玉林档案整理：个人/企业可直接落地的全流程实操技术指南

一、玉林档案整理前置准备

本次整理所有工具均为免费、无版权限制的标准化工具，无需额外付费，具体明细与安装/获取步骤如下：

• 本地文档工具：LibreOffice Calc，下载地址：https://www.libreoffice.org/download/download/，安装时选择「自定义安装」，仅勾选「Calc」「Draw」组件，其余组件取消勾选
• 实体档案介质：符合GB/T 11822-2008标准的白色档案袋（规格280mm×185mm）、80g空白A4复印纸、塑料镊子、纯棉线、食用级淀粉胶（禁止使用普通液体胶、透明胶）
• 电子备份工具：Win10/Win11系统自带「Windows Scan」，打开方式：左下角「开始」→搜索「Windows Scan」→点击启动；或免费APP「扫描全能王」，下载地址：https://www.camscanner.com/
• 辅助工具：精度1mm的直尺、直径2mm的打孔器、绘图橡皮、黑色签字笔（禁止用圆珠笔）

二、玉林档案整理核心实操步骤

1. 待整理档案初清理

将所有待整理实体档案平铺在无灰尘的平整桌面，用塑料镊子轻取金属配件（订书钉、回形针、大头针等），禁止用剪刀剪切或用力拉扯，避免撕裂档案内页或留下金属锈迹。清理完成后按「自然年度」划分批次，例如将2021年、2022年、2023年档案分开堆放，每批次单独整理，严禁跨年度混放。

2. 档案分类与唯一编号

采用玉林本地通用分类规则（适配行政/企业双场景），将档案分为3类，对应编号规则：玉档-年度-类别码-4位序号，类别码：文书类=W、合同类=H、证明类=Z，范例：玉档-2023-W-001，编号需保证全公司/个人范围内唯一，严禁重复

• 文书类：年度计划、会议纪要、内部通知、制度文件等
• 合同类：商务合作合同、劳务协议、租赁/采购合同、授权委托书等
• 证明类：资质证书、获奖证明、工商登记文件、身份证明等

3. 档案装订与编目

根据档案厚度选择装订方式，所有步骤均需严格执行：

• 小档案（≤50页）：采用三孔一线装订
  • 用直尺在档案左侧边缘1.5cm处画三个定位点，间距8cm，中间点距上下点各4cm，点直径控制在2mm内（禁止过大）
  • 用打孔器沿定位点垂直打孔，孔深必须穿透档案所有页面，严禁斜打或漏打
  • 取1米长纯棉线对折成双股，从中间孔穿入档案背面，再分别穿入上下孔，最后在档案正面打结，余线剪至1cm，用淀粉胶固定线结（严禁用透明胶覆盖）
• 大档案（>50页）：采用左侧胶装，胶装前需将左侧边缘用砂纸打磨平整，均匀涂抹一层淀粉胶，用压书机压实后自然晾干24小时，严禁使用热熔胶（易老化脱落）

编目：用HB铅笔在档案首页右上角标注编号，字迹轻淡，避免遮挡正文内容，编号需反复核对1次，确认无错误后再装订

4. 档案袋填写与归档存放

档案袋正面需填写5项核心信息，全部用黑色签字笔正楷填写，字迹清晰：

• 年度：对应档案批次的自然年份，例如2023
• 类别：W/H/Z对应大类，例如W
• 编号范围：同批次连续编号的首尾，例如玉档-2023-W-001至012
• 页数：准确统计该批次档案总页数（含首页封面、末页封底），例如12
• 保管期限：按国家标准标注，永久/30年/10年；其中涉及产权、资质、核心合同的档案标注「永久」，日常往来文书标注「10年」

填写完成后将对应档案整齐装入袋内，袋口用预留的棉绳交叉扎紧，标注信息面朝外，放入带锁的木质档案柜，按「年度→类别」排序存放，不同批次之间需插入纸质分隔标签

5. 电子档案标准化备份

所有实体档案扫描为电子文件，参数与步骤需严格执行：

• 扫描设置：分辨率300DPI，颜色模式设为「灰度」，文件格式选择「PDF/A」（长期保存专用格式，避免乱码）
• 文件命名：与实体档案编号完全一致，例如玉档-2023-W-001.pdf，严禁用中文或模糊名称
• 备份要求：同时存入2个独立介质，路径设置为：①本地硬盘非系统分区（例如D:\玉林档案整理\实体对应年度文件夹）；②免费云盘（例如百度云盘「玉林档案备份」专属文件夹），禁止仅存入单个介质，避免文件丢失

三、特殊问题应急处理

1. 破损档案修复：用同材质空白A4纸裁剪成与破损处匹配的形状，涂抹少量淀粉胶后轻轻贴在破损背面，用重物压实后晾干，严禁在正面粘贴，避免遮挡原有内容

2. 超期限档案销毁：达到保管期限的档案，需用碎纸机销毁（碎纸宽度≤2mm），或直接送玉林市档案行政管理部门集中销毁，严禁随意丢弃或卖给废品回收人员