双鸭山本地档案整理需严格遵循《黑龙江省档案管理条例》、《双鸭山市机关文书档案保管期限表》要求，保管期限表可直接在双鸭山市人民政府官网下载：http://www.shuangyashan.gov.cn/xxgk/zc/qtzdgkwj/202209/t20220915_281633.html ，直接对照分类即可，无需自行调整规则。
按“年度-保管期限-机构（问题）”三级分类，双鸭山本地要求优先按年度排序，同年度下分永久、30年、10年三类保管期限，同期限下按所属部门/业务类型排序。跨年度的请示批复放在批复年度，跨年度的会议材料放在开幕年度，统计报表放在报表年度，该规则为本地验收必查项，不得随意调整。
所有有书写内容的页面均要编写页码，正面在右上角标注，反面在左上角标注，空白页不编号。页码机使用黑色油墨，编号从“1”开始连续计数，不得跳号、重号。如果出现页码编错，用单条斜线划掉错误编号，在旁边手写正确编号，加盖修改人签章，不得直接涂改涂抹。
卷内目录采用黑龙江省统一模板，可直接复制以下表格打印填写：
| 序号 | 文号 | 责任者 | 题名 | 日期 | 页号 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 双XX发〔202X〕X号 | 双鸭山XX单位 | 关于XX事项的通知 | 202X0X0X | 1-5 |
单份文件页数少于50页用不锈钢订书钉装订，超过50页用棉线三孔一线装订，装订位置在文件左侧1.5cm处，不得压住正文文字。装盒时按卷内目录顺序放入，每盒装满为止，同盒内文件必须属于同一分类维度，不得跨年度、跨保管期限混装。
双鸭山本地统一命名规则：年度-保管期限代码-机构代码-件号-题名，其中保管期限代码：永久为Y，30年为D30，10年为D10，机构代码按双鸭山市档案局给本单位分配的3位代码填写，件号和纸质档案件号一一对应。示例：2024-Y-001-001-关于2024年全市民生项目部署的通知.pdf。
打开黑龙江省档案管理系统，登录账号为单位统一社会信用代码，初始密码为Sys@123456，首次登录必须修改8位以上包含大小写、数字、符号的密码。操作步骤：
电子档案必须做3份备份：1份存储在单位本地专属服务器，1份用移动硬盘离线存储，1份刻录蓝光光盘存储，备份介质存放在符合防火防潮要求的专用档案柜中，每半年校验一次备份文件完整性，校验命令如下（Windows系统直接在cmd窗口运行）： ``` certutil -hashfile 电子档案备份路径\文件名 SHA256 ``` 将生成的哈希值和首次备份时记录的哈希值对比，完全一致则说明文件完整无损坏。
提交双鸭山市档案局验收前必须完成以下自检，避免被退回修改：
自检通过后，携带纸质档案、电子档案备份盘到双鸭山市档案馆（地址：尖山区世纪大道123号，业务咨询电话：0469-4222789）提交验收，验收通过后领取《档案移交凭证》，单位自行留存30年以上即可。
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