档案数字化专员培训：新手看完就能直接上岗

你是不是刚应聘上档案数字化专员，去培训听了大半天，还是摸不着门道？要么就是培训老师对着PPT念，讲一堆虚规矩，真到你扫第一张档案，就把页码搞反，弄错格式，返工返到半夜，还连累全组扣绩效？很多人说培训学不到真东西，其实是没抓准核心要点。今天我整理了业内常用的实操干货，哪怕你培训没听懂，看完也能直接上手干活，少踩八成坑。

一、培训第一天必须练会的核心操作

1. 拆卷：别图快，两种情况绝对不能拆

说白了拆卷就是把装订好的档案拆成单页。

所有带金属钉的档案，必须先取钉再扫描。

避坑提醒：带硬封皮的老档案、注明不拆的档案，绝对不能拆

之前有新手刚上岗，为了快把档案馆的老档案拆了，最后赔了钱还丢了工作。这种不能拆的，直接翻页扫就可以，不用瞎忙活。

2. 扫描：调对两个参数，就不会出错

大部分公司用的都是普通高速扫描仪，不用记复杂参数。

默认就用分辨率300DPI、颜色模式24位真彩色，百分之九十的档案都符合要求。

遇到字褪色的老档案，直接改成灰度模式，扫出来比彩色清楚太多。扫完一定要当场翻一遍所有页，缺页、歪了直接重扫，别等到后面整理再改，越改越乱。

二、培训不会主动说的整理规则，记了少返工

1. 文件命名：严格按要求来，别自己瞎改

每个项目都有固定的命名格式，比如「全宗号-目录号-案卷号-页号」。

你就严格按要求写，一个符号都不能错，也不能随便省。

举个例子，要求页号是三位，001你不能写成1，我见过一个新手，省了前面的0，结果一百多份档案全部导不进系统，全部重命名，熬到九点才下班。拿到项目先把命名规则存手机相册，干活对着看，不会错。

2. 数据挂接：每十份核对一次，别贪快

说白了挂接就是把扫好的图，对应到系统的条目上。

别一口气挂几十份，每挂十份就核对一次页码和内容，错了当场改。

避坑提醒：别漏扫扉页、封底和空白页，很多新手觉得这些没用，不扫不挂，最后质检直接打回，反而更耽误时间。遇到系统找不到对应条目的，直接放进待处理文件夹，别自己瞎建条目，你的格式肯定不符合要求，最后还是要返工。

三、新手快速通过培训考核的两个技巧

1. 每天抽10分钟练整套流程，比听课有用

很多培训都是上午讲下午考，光听根本记不住。

你中午休息抽10分钟，从头到尾练个10份档案，哪里不对当场问老师，比你记一整本笔记有用多了。

2. 把常踩的坑写在便签，贴电脑上

把你容易忘的点，比如「不能拆老档案」「命名要补0」，都写在便签上，贴在电脑边上，干活抬头就能看见。

我之前认识一个小姑娘，刚培训的时候就这么做，三天就成了组里出错最少的新人，第一个提前转正。

其实档案数字化专员的活，真没什么难的，培训讲的大多是条条框框，你只要把核心操作练熟，严格按规则来，多核对避坑，就能比八成新手做的好。

你现在就可以把这篇内容存下来，明天去培训或者上岗，对着一步步做，错了就翻出来看。要是你还没摸过机器，先把那几个避坑点记下来，到时候直接用，肯定不会出大错，比你瞎忙一天强多了。