机关企事业单位档案制度建设监督工作小组搭建运行实操指南

一、前期筹备阶段

1.1 明确小组定位与核心权责

档案制度建设监督工作小组是直属于单位分管领导的专项常设机构，不是临时虚设工作组，必须提前明确权责边界，写入正式文件，核心权责包含4项：

• 牵头制定、修订本单位档案管理制度细则，确保符合《档案法》及地方档案管理法规要求
• 每季度组织全单位档案管理合规性抽查，跟踪问题整改
• 对接档案行政主管部门的检查考核工作，统一报送材料
• 组织本单位档案管理人员的合规培训与业务考核

关键提醒：权责必须明确写入单位正式发文，避免后续工作因无授权导致跨部门协调不畅。

1.2 人员配置要求

人员配置必须覆盖3类核心角色，总人数控制在5-9人，避免人浮于事，具体配置规则：

• 组长：由单位分管档案工作的副职领导担任，确保具备跨部门资源协调权限
• 常务组成员：配置1-2名，由单位档案管理部门核心工作人员担任，负责日常事务推进、台账记录
• 兼职组员：每个业务部门配置1名兼职档案员作为组员，负责对接本部门档案整改、日常合规自查

所有人员名单确定后，必须公示不少于3个工作日，无异议后正式发文生效。

二、正式落地实操步骤

2.1 出具正式成立发文

正式发文是小组开展工作的合法依据，可直接复制以下模板修改使用，不需要重新调整框架：

``` XX单位关于成立档案制度建设监督工作小组的通知 各部门、各下属单位： 为落实《中华人民共和国档案法》相关要求，规范本单位档案管理工作，提升档案制度建设合规性，经单位领导班子会议研究决定，成立档案制度建设监督工作小组，具体事项通知如下： 一、小组组成人员 组 长：XXX 单位分管档案工作领导 副组长：XXX 单位档案管理部门负责人 常务组员：XXX 单位档案管理部门专员 兼职组员：XXX（XX业务部）、XXX（XX办公室）、XXX（XX财务部） 二、小组核心权责 1. 牵头制定、修订本单位各项档案管理制度，确保符合最新法规要求 2. 每季度组织全单位档案合规性检查，出具检查报告与整改通知书 3. 对接上级档案行政管理部门的检查考核，统一报送相关材料 4. 组织本单位档案工作人员开展业务培训与合规考核 三、工作要求 小组每半年召开一次全体工作会议，常务组员每季度报送工作推进情况，所有检查结果纳入部门年度绩效考核。 特此通知。 XX单位办公室（盖章） XXXX年XX月XX日 ```

强制要求：发文必须加盖单位公章，正式抄送所有部门，同时存档1份永久保存，缺一不可。

2.2 搭建标准化工作台账

工作台账是监督工作留痕、问题闭环的核心载体，不需要购买付费软件，直接用免费在线文档即可搭建，具体操作：

1. 打开腾讯文档在线表格地址：https://docs.qq.com/table/，使用微信账号即可免费登录

2. 新建空白表格，按以下字段设置表头，可直接复制使用：

检查时间	检查范围	问题清单	整改责任人	整改期限	复查结果	是否销号	记录人

3. 设置表格共享权限为「所有小组成员可编辑」，完成搭建，全程操作不超过5分钟。

2.3 开展首次合规检查

首次检查必须覆盖3类核心档案，对照以下清单逐一核查：

• 文书档案：检查近1年所有发文的归档完整性，格式是否符合GB/T 9704-2012国家标准要求
• 业务档案：检查本年度重点业务项目档案从收集、整理到归档的全流程合规性，保管环境是否符合防火、防潮要求
• 电子档案：检查电子档案备份频率是否符合要求，是否落实异址备份，存储介质是否安全可控

检查完成后3个工作日内，向责任部门下达正式整改通知书，整改期限统一设置为15个工作日，到期必须开展复查。

三、日常运行维护规则

3.1 固定工作频次

严格执行固定工作节奏，避免监督流于形式：

• 全体小组会议：每半年召开1次，总结阶段工作，调整制度建设计划
• 全面合规检查：每季度开展1次，每次抽查不低于30%的部门，全年覆盖所有部门
• 制度合规评估：每年开展1次，对照最新发布的档案法规，评估现有制度是否需要修订

3.2 问题闭环机制

所有检查发现的问题必须严格按照以下流程闭环，禁止遗留问题：

发现问题→录入工作台账→下达正式整改通知书→到期复查→合格销号/不合格约谈部门负责人→计入部门年度绩效考核

按照上述步骤操作，从筹备到首次检查落地，全程不超过7个工作日即可完成，无额外成本，可直接零门槛落地。