档案制度新员工线上线下宣传全流程零门槛实操指南

零门槛准备：10分钟搭建宣传物料库

物料库分线上基础素材、线下落地物料两类，先把所有素材标准化存到统一的在线协作工具（推荐飞书云文档/腾讯文档）里，按「宣传周期-渠道-物料类型」建文件夹。

线上基础素材模板库（可直接复制调整）

• 档案制度要点1页PPT：不要大段文字，用图标+短句覆盖核心规则，可直接用Canva可画搜索关键词「企业档案制度1页海报」生成模板，修改要点为：
  • 档案范围：劳动合同、入职体检表、学历证书复印件、社保公积金缴费凭证等12类（列清单时附小图）
  • 提交节点：入职后3个工作日内完成所有线下原件扫描件+线上必填项上传
  • 提交路径：附企业内部OA/飞书/钉钉的精准截图（截图时只留提交入口和必填步骤，打码敏感信息）
  • 违规后果：延迟提交影响试用期考核+转正材料申报
• 档案提交30秒短视频脚本：用旁白+录屏制作，脚本如下：

  【0-5秒】画面：企业Logo+“档案提交攻略”文字；旁白：30秒搞定入职档案提交！

  

  【5-20秒】画面：OA/飞书/钉钉的录屏；旁白：打开[精准OA路径名]，点击“入职”→“我的档案”，按提示上传12类扫描件（扫下方PPT看清单），必填项打的别漏！

  【20-25秒】画面：延迟提交后果图标；旁白：3个工作日内完成，延迟影响转正哦～

  【25-30秒】画面：HR档案专员头像+联系方式；旁白：有问题找[HR姓名]，电话[XXX]，企业微信[XXX]

• 线上图文推送模板：直接用飞书云文档的「公告」模板/秀米的「企业通知」模板，内容顺序固定为：标题、要点PPT截图、短视频二维码、提交路径+联系方式、结尾提醒。

线下落地物料清单

• 入职大礼包夹页：1页A4铜版纸印刷PPT要点（正反双面印，正面要点，反面提交路径+联系方式）
• 工位提示贴：5×10cm不干胶，内容为「3个工作日内完成档案提交→找[HR姓名]」
• 入职培训区海报：60×90cm，内容要点比PPT稍细，加上试用期转正材料申报的时间锚点

线上宣传：分阶段精准触达，覆盖入职前-入职后3天

入职前24小时触达（降低漏提交概率）

• 操作步骤1：打开飞书招聘/企业招聘系统，找到即将入职的新员工列表，勾选所有24小时内入职的人，发送「预入职档案提醒」短信+企业微信邀请。
• 操作步骤2：企业微信通过后，自动拉新员工进「预入职沟通群」，群公告提前设置为「预入职档案提醒图文推送+提交攻略短视频二维码」，设置群公告置顶7天。
• 操作步骤3：使用飞书机器人助手（或钉钉智能助手）创建自动回复，关键词设为「档案」「提交档案」「档案问题」，自动回复图文推送+HR联系方式。

入职当天触达（强化记忆）

• 操作步骤1：入职签到时，HR档案专员给新员工发放入职大礼包，强调夹页的档案提醒，让新员工签字确认收到。
• 操作步骤2：入职培训最后10分钟，HR档案专员做2分钟口头补充，播放30秒短视频，留下PPT打印版让新员工带走。
• 操作步骤3：培训结束后，用飞书群机器人（或钉钉群机器人）在「正式入职群」里@所有人，发送档案提交图文推送。

入职后第2天触达（精准提醒未提交人员）

• 操作步骤1：打开OA/飞书/钉钉的「档案管理后台」，导出未提交档案的新员工名单，导出字段包括姓名、部门、入职日期、未提交的具体档案类型。
• 操作步骤2：给每个未提交的新员工单独发企业微信消息，消息内容为「[姓名]您好，提醒您还差[未提交档案类型清单]未提交，请在明天（入职后第3天）下班前完成，提交路径看之前发的图文推送/夹页，有问题找我～」

入职后第3天触达（收尾+考核关联告知）

• 操作步骤1：再次导出未提交档案的新员工名单，给每个未提交的新员工单独发企业微信语音通话邀请，沟通具体困难（比如原件忘带、扫描不清楚），给出解决方案（比如原件可以延后1天带来，扫描不清楚可以用飞书扫描王的「证件扫描」功能重新扫）。
• 操作步骤2：在「正式入职群」里发布已提交档案的新员工名单（只列姓名），表扬一下，并再次提醒未提交的人员明天（入职后第4天）会把名单同步给部门负责人和HRBP，纳入试用期考核。

线下宣传：3个高频场景全覆盖，补全线上触达的空白

入职培训区场景

• 操作步骤1：入职培训前1小时，把60×90cm的档案制度海报贴在培训区的入口处和投影幕布旁边。
• 操作步骤2：在培训区的桌子上放好档案提交要点的PPT打印版，每人一份。

新员工工位场景

• 操作步骤1：入职当天新员工到岗之前，行政专员把5×10cm的档案提醒贴在新员工的电脑显示器右下角。
• 操作步骤2：部门负责人在和新员工做1对1入职沟通时，提到档案提交的事情，让新员工重视。

员工餐厅场景

• 操作步骤1：入职后前3天，把档案制度要点的PPT打印版贴在员工餐厅的取餐口和结账台旁边，打印版用透明塑料套保护，每天更换一次。

效果复盘：5分钟导出数据，优化下一期宣传

• 数据导出步骤：打开OA/飞书/钉钉的「档案管理后台」，导出「入职后3天内档案提交率」「未提交档案的主要类型」「档案问题的咨询量」这3个数据。
• 优化方向参考：
  • 如果入职后3天内档案提交率低于90%：可以把线下入职培训的口头补充时间从2分钟增加到5分钟，增加1个现场答疑环节。
  • 如果未提交档案的主要类型是学历证书复印件：可以在预入职沟通群里提前提醒大家带学历证书原件，用飞书扫描王的「证件扫描」功能现场扫现场传。
  • 如果档案问题的咨询量超过20%：可以优化图文推送和短视频的内容，把咨询量最高的问题做成FAQ，加到图文推送和短视频的结尾。