说起来我也算是踩过坑的过来人，去年我们单位迎检，突然通知三个月内必须把所有存量档案完成数字化，我当时抱着那堆半人高的档案盒一算，我们办公室三个闲人，按原来慢慢扫慢慢录的速度，半年都搞不完。那大半个月我天天抓着脑袋挠，一睁眼就想：档案数字化时间不够怎么办？试了好几个歪招，踩了俩大坑，最后总算是提前一周交了差，今天就把压箱底的招掏给你，省得你像我一样掉头发。
第一个坑：硬拉全单位加班死磕，拿人力堆时间
我一开始就是这么干的，把前台、保安甚至退休返聘的大叔都拉过来帮忙，美其名曰全员行动，结果呢？大叔眼神不好，扫出来的文件歪歪扭扭，命名的时候把2018年写成2008年，把工程档案归成了行政档案，最后扫完了还要重新返工整理，反而比原来更慢。这不就像你赶著喝喜酒要整理旧相册，拉着全家帮忙，你妈把你的情书和你爸的会议材料塞一块，最后你还要重新分拣，本来就档案数字化时间不够，这下时间更不够用了。
第二个坑：图便宜找野路子小作坊，只看速度不看质量
我当时急病乱投医，也问过那种报价特别低的小作坊，说一周就能给你干完所有活，我差点就签合同了，还好问了一句之前做过的同行，说人家交付的档案分辨率不够，OCR错了快三分之一，查的时候根本搜不到，最后还是自己重新改，花了双倍的时间。这不就像你把旧照片给小作坊修，给你修成马赛克，回来还要自己重P，钱花了时间还没省下来，亏到姥姥家。
很多人一上来就抱着所有档案一起整，越整越乱，时间越挤越不够，其实完全没必要。你得学会拆分甩压，先把要紧急使用、必须验收的档案拎出来优先做，不紧急的存量档案分批次往后排。就像你赶著开宴，先把主桌的大菜摆上去，凉菜冷盘后面再慢慢上，一下子就能把时间压力砍掉一大半。
说点专业的，拆分的时候按保管期限、年度、涉密等级分就行，涉密档案自己单位弄，非涉密的该分流就分流，我当时就是把迎检必须要查的近五年档案先拎出来，一共才一千多份，一下子就从“半年都干不完”变成“一个月就能搞定”，本来就档案数字化时间不够，别想着一口吃成胖子，噎着自己可不划算。说句土味的：拆分分得好，压力少一半！
我原来傻啊，拿个普通家用扫描仪一张一张扫，扫完还要自己手动录目录打字，一天弄个百八十份就累得腰酸背痛，后来才发现我这是拿锄头挖地铁，纯纯费力不讨好。现在正经做档案数字化的，谁不用高速批量扫描仪加智能管理系统？好用的智能工具能把效率直接翻三到五倍，这可不是吹的。
说点干货，现在正规的智能档案系统，能自动批量裁切、纠偏、去污，OCR文字识别率能到99%以上，扫完直接自动建索引、命名分类，基本不用你怎么改。我当时借了信息科的设备，用系统自动处理，原来一天弄100份，现在一天能弄500多份，这不一下子就把缺的时间找回来了？你问档案数字化时间不够怎么办？很多时候就是你还拿老黄牛那套干活，不知道换高铁赶路，工具对了，速度自然就上来了。再整句土味：工具用对，少遭死罪！
我当时拆分完，还是剩两千多份十多年前的旧档案，实在没人手赶了，最后咬咬牙找了有资质的档案数字化外包团队，人家自带设备带熟手，十个人一周就给我弄完了，质量比我们自己弄的还好。很多人怕外包不合规，其实只要找对人完全没问题，一定要选有国家档案局认可的档案服务资质的团队，涉密档案走正规审批，非涉密完全可以外包。
这不就像你家刷墙，你自己搬着刷子刷半个月，还刷得坑坑洼洼，找专业装修队三天就给你弄平展，你本来就档案数字化时间不够，非要自己硬扛，那不是跟自己的工资和头发过不去吗？正规外包团队会帮你做清点、做过程校验，交付的成果完全符合档案馆的验收标准，根本不用你操心，花点钱省时间省力气，太值了。再来句土味：该放手就放手，啥活都能顺溜走！
我当时最慌的时候，天天坐在档案堆里搜档案数字化时间不够怎么办，就怕完不成要挨骂，掉了好大一撮头发，后来才发现真没必要慌，哪有那么多完不成的事，无非就是别死脑筋硬扛，会拆分，会用工具，会找人，问题自然就解决了。
我这些都是自己实打实踩过坑摸出来的经验，不是瞎忽悠你，如果你现在正卡在档案数字化时间不够怎么办的事儿上，就按这三招捋一遍，绝对比你天天熬大夜拉全员加班强。说一千道一万，办法总比困难多，再急的活，捋顺了都能搞定，祝你少掉头发，早日完工！
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