用轻量级开源电子文档系统快速搭建基础商场数字档案馆

一、前期准备清单

准备以下材料和环境，确保后续零卡壳：

• 硬件/云服务器配置：2核4G内存、40G SSD存储（若商场日均新增电子档案<500份，足够用1年）
• 服务器系统：Ubuntu 22.04 LTS（国内云服务器厂商阿里云/腾讯云/华为云均有现成镜像，无需手动安装）
• 软件依赖：Docker、Docker Compose（后续一键安装）
• 商场基础档案分类：提前整理好1-2级分类（比如1级为「租赁合同」「商户资质」「营销活动」，2级为「2024年度」「餐饮类商户」）

二、一键安装Docker和Docker Compose

SSH连接到你的服务器后，依次执行以下可直接复制的命令：

2.1 更新Ubuntu软件源

```bash sudo apt update && sudo apt upgrade -y ```

2.2 安装Docker

```bash curl -fsSL https://get.docker.com -o get-docker.sh sudo sh get-docker.sh ```

2.3 配置Docker开机自启并验证

```bash sudo systemctl enable --now docker sudo docker --version 输出Docker version 25.x.x或更高即成功 ```

2.4 安装Docker Compose

```bash sudo apt install docker-compose-plugin -y sudo docker compose version 输出Docker Compose version v2.x.x或更高即成功 ```

三、部署轻量级开源Mayan EDMS（即基础数字档案馆）

选择Mayan EDMS是因为它自带分类、权限、检索、OCR文字识别（免费）、导出等所有商场基础数字档案馆需要的功能，无需二次开发。

3.1 创建部署目录

```bash sudo mkdir -p /opt/mayan-edms cd /opt/mayan-edms ```

3.2 编写完整的docker-compose.yml配置文件

```bash sudo nano docker-compose.yml ```

进入编辑界面后，复制以下完整内容（可直接使用，无需修改）：

```yaml version: '3.7' services: mayan-edms: image: mayanedms/mayanedms:4.4 container_name: mayan-edms-app ports: - "80:8000" volumes: - mayan_app:/var/lib/mayan environment: - MAYAN_CELERY_BROKER_URL=redis://redis:6379/0 - MAYAN_CELERY_RESULT_BACKEND=redis://redis:6379/1 - MAYAN_DATABASES="default":{"ENGINE":"django.db.backends.postgresql","NAME":"mayan","USER":"mayan","PASSWORD":"mayan123456","HOST":"postgresql","PORT":"5432"} - MAYAN_DATABASE_ENGINE=django.db.backends.postgresql - MAYAN_DATABASE_NAME=mayan - MAYAN_DATABASE_USER=mayan - MAYAN_DATABASE_PASSWORD=mayan123456 - MAYAN_DATABASE_HOST=postgresql - MAYAN_DATABASE_PORT=5432 - MAYAN_REDIS_HOST=redis - MAYAN_REDIS_PORT=6379 - MAYAN_SECRET_KEY=change_this_to_a_random_secret_key_please_do_not_leave_as_default depends_on: - postgresql - redis restart: always postgresql: image: postgres:12-alpine container_name: mayan-edms-db volumes: - mayan_db:/var/lib/postgresql/data environment: - POSTGRES_DB=mayan - POSTGRES_USER=mayan - POSTGRES_PASSWORD=mayan123456 restart: always redis: image: redis:7-alpine container_name: mayan-edms-redis volumes: - mayan_redis:/data restart: always volumes: mayan_app: mayan_db: mayan_redis: ```

重要修改：找到配置文件中的`MAYAN_SECRET_KEY`，将其修改为一串你自己的随机字符（至少30位，比如`kjsdhf897y32hiuweh897y32hiuweh897y32hiu`），防止被恶意攻击。

修改完成后，按`Ctrl+O`保存，按`Enter`确认文件名，再按`Ctrl+X`退出编辑界面。

3.3 启动Mayan EDMS容器

```bash sudo docker compose up -d ```

首次启动需要5-10分钟（取决于服务器带宽，因为要下载3个镜像），可以用以下命令查看启动状态：

```bash sudo docker compose logs -f mayan-edms ```

当看到`Listening at: http://0.0.0.0:8000`的提示时，按`Ctrl+C`退出日志查看，说明部署成功。

四、首次登录与基础配置（商场专属）

4.1 登录系统

打开浏览器，输入你的服务器公网IP（比如`http://123.45.67.89`），首次登录的默认账号密码都是admin，登录后系统会强制你修改密码，请修改为包含大小写字母、数字、符号的强密码。

4.2 创建商场专属档案分类

• 点击左侧菜单「文档」→「文档类型」，右上角点击「+创建」
• 输入1级分类名称（比如「租赁合同」），点击「保存并继续编辑」
• 点击「元数据」选项卡，添加租赁合同需要的必填元数据（比如「商户名称」「合同编号」「起止日期」「租赁面积」「租金单价」），每个元数据的类型选「文本」或「日期」，勾选「必填」，点击「添加元数据类型」→「保存」
• 重复以上步骤，创建「商户资质」「营销活动」等其他1级分类，2级分类可以通过元数据的「下拉菜单」类型实现（比如先创建「商户业态」下拉菜单元数据，选项包含「餐饮」「服装」「娱乐」等，再把该元数据绑定到所有相关文档类型上）

4.3 创建不同权限的用户账号

• 点击左侧菜单「用户」→「角色」，右上角点击「+创建」，创建3个基础角色：
  • 系统管理员：继承默认的「admin」角色，拥有所有权限
  • 档案录入员：勾选「文档」模块下的「查看文档类型」「上传文档」「编辑自己的文档」「编辑文档元数据」「查看自己的文档」权限
  • 档案查阅员：勾选「文档」模块下的「查看文档类型」「查看所有文档」权限
• 点击左侧菜单「用户」→「用户」，右上角点击「+创建」，输入用户名、密码，勾选对应的角色，点击「保存」

4.4 开启免费OCR文字识别

Mayan EDMS自带免费的Tesseract OCR，可以识别图片、PDF中的文字，方便后续快速检索：

• 点击左侧菜单「系统」→「设置」→「OCR」，勾选「启用OCR」
• 点击左侧菜单「系统」→「任务队列」→「后台任务」，可以看到OCR任务自动排队处理，无需手动操作

五、日常操作演示

5.1 档案录入员上传文档

• 用档案录入员账号登录
• 点击左侧菜单「文档」→「上传文档」
• 选择文档类型（比如「2024年度餐饮类租赁合同」）
• 上传PDF/图片/Word/Excel等格式的文件（单个文件最大100MB，默认配置可在docker-compose.yml中修改）
• 填写必填元数据，点击「保存」

5.2 档案查阅员检索文档

• 用档案查阅员账号登录
• 点击左侧菜单「文档」→「搜索文档」
• 可以按元数据（比如商户名称「肯德基」）、关键词（比如「租赁面积」）、上传时间等维度检索，支持模糊搜索
• 点击搜索结果可以查看、下载文档（权限可在角色中调整，比如禁止查阅员下载）

六、数据备份（重中之重）

每周定时手动或自动备份，防止数据丢失：

6.1 手动备份

```bash cd /opt/mayan-edms sudo docker compose down sudo tar -czvf mayan-edms-backup-$(date +%Y%m%d).tar.gz /var/lib/docker/volumes/mayan_ sudo docker compose up -d ```

备份文件会保存在`/opt/mayan-edms`目录下，后缀是当天的日期。

6.2 自动备份（每周一凌晨2点）

```bash sudo crontab -e ```

进入编辑界面后，在最后添加以下内容：

```bash 0 2 1 cd /opt/mayan-edms && sudo docker compose down && sudo tar -czvf mayan-edms-backup-$(date +\%Y\%m\%d).tar.gz /var/lib/docker/volumes/mayan_ && sudo docker compose up -d && sudo find /opt/mayan-edms -name "mayan-edms-backup-.tar.gz" -mtime +30 -delete ```

这条命令的作用是：每周一凌晨2点停止容器、备份、启动容器、删除30天前的旧备份。

修改完成后，按`Ctrl+O`保存，按`Enter`确认，再按`Ctrl+X`退出。