档案编目是档案资源数字化与规范化利用的核心环节，要求编目员具备档案分类规则掌握、档案元数据标准理解、档案管理系统操作三大核心能力。
本次培训默认覆盖主流国内元数据标准，需提前熟悉《文书档案目录数据交换格式》DA/T 19、《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894中与编目相关的条款，对题名、责任者、成文日期、保管期限、档号这5项必填元数据形成基础认知。
主流档案管理系统（如南天、量子伟业、超星档案）的编目流程大同小异，均包含任务接收、元数据采集录入、档号自动校验、电子文件挂接、编目数据初审、提交审核归档六个环节。
进入系统后，点击“编目工作台-待办编目任务”模块，筛选任务状态为“已分配”的条目，查看对应任务的“元数据规则配置说明”“归档范围说明”“待编目实体/电子件预览”。核查待编目件是否存在缺页、破损、模糊等质量问题，若存在，需在“编目任务-问题反馈”模块提交问题并附截图或说明，待归档专员处理后再继续。
必填元数据的采集是编目质量的核心，需严格按照对应规则执行。
题名应完整、准确地反映档案的主要内容，公文类档案需保留发文机关、事由、文种三个核心要素，禁止随意删减或改写。如遇公文题名过长（超过DA/T 19规定的200字符上限），可保留核心要素并在末尾添加省略号；如遇无题名的档案，需根据内容自拟题名，并在自拟题名外加方括号“[]”标识。
责任者指制发档案的组织或个人，需使用全称或规范简称，规范简称需符合企业或地方档案行政管理部门的要求。联合发文的档案，责任者顺序需与原文一致，超过3个的可保留前3个并在末尾添加“等”字，如“[北京市档案局][北京市财政局][北京市税务局]等关于规范企业电子会计档案归档的通知”。
成文日期使用8位阿拉伯数字表示，格式为YYYYMMDD，如20250520。公文类档案的成文日期以发文机关负责人签发日期为准；合同类档案以双方或多方签字盖章日期中最后一个为准；会议纪要类档案以会议结束日期为准。
保管期限需严格按照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）或企业定制的保管期限表执行，选项为系统预设的“永久”“定期30年”“定期10年”。
完成必填元数据录入后，点击“档号生成”按钮，系统将根据预设的档号结构（如全宗号-年度-保管期限-分类号-件号/卷号）自动生成档号。生成后需点击“档号校验”按钮，核查是否存在重号、漏号、结构错误等问题，若存在，需检查分类号选择是否正确、保管期限设置是否符合要求。
电子文件挂接需确保文件格式符合GB/T 18894的要求，文书类档案优先使用PDF/A格式，电子图纸优先使用DWG、PDF/A格式，声像类档案优先使用MP4、WAV格式。挂接时点击“电子文件-添加文件”按钮，选择待挂接的电子文件，文件命名需与档号一致，如“Z109-2025-30-WS-0023.pdf”。挂接完成后需点击“电子文件预览”按钮，确认文件内容、页码与元数据录入信息一致。
据中国档案学会2024年发布的《企业档案管理系统编目质量报告》显示，编目常见问题中，题名不规范占比32.7%，责任者缺失或错误占比21.3%，电子文件挂接错误占比18.5%，档号错误占比12.9%，其余问题占比14.6%。
使用系统自带的“编目质量检测-题名检测”模块，筛选存在“要素缺失”“字数超限”“标点符号不规范”的条目，逐一对照原文或自拟要求修改。
联合发文档案需核对原文的发文机关署名顺序，规范简称需对照企业发布的《档案规范简称对照表》核查，个人责任者需核对姓名是否有错别字。
对照档号逐一检查电子文件的命名、内容、页码，若发现命名错误，可在系统中直接重命名；若发现内容、页码错误，需删除当前文件并重新挂接正确文件。
编目员需使用本人专属账号登录系统，禁止转借账号；禁止在公共网络环境下登录企业档案管理系统；禁止擅自复制、下载、传播涉密或敏感档案的元数据或电子文件；编目数据提交审核后，如需修改，需向档案审核专员提出申请，审核通过后方可修改。
南天档案2024年客户数据显示，采用以下实用技巧的编目员，编目效率可提升40%-60%。
对于同一发文机关、同一事由、同一保管期限的批量档案，可先录入一份完整的元数据，再点击“编目数据-复制为新条目”按钮，修改差异化的元数据（如题名、成文日期、件号），档号可由系统自动批量生成。
对于纸质档案扫描后的电子件，可使用系统集成的OCR识别工具自动识别题名、责任者、成文日期等信息，再对照原文逐一修正识别错误，可大幅减少手动录入的工作量。
编目员可向档案管理员申请维护本人常用的关键词库与规范词库，录入时输入关键词的首字母，系统可自动联想匹配规范的元数据内容。
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务