零基础建筑工程档案软件从安装配置到规范归档全流程实操指南

一、前期准备与软件安装

1.1 所需材料

提前准备好项目施工许可证扫描件、各参建单位全称、项目所属省市归档要求，无需额外付费购买工具，直接使用住建部公版适配软件即可。

1.2 安装步骤

公版建筑工程档案软件（适配全国各省市现行归档规范）官方下载地址：https://www.mohurd.gov.cn/gongkai/fdzdgknr/zfhcxjsbgtfw/202306/t20230612_777198.html

下载完成后按以下步骤操作：

• 右键安装包选择「以管理员身份运行」，Win11系统需先右键打开属性，勾选「兼容Win10模式」再启动安装程序，避免权限不足导致控件注册失败。
• 安装路径默认选择D:\JGDAsoft，禁止选择C盘、带中文或特殊符号的路径，防止后续导出档案出错。
• 勾选「安装VC++2015运行库」「注册档案格式控件」两个附加选项，点击下一步直到安装完成，首次打开弹出数字证书安装提示直接点确认即可。

二、首次启动基础配置

2.1 项目信息录入

首次登录默认账号为admin，默认密码为123456，登录后点击左侧菜单栏「项目管理」-「新建项目」，必填项需严格按实际信息填写：项目名称、项目编码（与施工许可证编号完全一致）、建设单位、监理单位、施工单位、项目所属省市，所属省市必须选对，软件会自动匹配当地现行归档目录，项目编码填写完成后禁止修改，否则会导致档案编号全线混乱。

2.2 归档规则匹配

点击「系统设置」-「归档规范匹配」，优先选择项目所属省市的定制版归档规范（上海、广东等有地方标准的省市不要选全国通用版），勾选「自动生成卷内目录」「自动生成档案编号」两个选项，点击确认即可生效，后续无需手动调整归档类目。

三、档案录入与扫描实操

3.1 纸质档案数字化录入

操作步骤如下：

• 点击左侧「档案录入」，选择对应归档类目，比如录入施工测量记录就进入「施工文件」-「测量记录」类目。
• 点击「新增档案」，填写所有带的必填字段：档案编号（软件自动生成，无需修改）、责任者、形成日期、总页数，摘要如实填写核心内容即可。
• 接入扫描仪后点击「扫描上传」，参数统一设置为300DPI分辨率、彩色PDF格式、单页大小不超过2MB，扫描完成后点击「OCR识别」，软件会自动提取档案内的文字信息匹配表单字段，核对修改识别错误的内容后点保存，扫描件不能有折角、黑影、缺页，签字盖章部分必须完整露出。

3.2 电子档案批量导入

已有电子版档案可批量导入：点击「批量导入」，下载官方导入模板，按模板要求填写所有档案信息，模板内的「类目编码」必须和软件当前项目的类目编码完全一致，否则会导入失败，可在「类目管理」页面导出当前项目的类目编码表对照填写。模板填写完成后上传，再批量上传对应的PDF附件，软件会自动匹配归档，导入完成后点击「校验」，错误项会直接标红，按提示修改即可。

四、档案组卷与审核实操

4.1 自动组卷操作

所有档案录入完成后，点击「组卷管理」-「自动组卷」，房建项目选择按「分部工程」组卷，市政项目选择按「专业」组卷，软件会自动按规范要求排序，生成案卷封面、卷内目录、备考表，单卷厚度超过40mm时软件会自动拆分，无需手动调整，组卷完成后可手动微调案卷内档案的顺序，确认无误后点击保存。

4.2 合规性校验

点击「校验」-「全量合规性校验」，软件会自动排查4类问题：是否有缺失的必填档案、档案编号是否连续、扫描件是否符合格式要求、签字盖章是否完整，校验结果显示「通过」即可提交审核，点击错误项会直接跳转到对应档案页面，修改完成后重新校验即可。校验通过的档案默认锁定，如需修改要提交「修改申请」，由项目管理员审批通过后才能编辑，避免档案被随意篡改。

五、归档导出与移交实操

审核通过的案卷按以下步骤操作：

• 点击「导出」，优先选择「档案馆移交格式」，导出符合GB/T 50328-2022规范的DA/T 47格式电子档案包，同时导出PDF格式的纸质档案打印版，导出路径选择D盘根目录，不要选C盘桌面或带中文的文件夹。
• 打印纸质档案，按案卷顺序装订，加盖骑缝章，和电子档案包一起提交给当地档案馆，档案馆验收通过后，点击软件内的「归档完成」，项目档案会自动永久存档，不可删除，可随时调阅。

六、常见卡壳问题解决方案

• 安装时提示控件注册失败：退出所有杀毒软件，重新以管理员身份运行安装包，安装完成后把软件安装路径加入杀毒软件白名单即可。
• 导入档案时提示类目编码错误：打开「类目管理」导出当前项目的类目编码表，和导入模板内的编码核对，修改为一致的编码即可。
• 导出电子档案包失败：检查是否有未校验通过的档案，所有档案必须校验通过才能导出，更换导出路径为D盘根目录即可解决路径权限问题。