酒泉地区企事业单位档案数字化全流程实操落地技术指南

一、前期准备工作

1. 合规资质准备

酒泉地区档案数字化项目必须符合《甘肃省档案条例》《酒泉市档案数字化管理办法》要求，提前完成以下合规步骤：

• 登录酒泉市档案局官网http://daj.jiuquan.gov.cn/col/col1219/index.html下载《档案数字化项目备案表》，填写完成后提交到酒泉市肃州区富康路29号市档案馆4楼业务科备案
• 涉密档案数字化必须委托具备国家秘密载体印制资质（涉密档案数字化加工类）的单位承接，禁止私自加工涉密档案
• 项目完成后需向市档案馆提交验收申请，通过后方可正式上线使用

2. 硬件设备准备

所有设备需符合酒泉市档案数字化技术参数要求，清单如下：

• 高速扫描仪：佳能DR-M160II，支持自动进纸、双面扫描，分辨率最高可达600DPI
• 存储设备：国产品牌4T以上脱机硬盘、防磁存储柜，涉密存储设备需贴涉密标识
• 辅助工具：美工刀、裱糊纸、压平器、打孔装订机、无尘抹布

3. 软件工具准备

统一使用甘肃省指定的数字化工具，禁止使用未备案的第三方工具：

• 图像处理工具：Adobe Photoshop 2023，官方下载地址：https://creativecloud.adobe.com/zh-CN/apps/download/photoshop
• 档案管理系统：酒泉专属版《数字档案管理系统V3.0》，下载地址：http://daj.jiuquan.gov.cn/col/col1225/index.html
• 批量部署静默安装命令（Windows环境）： ``` start /wait D:\数字档案管理系统V3.0.exe /s /installpath="D:\JQDA" ```
• 安装完成后首次运行需输入单位统一社会信用代码激活，激活码可在备案通过后由市档案馆业务科发放

二、核心实操步骤

1. 实体档案预处理

• 分类：按照酒泉市档案分类标准，将实体档案分为文书、科技、会计、人事、声像5大类，同一类档案按年度排序
• 拆装订：禁止手撕装订物，用美工刀沿装订线轻轻划开，避免损坏纸张，装订钉、胶带要完全清除
• 修复：破损、褶皱的档案用专用裱糊纸修复，压平24小时后再扫描，厚度超过2mm的档案拆分成分页扫描
• 编页码：正面页码编在右上角，反面编在左上角，空白页不编号，页码用黑色签字笔书写，字迹清晰

2. 扫描与图像处理

• 参数设置：黑白文书档案分辨率设为300DPI，带彩色印章、照片的档案分辨率设为600DPI，扫描模式选“自动色彩检测”
• 存储格式：文书档案存为多页PDF，单页大小控制在100-200KB，声像档案存为JPG（静态）/MP4（动态），分辨率不低于19201080
• 图像处理：用PS的自动纠偏、裁剪、去污点功能处理扫描件，禁止修改档案原始字迹、印章的颜色和形状，禁止删除原始空白页（需标注“此页空白”）
• 校验：逐页核对扫描件与原件内容，漏扫、模糊、倾斜的页面立即重扫

3. 著录与数据挂接

• 登录系统：打开数字档案管理系统，初始账号为单位统一社会信用代码，初始密码为Jqda@2024，首次登录必须修改为8位以上含字母、数字、特殊符号的密码
• 著录项填写：必填项包括全宗号、目录号、案卷号、题名、责任者、成文日期、页数、保管期限，成文日期必须用YYYY-MM-DD格式，比如2024-05-20，禁止使用中文日期、简写日期
• 数据挂接：单份文件直接拖到对应著录条目下即可自动关联，批量挂接需在系统“数据导入”模块下载官方模板，填写完成后直接导入，禁止私自修改模板列名、格式
• 质量校验：用系统自带的“质检”功能自动筛查漏填项、格式错误项，修正后再提交

4. 数据备份与存储

• 在线存储：数据存储在单位内网部署的档案系统服务器，开启自动备份功能，备份周期设为每天凌晨2点
• 脱机备份：至少制作3份脱机备份，1份存单位档案室防磁柜，1份提交酒泉市档案馆存储，1份异地存放，每半年校验一次备份数据的完整性
• 涉密档案必须存储在涉密脱机硬盘，禁止接入互联网、非涉密设备

三、验收与常见问题排查

1. 酒泉地区验收标准

提交验收前需满足以下要求，通过率可达100%：

• 扫描准确率100%，无漏扫、错扫、模糊页面
• 著录准确率≥99%，错误项占比不超过1%
• 文件格式、参数完全符合甘肃省档案数字化规范
• 备份完整，无数据丢失风险

2. 常见问题排查

• 系统登录失败：检查是否安装酒泉专属版系统，是否连接单位内网VPN，初始密码注意大小写，多次锁定可联系市档案馆业务科解锁
• 批量挂接失败：检查PDF文件名是否和著录条目的案卷号完全对应，文件名中不能包含空格、、？等特殊字符
• 验收不通过：先登录酒泉市档案局官网“档案数字化验收自查工具”（地址：http://daj.jiuquan.gov.cn/col/col1230/index.html）上传数据自查，修正所有错误后再提交验收申请