通用非涉密档案制度建设实操指南：梳理步骤可复制模板

一、非涉密档案制度梳理的前置准备

准备前先明确两个必填边界，避免后期返工：

• 明确档案范围：覆盖行政文书类、业务类、合同类、财务凭证辅助类、声像电子类等，不含任何标注“机密”“秘密”的载体
• 明确责任主体：指定1名档案管理员（兼职/全职均可）、1名分管领导、各部门1名兼职档案收集员

1.1 工具准备

以下工具无需付费，直接使用：

• 纸质/电子分类标签：Word表格标签（可打印）、WPS云文档共享标签夹
• 收集载体：各部门共享文件夹、带编号的牛皮纸档案盒（尺寸建议31022030/50mm，通用A4纸）
• 制度生成工具：本文最后4套可直接复制的纯文本模板

1.2 参考要求

无需记忆复杂法规，仅参考国家档案局发布的《机关档案管理规定》（档案局令第13号）中非涉密通用条款，重点看第三章“收集”、第四章“整理”、第五章“保管”、第六章“利用”、第七章“鉴定销毁”的简化要求。

二、从零落地的5步梳理法

每一步都有明确输出，做完即可形成初稿：

2.1 梳理核心需求

召集分管领导、各部门兼职收集员开15分钟短会，重点确认3件事：

• 各部门需要永久/长期/短期保存的档案类型（业务合同建议长期/永久，会议纪要短期可设3年）
• 档案利用的审批流程（部门同事查部门业务档案→兼职收集员+档案管理员签字；跨部门→分管领导签字）
• 兼职收集员的提交频率（业务合同签完3天内，行政文书/会议纪要每月15号前提交上月内容）

输出：《非涉密档案核心需求确认表》

``` 非涉密档案核心需求确认表 部门：________ 兼职收集员：________ 日期：________ 1.永久保存档案： □ 本部门核心业务成果报告 □ 与重要合作方的框架协议 □ 其他________ 2.长期保存档案（10-30年）： □ 正式业务合同 □ 部门年度总结计划 □ 其他________ 3.短期保存档案（1-5年）： □ 周例会纪要 □ 非正式合作沟通函 □ 其他________ 4.提交频率：□实时 □每周 □每月15号前 □其他________ ```

2.2 拆分责任节点

把所有档案管理动作拆成“谁做、做什么、什么时候做、交付什么”的4项清单，直接套用本文模板：

2.3 设计分类编号规则

通用编号规则为“公司/部门简称-档案大类-小类-年份-流水号”，无需太复杂：

• 公司/部门简称：比如技术部→JS，行政部→XZ
• 档案大类：行政文书→XZWS，业务类→YW，合同类→HT，财务辅助→FCFZ，声像电子→SX
• 档案小类：业务类按项目，比如电商平台项目→DS；合同类按类型，比如采购→CG，销售→XS
• 流水号：每年从001开始

示例编号：XZ-HT-CG-2024-007（行政部2024年第7份采购合同）

2.4 起草初稿

直接复制本文最后4套模板，替换公司/部门简称、责任主体、编号规则、需求确认表中的内容即可。

2.5 初稿审批与发布

流程如下：

• 档案管理员→分管领导审核（1-2天）
• 分管领导→各部门负责人传阅修改（3天内）
• 修改后再次审核→正式盖章发布（电子版发全员，纸质版贴档案室）

三、4套可直接复制的非涉密档案制度模板

所有模板均为纯文本，可直接复制到Word/WPS修改：

3.1 非涉密档案收集与整理制度

``` XX公司非涉密档案收集与整理制度 1.范围：行政文书、业务、合同、财务辅助、声像电子等所有非涉密载体 2.责任主体 2.1 档案管理员：负责档案编号、归档、保管 2.2 各部门兼职收集员：负责收集本部门非涉密档案，按时提交 2.3 分管领导：负责审核档案销毁申请 3.收集要求 3.1 业务合同：签完3天内提交原件（一式两份，留存一份，另一份交甲方/存档前扫描备份） 3.2 行政文书/会议纪要：每月15号前提交上月所有正式内容（纸质+电子扫描件） 3.3 声像电子档案：U盘/云盘同步提交，注明拍摄时间、地点、人物、事件 4.整理要求 4.1 编号规则：公司/部门简称-档案大类-小类-年份-流水号 4.2 纸质档案：按编号顺序装入带对应标签的牛皮纸档案盒 4.3 电子档案：存入公司指定共享文件夹“XX公司非涉密档案库”，按编号规则建立子文件夹 ```

3.2 非涉密档案保管与利用制度

``` XX公司非涉密档案保管与利用制度 1.保管要求 1.1 纸质档案：存放在干燥、避光、有门锁的档案室，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60% 1.2 电子档案：每月1号备份到本地硬盘和云端（百度网盘企业版/阿里云盘企业版，免费版容量不足可扩容100GB/年约100元，按需选择） 2.利用要求 2.1 查档：部门同事查部门业务档案→填写《查档审批表》→兼职收集员+档案管理员签字；跨部门→填写《查档审批表》→部门负责人+分管领导+档案管理员签字 2.2 借阅：纸质档案借阅期限最多7天，到期需续借；电子档案仅限在线查阅，严禁复制外传（特殊情况需分管领导签字） ```

3.3 非涉密档案鉴定销毁制度

``` XX公司非涉密档案鉴定销毁制度 1.鉴定周期：每3年一次 2.鉴定流程 2.1 档案管理员整理短期到期档案，列出《非涉密档案鉴定销毁清单》 2.2 兼职收集员核对清单，确认是否延期 2.3 分管领导审核《非涉密档案鉴定销毁清单》 3.销毁要求 3.1 纸质档案：用碎纸机碎成不可复原的粉末 3.2 电子档案：彻底格式化U盘/硬盘，云端文件永久删除 3.3 销毁后由档案管理员和兼职收集员共同签字确认《销毁记录表》，留存永久 ```

3.4 查档/鉴定销毁相关表格模板

``` XX公司查档审批表 查档人：________ 部门：________ 查档日期：________ 查档编号/内容：________ 查档目的：________ 查档方式：□在线查阅 □纸质借阅（借阅期限：________） 审批人签字： 兼职收集员：________ 档案管理员：________ 部门负责人（跨部门必填）：________ 分管领导（跨部门必填/复制外传必填）：________ XX公司非涉密档案鉴定销毁清单 鉴定年份：________ 鉴定人：档案管理员+各部门兼职收集员 序号 档案编号 档案内容 保存期限 到期日期 是否延期 备注 1 2 ... 分管领导签字：________ 日期：________ XX公司销毁记录表 销毁年份：________ 销毁日期：________ 销毁清单编号：________ 销毁内容：纸质档案X盒、电子档案X文件夹 销毁人：________ 监督人：________ ```

四、落地后的1个日常维护动作

每月20号，档案管理员检查各共享文件夹子文件夹是否按编号规则整理，检查兼职收集员是否按时提交上月档案，如有遗漏，当天提醒兼职收集员补全。