档案整理待整理档案不用慌 过来人分享实用整理方法

先唠唠我为啥懂这个？全是踩坑踩出来的

我之前在单位干了五年行政，别的本事没涨，跟一堆档案整理待整理档案斗智斗勇的经验倒是攒了满满一箩筐。刚接档案室的时候那场面，我现在想起来都头疼：门推开半寸就推不动，一堆纸箱子堆得快蹭到天花板，全是前几任留下没人管的档案整理待整理档案，落的灰都能刮下来炒一盘鸡蛋。那时候我天天对着这堆东西叹气，这不就跟我家三个月没收拾的沙发一模一样吗？上面堆满了换下来的衣服、没拆的快递，扔不敢扔，收拾又不知道从哪下脚，说的就是你家/你单位那堆档案整理待整理档案啊！

踩过的坑给你列明白，别再往里面跳了

• 第一个坑：攒着不整理，等着一起弄。我一开始就是这心态，不就是一堆纸吗？放着又不会坏，等有空了再弄，结果越攒越多，不到半年又多了两箱档案整理待整理档案，等到年底要查档案的时候，直接给我干懵了，翻了整整一下午，灰吃的比我当晚的米饭还多，最后还是没找到，差点挨领导骂，这不纯纯活该吗？就像你换下来的衣服攒一个星期洗，堆得都发臭了，洗的时候能不累吗？
• 第二个坑：图便宜找野路子整理。我一开始不懂，为了省几百块预算找了个私人队伍，报价比正规的便宜一半，结果做出来啥样？编号错了三分之一，分类把人事档案塞到业务档案里，录入系统全是乱码，相当于你找个钟点工收拾家，把你的内衣放碗柜，把大米放鞋柜，白花钱不说，还要重新返工，最后花了两倍价钱才弄好，说多了都是泪。
• 第三个坑：不会筛留，该留的扔了，没用的占地方。我刚上手的时候瞎筛，把没用的过期通知全留着占架子，把一份好几年前的项目审批文件差点扔了，幸好最后找回来了，不然真的吃不了兜着走，这一点真的要注意，档案整理待整理档案的初筛真的是技术活。

整理档案整理待整理档案，靠谱流程给你捋得明明白白

我踩了大半年坑，摸出来的流程真的好用，哪怕你是新手，照着走也不会错，咱把档案整理待整理档案比作收拾杂物间，一步一步来就行：

第一步：专业初筛分类

专业细节来了啊，不是让你瞎堆，正规的分类是：文书档案一般按「年度-机构」分，人事档案按姓氏音序或者部门分，业务档案按项目或者时间分，科技档案单独归一类。就像你收拾衣柜，上衣放一层，裤子放一层，内衣放抽屉，不能乱塞对吧？筛的时候把超过保管期限、该销毁的挑出来，一定要走正规的销毁审批流程，不能私自卖了扔了，容易出大问题。这一步走完，你的一堆档案整理待整理档案就从一团乱麻变成了几卷清楚的线团，一下就清爽了。

第二步：修补编号装订

旧的档案整理待整理档案难免有破损、卷边的，先拿专用纸补好，补完再一页一页打页码，千万不能错编、漏编，装订的时候不能压字，不然把内容挡住了，整理了也是白整理。我之前见过新手图快，把页码打在内容上，装订完直接把字压没了，回头找东西啥都看不见，这不就是做无用功吗？这一步就像你补衣服，破洞补好了再叠进柜子，不然放一年再拿出来，破洞只会越来越大。

第三步：录入入库双备份

现在都要求电子化了对吧？整理完纸质的，一定要全部扫描成电子档，录入单位的档案管理系统，每一份给它一个专属的编号，就像给每个乱跑的孩子找对自己的床位，以后查东西搜个关键词十秒钟就出来，再也不用翻得满头灰。重点来了：电子档一定要做双备份，本地硬盘存一份，云端再存一份，就像你出门买保险，双保险比啥都稳，我见过有单位档案室漏雨，纸质档案全泡了，电子还没备份，直接差点出大事，这个细节真的不能忘。

最后给新手几个掏心窝子的提醒

第一个：如果你的档案整理待整理档案堆了十几箱几十箱，自己单位人手不够，别硬扛，真的，我一开始就是不信邪，自己带着一个实习生整理，半个月天天加班到九点，最后颈椎疼得睡不着，还错了好几个地方，得不偿失，专业的事交给专业的正规团队，就像你家水管坏了，你别自己瞎拧，找个靠谱水电工比啥都强，省下来的时间你干点啥不好。

第二个：别攒活，每年抽个一两天把当年的档案整理待整理档案整理完，别攒个三五年再动，攒的越多越头大，就像你做家务，每天顺手扫个地，半个月拖一次，家里永远干净，你攒一年不扫，那不得累瘫吗？

其实说来说去，档案整理待整理档案真不是什么天大的难事，就是个看起来麻烦，其实捋顺了就很简单的活，就像你减肥，只要迈开腿管住嘴，慢慢肯定能掉秤，只要你按照流程走，找对方法，乱成一锅粥的档案也能给你安排得明明白白。我今天说的这些全是我踩了无数坑攒出来的干货，没有半句忽悠，要是你现在正对着一堆档案整理待整理档案头大，不如照着试试，方法对了，顺顺当当就能搞定。