乌鲁木齐企事业单位档案数字化全流程零门槛实操落地指南

前置准备：合规性校验与物资清单

1. 合规性前置校验

首先下载乌鲁木齐市档案局官方发布的《乌鲁木齐市档案数字化验收标准》，下载地址：http://daj.wlmq.gov.cn/xxgk/xxgkml/tzgg/202206/t20220613_1587297.html，所有操作必须同时符合新疆自治区《档案数字化技术规范》（DB65/T 4368-2021）和市级验收标准，避免成果无法通过验收。

必须提前将拟数字化的档案清单报送至所属区县档案主管部门备案，涉密档案必须交由乌鲁木齐市涉密载体销毁中心指定机构处理，严禁私自扫描涉密档案。

2. 物资与工具准备

• 硬件：馈纸式高速扫描仪（支持A3/A4自动双面，分辨率最低300DPI，可直接在华凌市场数码区采购，避免跨区域发货延误）、消磁器（针对老磁带、磁盘类档案）、无酸纸档案装订机、无尘软布（乌鲁木齐风沙大，用于清除档案表面浮尘）、档案压平器
• 软件：OCR识别工具选用开源PaddleOCR，执行以下命令即可安装： ``` 安装paddle基础库 pip install paddlepaddle -i https://mirror.baidu.com/pypi/simple 安装OCR工具包 pip install paddleocr ``` 档案管理系统使用乌鲁木齐市统一推广的《数字档案管理系统V2.0》，可在市档案局官网政务服务板块直接下载
• 存储：必须选用国产4T以上固态移动硬盘，严禁使用境外品牌存储设备存储政务类档案，成果需做双备份

实操步骤：全流程标准化操作

1. 档案预处理环节

• 第一步：按年度-保管期限-文号对拟数字化档案分类排序，核对卷内目录与实物是否一致，不一致的内容填写《数字化异常登记表》，表格模板可在市档案局官网直接下载使用
• 第二步：拆除装订物，禁用裁纸刀切割档案边距，必须用起钉器、解胶剂逐一拆除，避免损坏档案原件；乌鲁木齐干燥多风，拆完的档案要放在密封文件盒中避免被风吹散
• 第三步：用无尘软布擦拭档案表面浮尘，褶皱的档案用压平器压平后再扫描，避免出现扫描虚影、黑点

2. 扫描与图像处理环节

• 第一步：配置扫描仪参数，分辨率统一设为300DPI，所有档案统一采用彩色扫描模式，存储格式默认保存为PDF/A格式，单页大小控制在200KB-500KB之间，配置完成后先扫描3份测试页，和市档案局公布的标准样本比对合格后再启动批量扫描
• 第二步：批量扫描过程中，每扫描完100份抽查5份，检查是否有缺页、漏扫、偏斜，偏斜角度超过2度的必须重新扫描
• 第三步：图像处理，用PaddleOCR自动完成裁边、去黑点操作，可直接复制以下代码执行： ``` from paddleocr import PPStructure 初始化结构化识别工具 table_engine = PPStructure(recovery=True, lang='ch') 替换为实际扫描件存储路径 img_path = './扫描件/xxx.pdf' result = table_engine(img_path) 程序自动输出无黑边、无虚影的处理后文件 ``` 处理后的文件和原扫描件分文件夹存储，文件名必须按【年度-保管期限-全宗号-卷号-页码】规则命名，全宗号向所属区县档案局索要，不得自行编写

3. 目录著录与质检环节

• 第一步：用PaddleOCR自动提取档案的文号、题名、成文日期、责任者等元数据，识别准确率低于95%的必须人工补录，元数据字段必须和乌鲁木齐数字档案管理系统的字段完全一致，缺项标注“无”，不得留空
• 第二步：执行双检机制，第一检为扫描人员100%自查，第二检为交叉互检，检查率不低于30%，不合格的成果退回重新处理，所有检查记录至少留存3年，以备验收核查
• 第三步：扫描完成的档案按原有装订方式复原，不得缺页、折角，装订边距和原档案保持一致

验收与入库：符合乌鲁木齐本地规范的交付要求

1. 验收材料准备

• 数字化成果存储介质2份，一份用于归档，一份交由乌鲁木齐市档案备份中心异地备份
• 《档案数字化验收申请表》《数字化工作流程记录表》《质检记录表》《异常情况登记表》，所有表格加盖单位公章
• 数字化成果目录清单一式3份，内容和电子数据完全一致

2. 系统入库操作

• 验收通过后，通过单位政务网登录乌鲁木齐市数字档案管理系统，地址：http://222.82.230.19:8080/dagl （互联网无法访问）
• 按全宗号导入对应批次的电子档案，系统自动校验元数据和文件格式，校验通过后提交入库申请
• 入库完成后导出入库凭证，和纸质验收材料一起存档，严禁私自删除或修改已入库的档案数据

本地常见问题与解决方案

• Q：老旧档案纸张太脆扫描时容易碎裂怎么办？A：提前将档案放在加湿器旁静置10分钟，乌鲁木齐空气湿度低，适当增湿可降低纸张碎裂概率，严禁直接向档案喷水
• Q：系统导入提示元数据错误怎么办？A：对照市档案局发布的《元数据字段规范》检查，重点核实全宗号、保管期限代码是否正确，保管期限代码永久填“Y”、30年填“30”、10年填“10”，不得填汉字
• Q：涉密档案需要数字化怎么处理？A：拨打乌鲁木齐市涉密载体处理中心电话0991-4689276预约上门取件，不得自行扫描处理