档案软件著录不完整问题排查修复及合规校验全流程实操指南

一、前置准备（操作前必须完成）

1.1 必备物料准备

提前准备以下3类物料，避免操作中途卡壳：

• 对应版本的档案软件安装包备份：如果用的是主流商用档案系统，直接到官方指定地址下载，比如飞狐档案系统下载地址：https://www.feihusoft.com/download/archives，选择和当前部署版本完全一致的安装包
• 官方免费著录合规校验工具V2.3：国家档案局发布的权威校验工具，下载地址：http://www.saac.gov.cn/xxgk/tzgg/202209/t20220926_147783.htm，直接下载附件中的安装包即可
• 未加密的著录源数据文件：从档案软件导出待修复的著录数据，格式必须选择DBF或XML，禁止选择加密导出格式，导出路径不要包含中文或特殊符号

二、问题定位排查实操

2.1 数据层面缺漏排查

打开已安装的合规校验工具，导入导出的著录数据文件，必须勾选「必填字段缺漏校验」「字段格式合规校验」「关联字段匹配校验」三个核心选项，点击开始校验，3-10分钟即可导出错误报告，报告中会明确标注每条缺漏记录的档号、缺失字段名称、错误类型。

2.2 软件功能问题排查

如果错误报告显示缺漏字段集中在同一个档案门类（如文书、科技、会计），大概率是软件配置问题：打开档案软件的「系统管理-著录模板配置」，查看对应门类的著录模板，确认缺漏字段是否设置为「显示并必填」，同时检查是否有不合理的联动隐藏规则，比如“电子文件大小”字段仅上传附件后显示的规则，容易导致漏填。

三、缺失内容修复实操

3.1 少量数据（≤50条）手动修复

打开档案软件的著录编辑界面，开启「批量定位条目」功能，输入错误报告中的档号直接定位到对应条目，对照档案原件补全缺漏字段，补填需符合以下规范：

• 档号严格符合《档案著录规则》DA/T 18-2022格式：全宗号-类别号-年度-保管期限-件号，分隔符用英文横杠
• 保管期限仅可填写「永久」「30年」「10年」三个规范值，禁止填写「长期」「短期」等旧标准值
• 责任者填写单位/个人全称，禁止使用简称

3.2 大量数据（≥50条）批量修复

将错误报告中的缺项记录导出为CSV格式，用Excel打开后新增对应缺漏字段列，批量填充规范值后，打开档案软件的「批量导入更新」功能，必须勾选「仅更新缺失字段，不覆盖已有内容」选项，导入修改后的CSV文件，先预览更新结果，确认字段匹配无误后再点击确认提交，避免覆盖原有正确数据。

3.3 软件配置问题修复

如果排查确认是著录模板配置错误，进入模板编辑界面，将缺漏的必填字段勾选「显示」「必填」，删除不合理的联动隐藏规则，修改完成后必须点击「同步到历史著录条目」按钮，否则历史条目仍会出现字段不显示的问题。

四、修复后合规校验实操

4.1 软件内部校验

打开档案软件的「著录质量检查」功能，选择修复完成的条目范围，勾选所有校验规则，运行检查，确认没有缺项报错。

4.2 官方工具交叉校验

再次将修复后的著录数据导入国家档案局的合规校验工具，运行全量校验，导出校验报告，确认报告中无「必填字段缺漏」类错误，如果仍有错误，重复对应修复步骤即可。

4.3 实体档案交叉核验

随机抽取10%的修复条目，对照纸质/电子档案原件核对字段内容，确认补录内容和原件完全一致，没有错填。

五、防复发配置实操

5.1 软件强制校验配置

进入档案软件的「系统设置-著录规则配置」，开启「著录必填项未填写不允许保存」「提交前自动运行全字段校验」两个开关，从录入入口杜绝缺项问题。

5.2 定时巡检配置

如果你的档案系统支持自定义定时任务，直接将以下代码添加到系统定时任务配置中，实现每月1号自动运行全库著录完整性校验，报告自动发送到管理员邮箱： ``` 著录完整性定时校验脚本（crontab规则） 0 0 1 /usr/local/archives/bin/check_complete.sh --send-mail admin@yourdomain.com ``` 如果是商用无代码档案系统，直接在「定时任务」模块新建每月1号运行的著录完整性检查任务，设置收件人即可。

5.3 操作规范要求

给所有著录人员明确两条操作要求：每录完10条条目手动点击一次「临时校验」按钮，每天下班前运行当日著录内容的完整性校验，确认无误后再提交。

常见卡壳问题解决

• 导出的著录数据打不开：导出时禁止选择加密格式，必须选DBF/XML格式，导出路径不要有中文
• 批量更新提示格式错误：CSV文件的字段名必须和档案系统内的字段名完全一致，不要加空格或特殊符号
• 校验工具提示档号格式错误：对照DA/T 18-2022标准调整档号，不要用中文符号，分隔符统一用英文横杠