数字档案馆系统质量管理体系认证怎么选？过来人帮你踩过坑了

为啥非要做数字档案馆系统质量管理体系认证？

咱先唠明白，为啥现在弄数字档案馆都要搞这个认证？我给你打个比方，你家数字档案馆系统就是单位存核心电子档案的「干货大仓库」，里面堆的都是合同、人事档案、项目核心资料这些命根子一样的东西，来调档的不管是内部部门还是外部审计，进门一看你连个正经官方资质都没有，谁敢放心把货放你这？

数字档案馆系统质量管理体系认证，说白了就是官方给你这个仓库发的「合格经营许可证」，证明你这套存货、找货、管货的全流程都是按标准来的，不会丢货不会乱，出了问题也能查到根上。现在不管是项目验收还是等级评定，基本都要求要有数字档案馆系统质量管理体系认证，真不是走形式，是能实实在在帮你把管理捋顺的。

我当年踩过的坑，给你们列出来避避

• 第一个坑：找只卖证不做落地的野路子。说白了就是花大价钱买个贴大门的空奖状，数字档案馆系统该乱还是乱，流程跟体系完全两张皮，真到检查的时候一问三不知，证拿了也没用，我当时第一次就差点栽这，亏了小两万定金才及时止损，现在想想都肉疼。
• 第二个坑：不匹配自家规模瞎做。你就小单位，几十T的数字档案馆，人家给你套集团级的认证流程，又是做几十本制度又是加一堆没用的环节，花了快两倍的钱，相当于给电动三轮车挂了个大货车牌照，没用还费油，完全没必要。
• 第三个坑：拿证就万事大吉忘了维护。数字档案馆系统质量管理体系认证不是一锤子买卖，就像你仓库的卫生证每年都要复核，你年年都要往系统里存新档案，管理流程也会变，好几年不更新体系，证到期直接废了，还要重新做，又费钱又费力。

选数字档案馆系统质量管理体系认证到底怎么挑才对？

第一步：先摸清楚自家的「仓库家底」

我跟你说，做任何事之前摸清楚自己的情况都没错，做数字档案馆系统质量管理体系认证更是这样。我当年一开始就是懒，没拉着档案岗和信息化岗的同事盘家底，上来就找机构，人家说啥我信啥，报上去的规模跟实际差了一倍，多花了快八万冤枉钱，这个亏我记一辈子。

做数字档案馆系统质量管理体系认证之前，一定要盘清楚三个事：你家现在数字档案馆系统存了多少数据，日常调档存档走什么流程，你拿这个认证是用来干嘛的（是项目验收还是评级还是日常管理），多大的仓库办多大的证，适合自己的才是最好的，不花那冤枉钱。摸完家底再找机构，人家给你做的方案也贴合你的实际，不会瞎给你加没用的内容。

第二步：一定要找干过本行的机构，别贪便宜找野路子

我跟你说，这里的坑真的太大了。现在市面上好多认证机构啥活都接，从食品厂的认证到IT系统的认证啥都做，就是没接过几家数字档案馆系统质量管理体系认证的活，这种你找他，不坑你坑谁？

我第一次找的就是这种，报价比专门做的便宜快三分之一，我那时候贪便宜就签了，结果全公司陪着熬了一个多月做材料，最后审核的时候，专家说我们这套体系完全不符合档案行业的管理要求，直接不给过，最后只退了一半钱，耽误了三个月的工期，领导开会点了我三次名，那尴尬劲，我现在想起来都脚趾抠出三室一厅。

后来经同行介绍找了专门做档案领域认证的机构，人一来就知道数字档案馆系统哪块是审核重点，哪块可以简化，哪些材料我们已经有了不用重新做，不到一个月就全部弄完了，审核一次就过，所以过来人说一句掏心窝子的话：做数字档案馆系统质量管理体系认证，就找专门做过这个领域的，多花点钱都比找野路子耽误事强，省下来的时间精力都不止那点差价。

第三步：一定要盯着落地，别光图拿证

好多朋友跟我说，我做这个不就是为了应付检查拿个证吗？弄那么认真干嘛？我跟你说，这个想法真的错得离谱。数字档案馆系统质量管理体系认证本质上是把这么多年行业里管数字档案的好经验整理成的标准，你照着做，就是把你家管档案的流程理顺了，以后找档案不瞎，存档案不丢，真出了问题也能追到责任，受益的还是你自己。

说白了就像你给仓库理货，你理得整整齐齐，分类标清楚，以后要找什么一拿一个准，你光买个证贴门上，仓库里还是乱七八糟，哪天要调个十年前的项目合同，你在系统里翻三天翻不着，耽误了事，那证有啥用？所以拿证不是终点，把体系落地到数字档案馆系统的日常管理里才是最终目的，这句话我给你划重点，绝对是踩过坑才说的真心话。

最后唠两句真心话，土味但实在

说真的，我原来也觉得这些认证都是走形式，都是给上面看的，弄完数字档案馆系统质量管理体系认证之后我才发现，真不是这么回事。现在电子档案越来越多，越来越重要，真要是哪天出点问题，丢了重要档案，那可不是小事，按这套标准管，其实就是给自己、给单位上了个保险。

我作为踩过坑、拿过证的过来人，说白了，数字档案馆系统质量管理体系认证这事，说难不难，说容易也不容易，只要你别瞎摸瞎撞，别光图便宜，找对人，摸清楚需求，盯着落地，一次通过真的不是啥难事，希望大伙都能少花冤枉钱，少走冤枉路，顺顺利利拿证，踏踏实实管档案，这不比啥都强嘛。