档案制度建设督查标准实操指南：从框架搭建到落地验收全流程

一、前期准备：梳理督查覆盖核心范围

正式开展督查前，第一步需完成督查范围梳理，避免出现漏项，所有单位通用的档案分类清单可直接套用：

• 文书档案：单位内部管理制度、发文收文登记、会议纪要、上级来文等
• 业务档案：各条线项目档案、业务台账、审批档案、合同档案等
• 人事档案：员工人事材料、劳动合同、考核记录、职称材料等
• 特殊档案：涉密档案、声像档案、电子档案、实物档案等

梳理完成后，按类别整理出基础台账清单，要求所有档案类别100%覆盖，不得遗漏本单位新增业务产生的新档案类型，梳理耗时不超过1个工作日。

二、搭建督查标准框架：5项可量化核心指标

督查标准必须可落地可打分，不能用模糊描述，以下是总分100分的通用可量化标准，可直接套用：

1. 制度完整性指标（20分）

督查核心是是否覆盖档案管理全流程，打分规则：

• 建立档案管理总制度，且覆盖收集、整理、保管、利用、销毁全流程，得20分
• 缺1项核心流程制度扣5分，扣完为止
• 未制定本单位档案管理总制度，该项直接得0分

要求：所有制度必须有正式发文编号、加盖单位公章，非正式传阅文件不计入有效制度

2. 档案合规性指标（50分）

核心考核归档及时性和整理合格率，打分规则：

• 按时归档率：年度应归档档案100%按时完成归档得25分，每低5个百分点扣2分
• 归档合格率：符合装订、分类、编号、著录规范的档案占比100%得25分，每10卷不合格档案扣2分

特殊要求：涉密档案必须单独标注、单独存放，不符合要求该项直接扣10分

3. 保管安全性指标（20分）

打分规则：

• 有专用档案库房/专用档案柜，配备防火、防潮、防盗、防高温设备，得10分，缺1项设备扣2分
• 电子档案实现异地双备份、加密存储，得10分，缺1项要求扣5分
• 近3年发生档案损毁、丢失、泄密事件，该项直接得0分

4. 人员配置指标（10分）

打分规则：

• 配置专职或兼职档案管理人员，且人员参加过档案管理专业培训，得10分
• 未配置档案管理人员得0分，配置人员未参加培训扣5分

三、实操督查全流程：直接按步骤执行

1. 自查阶段（1-3个工作日）

组织被督查部门对照上述标准逐项对照打分，提交自查表和支撑材料，要求支撑材料必须包含：制度发文原件、档案台账清单、安全设备检查记录、人员培训证明，缺一项直接打回重报。

2. 现场复核（每单位1个工作日）

按照「核心项100%检查+30%随机抽档」的规则执行，具体操作：

• 核心项必查：档案总制度、库房安全设备、电子档案备份、涉密档案管理，四项核心项全部检查，不符合要求直接扣分
• 随机抽档：从年度归档台账中随机抽取30%的档案检查，抽档数量不低于10卷，总档案不足10卷的全部检查

现场复核需要逐项记录问题、标注扣分原因，由被督查部门负责人现场签字确认，避免后续争议。

3. 问题整改与复核

向被督查部门下达正式整改通知书，明确整改期限一般不超过15个工作日，整改完成后重新复核，无正当理由逾期未完成整改的，直接评定为不合格，不接受延后整改申请。

四、督查结果分级运用标准

所有督查过程的记录、打分表、整改材料必须单独归档留存，作为后续单位年度考核的核心依据。

五、常见卡壳问题解决方案

• 新增业务没有对应归档要求：直接对照《机关档案管理规定》分类，纳入对应业务档案类别，补充制度条款即可，不需要重新制定全套制度
• 电子档案备份不符合要求：不需要采购高端设备，直接用单位内部云盘+本地硬盘双备份即可，满足督查要求
• 档案管理人员无培训证书：直接报名国家档案局免费线上培训，获取合格证书即可，培训地址：https://www.saac.gov.cn/