash cd /data/device-archive && nano docker-compose.yml ```

找到后端容器的environment部分，取消以下两行的注释（删除前面的）：

```yaml 开启本地OCR（无需额外付费，仅支持中文+英文） ENABLE_OCR: "true" OCR识别语言（chi_sim+eng代表中文简体+英文） OCR_LANG: "chi_sim+eng" ```

保存退出后重启后端容器：

```bash docker compose restart backend ```

5.2 开启数据库自动备份

执行以下命令创建备份脚本：

```bash nano /data/device-archive/backup.sh ```

复制以下内容（将DevArc@202409替换为你自己的数据库密码）：

```bash !/bin/bash 备份文件存储路径 BACKUP_DIR="/data/device-archive/backup" 当前日期 DATE=$(date +%Y%m%d_%H%M%S) 创建备份目录 mkdir -p $BACKUP_DIR 备份数据库 docker exec -i device-archive-mysqldb mysqldump -uroot -pDevArc@202409 --single-transaction device_archive > $BACKUP_DIR/device_archive_$DATE.sql 删除7天前的备份文件 find $BACKUP_DIR -name "device_archive_.sql" -mtime +7 -exec rm -f {} \; ```

保存退出后赋予脚本执行权限：

```bash chmod +x /data/device-archive/backup.sh ```

设置每天凌晨2点自动备份：

```bash crontab -e ```

在最后一行添加以下内容，保存退出：

```bash 0 2 /data/device-archive/backup.sh ```

六、常见问题排查

• 无法访问系统：检查云服务器安全组是否开放8080端口，检查docker容器是否全部Up
• 批量导入失败：检查Excel必填项是否留空、日期格式是否正确
• OCR识别失败：检查后端容器是否重启成功，图片格式是否为JPG/PNG