商场档案管理实操培训指南：从建档到归档全流程零门槛上手

一、培训前置准备

1.1 必备工具物料

分纸质档案和电子档案两套体系，不需要额外付费工具，所有物料工具可直接筹备：

• 纸质类：带可书写侧标签的A4标准档案盒、自动页码打码器、彩色分类隔页纸、固体胶、回形针、油性记号笔
• 电子类：Windows/macOS系统电脑，免费版WPS Office即可满足需求，直接下载地址：https://www.wps.cn/，下载完成后默认安装即可使用，无需调整复杂配置。

提前在电脑创建根目录文件夹，命名规则为【{商场全称}】{年度} 经营档案，根目录下提前建好5个一级子文件夹，对应5大类档案：01-商户基础信息类、02-租赁协议类、03-运营类、04-物业工程类、05-商场行政类。

1.2 培训前资料预梳理

培训开始前1个工作日，整理好3份样例资料供参训人实操练习：1份新入驻商户完整材料、1份变更商户材料、1份撤场商户到期档案，确保参训人可以全程实操演练，不需要自行准备材料。

二、核心实操全流程步骤

2.1 档案统一编码规则（必须严格执行）

所有档案不管纸质还是电子，统一采用固定编码，规则可直接套用，格式如下：

{商场缩写}-{楼层号}-{商户序号}-{档案大类编号}

举例：XX商场缩写为XM，1楼第18号商户喜茶，基础信息档案编码为：XM-01-018-01；租赁协议编码为XM-01-018-02，所有编码位数统一，不足两位的补0，比如1楼写01，不能写1，避免排序混乱。

2.2 新商户建档步骤

• 第一步：材料审核，核对所有材料是否齐全有效，要求如下：商户基础信息类必须有加盖鲜章的营业执照复印件、法人身份证复印件、门店负责人身份证复印件、品牌授权书复印件，所有复印件清晰可辨，缺任意一项打回补充，不允许提前建档。
• 第二步：编码打码，按照编码规则给档案编码，所有纸质材料按顺序整理后，用打码器从1开始连续打页码，不能跳页、重号。
• 第三步：归档存储，纸质档案放入对应大类的档案盒，侧标签用油性笔写上完整编码和商户名称；电子档案将所有材料扫描为PDF格式，统一命名规则为{完整编码} {商户名称} {档案类型}，存入对应一级子文件夹内的商户二级子文件夹，每个商户单独建一个二级子文件夹，命名为{商户序号}-{商户名称}。

2.3 档案动态更新步骤

商场档案不是一成不变的，必须按要求定期更新，规则如下：

• 商户发生变更（换品牌、换法人、调整经营面积、变更租赁条款）后，必须在3个工作日内完成档案更新，新增材料按时间顺序插入原档案对应位置，重新打码更新页码；纸质档案替换原有页面，原页面保留放入档案最后作为变更记录。
• 电子档案更新时，原文件保留不删除，新文件命名在原名称后加版本号，比如原文件为XM-01-018-01 喜茶 基础信息.pdf，变更后新文件命名为XM-01-018-01 喜茶 基础信息_v2.pdf，保留所有历史版本，避免变更后找不到原始记录。
• 每季度最后一个工作日，统一对当季度所有变更档案进行核对，检查是否漏更、错编，核对完成后核对人签字确认。

2.4 年度归档与到期档案销毁

• 每年12月25日前，完成当年所有档案的总整理，纸质档案按编码顺序存入商场专用档案库房，档案柜按楼层编号，方便快速调取；电子档案完成双重备份：一份存入商场本地专用服务器，一份存入加密离线移动硬盘，单独存放，防止服务器故障丢失数据。
• 撤场商户档案保存满5年、行政档案保存满15年后，可启动销毁流程，步骤为：1.列出完整销毁清册，列明所有待销毁档案的编码、名称、形成时间、保管期限；2.销毁清册由商场运营负责人和财务负责人双人签字批准；3.两名以上工作人员在场监销，监销完成后监销人在销毁清册上签字；4.销毁清册永久保存，不得销毁。

三、培训合格验收标准

培训完成后，直接用实操考核判断是否合格，不需要笔试，考核要求：

• 参训人独立完成一套新商户建档全流程，要求1小时内完成，包含材料审核、编码、纸质打码、电子归档全环节。
• 考核合格标准：编码规则正确、材料齐全无遗漏、纸质归档符合要求、电子命名和存储位置正确，全部符合即为合格，不合格重新培训后再次考核。

四、日常操作注意事项

• 所有纸质档案不得直接涂改，需要修改信息的，在修改处签字加盖公章，注明修改日期，留存修改记录。
• 电子档案不得存储在参训人私人设备或私人云盘，必须存入商场指定的存储位置，避免信息泄露。
• 调取档案必须登记，写明调取人、调取时间、调取用途，归还后注销登记，避免档案丢失。