档案数字化中遇到政府档案归档不及时？这些方法帮你解决

作为踩过N多坑的过来人，先唠唠为啥会出这问题

我前几年前后对接了快十个地方的政府档案数字化项目，说句实在话，档案数字化政府档案归档不及时真不是什么罕见的疑难杂症，本质上就跟你周末宅家懒得收拾脏衣服一模一样——没人定规矩，东西随手扔，攒到要检查要调用了，才发现堆成山，根本理不清。

为啥会攒成这样？我总结下来就仨原因，全都是我实打实踩过的坑：

• 第一，没人专门盯这事，全靠临时抓壮丁。很多单位做档案数字化，都是拉个行政岗的员工兼职干，人家本身还要做报表弄会议接待，哪能天天盯着各科室要材料？各科室交材料全靠你喊我催，今天忘了明天找不到，可不就造成档案数字化政府档案归档不及时嘛，这不就跟你家全家人换了衣服都扔沙发，没人定谁收，攒到客人要来住才慌着收拾一个道理？
• 第二，思路错了，爱搞“先堆后洗”。好多单位一说做档案数字化，全扑在往年的存量旧档案上，今年新产生的档案全扔一边攒着，想着等旧的弄完再弄新的，结果旧的弄完，新的已经攒了大半年，好多经办人都调岗了，材料补都补不上，妥妥的档案数字化政府档案归档不及时。
• 第三，流程卡壳，材料烂在半路上。政府档案归档要多级审批签字对吧？有时候领导出差开大会，一走走半个月，材料就锁在经办人抽屉里，流程走不动，归档自然就卡住，这不就又不及时了嘛。

遇到档案数字化政府档案归档不及时怎么办？过来人掏亲测好用四招

我见过太多单位一碰到这问题，全堆到年底搞突击，全单位加班一个礼拜，熬的掉头发还容易出错，其实根本不用，按我这四招来，轻轻松松就能理顺，亲测管用。

第一招：先给散材料安个家，定好规矩谁都不甩锅

说白了就是给你的档案找个固定“脏衣篮”，固定节点+定人定岗，把责任落到人头。我给很多单位改过流程，都是要求每个月5号之前，各科室把上个月办结的档案材料统一交给专门的对接人，对接人核对无误签字认领，再交给档案数字化岗处理，迟交的科室直接在月度通报里提一句，几次下来就没人敢忘。

就像你家每个房间放个脏衣篮，规定换了衣服必须扔进去，每周六固定收，怎么可能堆成山？规矩定好了，从根上就少了很多档案数字化政府档案归档不及时的可能。

第二招：别搞先堆后洗，要跟着产生同步收拾

很多老思路真的害死人，什么“先清存量再理增量”，放到现在根本行不通，增量攒一天就多一天，越攒越难弄。我现在做项目全推随办随归随扫，当月办结当月完成数字化归档，一个月能有多少份新档案？撑死了两三百份，抽一个下午就能全部弄完，根本不耽误事。

还是拿脏衣服打比方，你换一件就扔脏衣篮，一周洗一次，一次也就一桶，要是攒半年，那得堆半间屋子，洗的时候还得找半天哪件是哪件，有的都发霉了，这不跟档案找不到、补不了材料一个道理？同步走了，哪里还会有档案数字化政府档案归档不及时的事？

第三招：卡住的流程要通融，别死等卡死不灵活

刚才也说了，很多时候归档不及时都是审批卡住了，领导不在，字签不了，你不能就把材料扔抽屉里积灰啊？现在合规的做法是开通线上预归档，先做数字化挂接，后续补纸质签字，档案局现在都认可这种操作，合规又灵活，不会耽误归档进度。

还是那个脏衣服的比方，你洗好衣服要等你爱人点头才能放衣柜，你爱人出差半个月，你总不能把洗好的衣服堆床上吧？先挂进去，等他回来补个“验收签字”不就完了，既不占地方又不会丢，完美解决卡流程的问题，再也不会因为流程卡出档案数字化政府档案归档不及时。

第四招：搞不定就找外援，别死扛硬熬累坏自己

说句掏心窝子的话，很多基层单位本身就人少活多，每个人都满负荷转，哪有空天天盯档案归档的事？我之前见过一个街道办，三个行政岗要管十几个口子的事，自己弄归档弄了半年，还是乱的，最后找了有涉密资质的专业档案数字化服务团队，半个月就把之前攒的全理顺了，还帮他们把定期归档的流程建好了，花的钱不多，省了一大堆事，这不香吗？

我这里也说句过来人实在话，找外援一定要找有涉密资质、做过政府档案项目的，我踩过那种小作坊的坑，给你弄的乱七八糟还泄密，靠谱的团队人家天天跟政府档案打交道，规则门清，根本不用你操心，分分钟帮你解决档案数字化政府档案归档不及时的问题。

最后说句掏心窝子的大实话

其实啊，档案数字化政府档案归档不及时真不是什么天大的事，说白了就是一个懒字+思路错了，你只要定好规矩，别攒活，该弄就弄，真的一点都不难。我做这行五六年，见过太多一开始乱成一锅粥的单位，按我这四招调整，三个月之后归档整整齐齐，每次上级检查都是一次过，再也不用年底熬夜加班掉头发。

如果你现在正被档案数字化政府档案归档不及时折腾的头疼，不妨今天就按我说的改改流程，早调整早省心，真的，试过你就知道有多香。