兰州本地单位档案室数字化归档标准化实操培训指南

一、前期准备：搭建实操培训的基础环境

本指南以兰州市档案局最新发布的《202X-202X年机关企事业单位数字化归档工作规范》为核心依据，采用免费开源的档案管理系统演示版，零成本完成培训环境搭建。

1.1 硬件设备最低配置

• 培训电脑（每人1台/或分组操作每组2台）：Windows 10/11 64位系统，CPU i3及以上，内存8G及以上，硬盘剩余空间20G及以上
• 扫描设备（每组至少1台）：支持彩色、双面、批量扫描的平板式/馈纸式扫描仪，支持TWAIN/WIA协议
• 移动存储设备（可选）：用于备份培训数据的U盘/移动硬盘，容量16G及以上

1.2 软件工具一键安装

重点操作项：所有软件直接用给出的官方/开源镜像站链接下载，避免捆绑软件。

• 开源档案管理演示系统：使用「全国档案数字化协作网」提供的简化版，下载地址：https://www.danganxiezuo.com/download/123.html（下载后解压密码：danganpeixun202X）
• 扫描驱动：提前安装对应品牌型号的TWAIN/WIA驱动，品牌官网下载通道示例（以爱普生V600为例）：https://www.epson.com.cn/support/wa40000000149672.html
• OCR识别工具：使用免费开源的「Tesseract OCR 5.3.3」，Windows一键安装包镜像地址：https://mirrors.tuna.tsinghua.edu.cn/github-release/tesseract-ocr/tesseract/5.3.3/tesseract-ocr-w64-setup-5.3.3.20231007.exe，安装时勾选「Add Tesseract to PATH」

二、基础操作：模拟兰州本地档案数字化归档全流程

2.1 档案分类（严格对照兰州规范）

进入简化版系统后台，默认账号密码：admin / dangan123

• 重点操作项：点击左侧「档案管理」→「分类设置」，直接导入兰州档案局标准分类模板（解压后文件夹内的「兰州标准分类.xml」），无需手动创建
• 验证分类是否正确：导入后查看分类树是否包含「文书档案」「科技档案」「会计档案」「人事档案（演示版仅开放非涉密部分）」「声像档案」5个一级分类，二级分类是否对应兰州规范要求

2.2 纸质档案扫描与预处理

步骤1：扫描仪参数设置（兰州规范强制要求）

打开简化版系统「采集管理」→「批量扫描」，点击「设置扫描仪」选择已安装驱动的设备，按以下参数配置并保存为「兰州归档标准扫描模板」：

• 扫描模式：彩色
• 分辨率：300dpi（涉密档案演示版不支持，实际工作需调整至600dpi及以上）
• 文件格式：单页PDF（文字类）/JPEG（图片类文书附件、声像档案照片）
• 压缩率：文字类PDF≤100KB/页，图片类JPEG≤500KB/张
• 扫描方向：自动纠偏+自动裁切

步骤2：批量扫描与命名

以兰州本地街道办事处「202X年文书档案-永久-党委会议纪要」为例：

• 将整理好的纸质纪要（按件整理，每件首页右上角贴手写/打印的条形码标签，演示版可跳过贴码）放入扫描仪
• 点击「批量扫描」→选择「兰州归档标准扫描模板」→设置「文件名规则」为「机构编码（演示版设为LZ-JD-001）-年度（202X）-保管期限（永久）-分类号（W101-永久）-件号（自动递增001-0XX）」
• 点击「开始扫描」，扫描完成后自动存入「待预处理文件夹」

步骤3：OCR批量识别文字（提升检索效率）

简化版系统已集成Tesseract OCR，需提前配置：

• 点击「系统设置」→「OCR设置」，在「Tesseract路径」中填入：C:\Program Files\Tesseract-OCR\tesseract.exe，点击「测试连接」显示「成功」后保存
• 回到「采集管理」→「待预处理文件夹」，选中所有扫描件，点击「批量OCR识别」，识别完成后自动生成可检索的双层PDF

2.3 电子档案著录（兰州规范必填项）

以刚才扫描的「LZ-JD-001-202X-永久-W101-永久-001.pdf」为例，著录内容必须包含以下兰州规范强制必填项：

• 双击待著录文件进入著录界面
• 著录项1：题名（如：兰州市XX街道办事处202X年第1次党委会议纪要）
• 著录项2：责任者（如：中共兰州市XX街道工作委员会）
• 著录项3：成文日期（格式严格为YYYY-MM-DD，如：202X-01-05）
• 著录项4：保管期限（下拉选择「永久」「30年」「10年」，必须与分类号一致）
• 著录项5：页数（自动识别，若识别错误手动修改）
• 点击「保存并下一著录」，完成批量著录

2.4 电子档案归档与移交（模拟兰州档案局接收要求）

步骤1：归档前质量检测

• 点击「采集管理」→「已著录文件夹」，选中所有待归档文件，点击「兰州规范质量检测」
• 系统会自动检查分类是否正确、著录项是否齐全、文件名是否符合规则、PDF压缩率是否达标，生成「质量检测报告」
• 根据报告修改错误项，直到检测通过率为100%

步骤2：归档入馆模拟

• 质量检测通过后，点击「归档管理」→「移交接收模拟」
• 选择「接收单位：兰州市XX区档案局」，点击「生成移交包」，移交包格式为兰州市档案局要求的ZIP+XML元数据结构
• 将生成的移交包导出至指定文件夹（或移动存储设备），完成模拟归档入馆

三、常见问题与快速解决（贴合兰州本地实操场景）

• 问题1：分类模板导入失败：检查XML文件是否被杀毒软件拦截，临时关闭杀毒软件的实时防护后重新导入
• 问题2：批量OCR识别无反应：检查Tesseract路径是否正确，是否安装了中文简体语言包（安装时默认勾选，若未勾选可从清华镜像站下载chi_sim.traineddata，放入C:\Program Files\Tesseract-OCR\tessdata文件夹）
• 问题3：质量检测提示分类号与保管期限不符：回到著录界面，确保下拉选择的保管期限与分类号中的期限一致（分类号中永久对应永久，30对应30年，10对应10年）
• 问题4：兰州规范强制扫描参数找不到：重新选择「兰州归档标准扫描模板」，不要手动修改已保存的模板参数