滁州机关企业做档案数字化，选服务商避坑干货分享

做档案数字化前，先把自己的需求捋明白

这阵子接触了好几个滁州本地单位的行政老哥，聊起档案数字化全是吐槽。本来想着把堆在库房落灰的老档案整理好，以后查档不用翻半天，结果找错团队，钱花了，最后档案还乱成一锅粥，糟心到不行。

你别上来就打开搜索引擎找服务商问价，这就像你去菜市场买肉，都不知道自己要做红烧肉还是包饺子，上来就砍价，不被坑才怪。

先摸清楚自己的家底

你单位到底有多少盒纸质档案？有没有七八十年代的老破损档案需要提前修复？是不是只需要扫描存档，还是要做关键词索引？要不要对接单位现有的OA或者档案管理系统？

这些都得提前抽两个人摸个底，别嫌麻烦。很多小单位图省事瞎报量，报少了服务商坐地起价，报多了平白多花好几万，这不纯纯当冤大头吗？

别忘本地合规这根底线

说白了档案这东西，不管是机关还是国企，多多少少涉及内部信息，滁州本地对这类项目本来就有明确的合规要求。

能要求驻场加工就一定要要求驻场，数据绝对不能流出单位大院，别为了省万八千的服务费，同意服务商把档案拉出去加工，真要是数据泄露了，你找谁负责任？

选服务商别只盯报价，这几个点才是核心

我见过太多单位招标，谁报价低选谁，最后翻车翻得一塌糊涂。给你说几个圈内人踩了无数坑才总结出来的经验，都是实打实的干货。

• 一定要找做过滁州本地同类型项目的服务商，别找那种啥活都接的路边小作坊。别说给你做规范索引了，扫描出来的文件歪歪扭扭，缺页少码都是常事，后期你自己整理都能整理吐。

  之前听过滁州某区县事业单位的坑，找了个外地低价团队，几十万页档案错了三分之一的编号，重新改花了快一倍的钱，说出来都是泪。

• 售后一定要问得明明白白，做完收钱就跑路的绝对不能要。你想啊，档案是要存几十年的东西，过两年系统升级，格式打不开，索引错了要修改，你连人都找不到，这不就成了单位的烫手山芋？

  尽量选本地有常驻办公点的，出问题打个电话隔天就能上门解决，比找外地的舒服太多。

• 合同一定要把验收标准写死，扫描分辨率要达到多少，错码率不能超过多少，交接的时候要给你哪些东西，都一条一条落纸。别信老板拍胸脯说的“我们肯定给你做好”，真出问题了，没有合同约定，你维权都没地方说去。

其实啊，滁州做档案数字化本来不是什么麻烦事，就是太多人一开始方向错了，光盯着谁更便宜，才掉进坑里。你提前把需求捋顺，选对靠谱的团队，做完之后查档点一下鼠标搜关键词就出来，比以前翻库房找半天舒服一百倍，这不才是做数字化的初衷嘛。