万宁机关企事业单位做档案数字化 避坑选型实用干货分享

别上来就找服务商比价，先搞懂本地规则

很多万宁本地做行政、档案管理的朋友，应该都碰过要做档案数字化的需求吧？是不是一上手就头大，不知道该找谁，不知道该怎么避坑？我前两年帮朋友跟进过好几个万宁本地的档案项目，见过太多踩坑踩得欲哭无泪的，今天把攒的干货全掏出来给大家。

说白了，太多人上来第一句话就是“你家扫一页多少钱”，比完价格就签合同，结果做完验收通不过，返工到脱发，钱花了活还没干完。万宁本地的档案验收要求，和其他地方真不一样，尤其是最后要进市档案馆的项目，卡得特别细，不提前搞懂，不踩坑才怪。

做之前必须落实这两件事，少一件都不行

先拿本地验收规范，别拿着外地标准瞎做

只要你是公家单位、国企的项目，最后档案肯定是要进万宁市档案馆对吧？人家对扫描分辨率、文件命名规则、存储格式、元数据著录要求都有明文规定。

我之前见过一个外地服务商来万宁接活，照着他们老家的标准做，最后导出的格式根本导不进万宁档案馆的系统，全公司十几个人加班转了半个月格式，额外花了快十万，甲方肠子都悔青了。

做项目第一步，一定要先去当地档案主管部门要一份最新的验收规范，对着要求谈活，别嫌麻烦，这一步就能帮你避开八成的大坑。

一定要要全包价，别被低价单页坑了

很多人都喜欢比单价，觉得九毛一页比一块二便宜，捡到大便宜了。其实这里面门道大了去了，大多低价报价都不含拆卷、整理、著录、装订、后续纠错的费用，等你签了合同做一半，人坐地起价，不加钱就停工。

这事儿就像你去万宁街头吃后安粉，老板说粉五块一碗，你吃完结账才说加的鸡蛋、腌竹笋全都另算，最后一算十二块，比明码实价的还贵，这不纯纯膈应人吗？

签合同之前，一定要让服务商把所有服务列清楚，报一口全包价，漏项的一概别签。

选本地服务商还是外地的？给你掏心窝子的实话

我不是说外地服务商一定不好，但做档案数字化这活儿，后续需要调整改活的地方真的多。万宁本地的服务商，你一个电话人半小时就到单位了，哪儿不对当场改，不耽误事。

外地的呢？别说过来改活，微信喊半天都不一定回，真要过来，油费过路费住宿费全都要你出，折腾半个月改不完，耽误了项目验收，最后背锅的还是咱们做对接的人。之前我就听过万宁乡镇一个项目，找了海口的服务商，验收不合格人家嫌跑一趟麻烦，拖了三个月才解决，对接的行政小哥被领导骂了好多次，太冤了。

档案量不大，要不要花钱做数字化？

只要你档案量超过一千册，听我的，一定要做。万宁这地方你也知道，潮热天多，纸档案放个三五年，就发霉长虫，到时候真要调档，找半天找不着，纸都碎了。

数字化之后存在服务器或者云端，输个关键词几秒钟就调出来，不管是自己用还是迎检，都省心太多。一年省出来找档案的人工时间，都够付数字化的钱了，怎么算都不亏。

其实万宁做档案数字化真没那么复杂，别被服务商吹的神乎其神给唬住，把该提前落实的事儿都落实，踩坑的概率直接降九成，希望这点干货能帮万宁做档案管理的朋友少花点冤枉钱。