零门槛落地全国民政电子档案系统操作与分类归档实操全指南

一、前期准备

1.1 系统环境要求

全国民政电子档案系统（以“民政综合业务档案管理系统2.0版”为例）仅支持以下环境，需提前配置到位：

• 操作系统：Windows 10/11（64位）、麒麟V10SP1/统信UOSV20SP3（x86架构、arm架构）
• 浏览器：Chrome 100及以上版本、Edge Chromium 100及以上版本、国产统信UOS浏览器V12及以上
• 硬件：CPU四核以上、内存8G及以上、硬盘剩余空间100G及以上（用于暂存扫描件）
• 外设：高速扫描仪（支持TWAIN/WIA接口，自动进纸≥50页）、摄像头（用于档案采集员身份验证，像素≥200万）、打印机（支持双面打印A4）

1.2 账号获取与首次登录

账号需向本单位民政档案管理岗负责人申请，首次登录需完成两步验证：

• 访问系统固定内网地址：http://10.XX.XX.XX:8080/（XX为本地民政专网分配的IP段）
• 输入负责人分配的初始账号（格式：民政机构代码_姓名全拼）、初始密码（默认Aa123456）
• 首次登录后立即修改密码（规则：≥8位，含大写字母、小写字母、数字、特殊字符中3种），绑定采集员手机号（接收后续档案审核提醒）

二、纸质档案数字化操作

2.1 纸质档案预处理

扫描前必须完成4步预处理，避免后续OCR识别或归档失败：

• 拆卷：用美工刀轻拆档案卷皮的装订线，不要损坏卷皮条形码（如有）和纸张边缘，散页单独放整理盒
• 平整：将折痕、卷曲的纸张压平，用橡皮擦轻轻去除重要信息外的污渍
• 拆分：超过A4幅面的图纸用A3扫描仪扫描，超过A3的用分切扫描+后期拼接（见2.3.3），单页正反面有内容的标注“正”“反”
• 补填：缺失归档章、备考表的，用系统内置的打印模板（路径：首页-常用工具-模板下载）打印补填并手工签字

2.2 系统扫描绑定

首次连接扫描仪需安装TWAIN/WIA驱动（从扫描仪官网下载对应型号的驱动，通用驱动可从https://pan.baidu.com/s/123abcDEFgh 提取码：mzda），绑定步骤如下：

1. 进入系统首页-采集管理-我的采集
2. 点击右上角“设备管理”，选择“扫描仪绑定”
3. 在弹出的设备列表中选择当前连接的扫描仪，设置默认参数：分辨率300dpi（灰度图像优先，彩色照片、证件选全彩）、格式PDF（多页合成）、压缩比20:1
4. 点击“测试扫描”，确认无误后保存

2.3 数字化采集全流程

2.3.1 创建采集批次

一个批次对应一个档案盒或一组连续业务档案，步骤：

1. 点击“我的采集”页面“新建批次”按钮
2. 填写批次信息：业务类型（从下拉菜单选，如“最低生活保障审批档案”“婚姻登记档案”）、机构名称（自动填充）、采集日期（默认当天）、采集人（自动绑定）、备注（可选，如“2023年第三季度A街道低保审批”）
3. 点击“确认创建”

2.3.2 批量扫描与OCR识别

系统支持自动拆分、自动OCR识别：

1. 将整理好的散页正面朝上放入扫描仪自动进纸器（有标注“反”的单独放最后一页，扫描后手动调整顺序）
2. 进入对应批次，点击“批量扫描”
3. 扫描完成后勾选“自动OCR识别目录信息”“自动生成页码”，系统会自动识别归档章上的“全宗号”“目录号”“案卷号”“保管期限”等核心元数据
4. 点击“确认识别”

2.3.3 异常处理

常见异常及解决办法：

• 识别错误：点击对应档案的“元数据编辑”按钮，手工修改错误内容
• 扫描倾斜：点击“图像处理”按钮，选择“自动纠偏”
• 扫描模糊：重新调整扫描仪玻璃、进纸器，设置分辨率为400dpi再扫
• 大图纸拼接：将分切的A4幅面扫描件拖入拼接区域，系统会自动对齐，点击“确认拼接”

三、档案分类与元数据完善

3.1 按民政档案分类标准归类

系统内置《民政档案分类与编号规则》（MZ/T 137-2019），无需手动记忆，步骤：

1. 进入已识别完成的批次，点击“批量归档分类”
2. 核对系统自动匹配的一级分类（如“社会救助档案”）、二级分类（如“最低生活保障档案”）、三级分类（如“审批类”）
3. 如需调整，点击对应档案的分类下拉菜单重新选择

3.2 完善必填元数据

必填元数据（标有红色星号）不填无法提交审核，内容严格按规则填写：

• 全宗号：从单位全宗档案库获取，格式为“MLZ+地区代码+顺序号”（如MLZ330106001）
• 保管期限：下拉菜单选“永久”“30年”“10年”“5年”，婚姻登记、烈士褒扬选永久
• 归档范围：按《民政文件材料归档范围和保管期限规定》（MZ/T 136-2019）填写对应条款（如“低保审批表第3.2.1条”）
• 责任人：填写手工签字的归档人、审核人姓名

必填元数据完善后，点击“保存元数据”

四、档案审核与归档入库

4.1 提交审核

提交前需预览档案全文和元数据，确认无误后操作：

1. 进入对应批次，点击右上角“全选”按钮
2. 点击“提交审核”，选择审核人（必须是本单位档案审核岗负责人）
3. 填写审核备注（可选，如“已核对全部纸质和电子档案”）
4. 点击“确认提交”

4.2 退回修改

如收到审核岗退回提醒（短信+系统站内信），步骤：

1. 进入系统首页-消息中心-退回提醒
2. 查看退回原因（点击对应档案的“查看详情”）
3. 按原因修改（如重新扫描模糊页、修改元数据错误）
4. 修改完成后重新提交审核

4.3 归档入库与备份

审核通过后，系统自动将电子档案归档入库，采集员需完成2步本地备份：

• 进入系统首页-归档管理-已归档档案，选择对应批次，点击“批量下载”，保存到单位指定的加密移动硬盘（加密方式：BitLocker，密码与系统登录密码不同）
• 每周五将本周所有下载的电子档案同步到单位民政档案备份服务器（地址：http://10.XX.XX.XX:8081/backup，账号密码同备份服务器管理员分配的）

五、档案查询与借阅

5.1 档案查询

权限范围内可查询已归档档案，支持3种查询方式：

• 全宗查询：输入全宗号、目录号、案卷号组合查询
• 关键词查询：输入业务类型、责任人、保管期限等关键词模糊查询
• 全文检索：输入档案内容中的关键词（如申请人姓名、身份证号）精确查询

5.2 档案借阅

如需借阅权限外的档案或下载已归档档案，步骤：

1. 进入系统首页-借阅管理-我的借阅
2. 点击“新建借阅申请”，填写借阅信息：借阅档案编号、借阅原因、借阅期限（最长30天）、是否需要下载
3. 选择审批人（采集员选档案管理岗，普通工作人员选分管领导+档案管理岗）
4. 点击“确认提交”，审批通过后可在线查看或下载（下载权限仅开放3天）