行政征用档案标准化整理实操指南 一线经办人可直接落地零遗漏

前期准备：整理前必备物料与基础校验

必备物料清单

所有物料需符合国家档案管理标准，可直接对照采购：

• 符合GB/T 11822-2008标准的A4无酸档案盒
• 蓝色档案专用签字笔、6位及以上位数打码器、角码、档案密封条
• 分辨率≥300DPI的扫描设备，支持自动纠偏、去黑边功能优先
• Excel2019及以上版本/WPS表格，用于编制目录和台账

前置材料校验

整理前需对照以下清单核对材料完整性，缺失材料第一时间向业务经办部门出具《材料补正通知书》，留存送达记录：

• 征用审批类：政府征用批复、征用决定书、立项文件
• 权属证明类：被征用方不动产权证、个人身份证/单位营业执照
• 执行类：现场勘验记录、物品清点清单、公示凭证、告知送达回执
• 补偿类：补偿协议、支付凭证、签收记录、附着物评估报告
• 异议处理类：信访记录、复议/诉讼文书、结案证明

注意：热敏纸类材料（如热敏小票、传真件）必须先复印后归档，原件统一销毁，避免字迹消失

实操步骤：标准化整理全流程

步骤1：实体材料分类排序

严格按照「一户一档+时间倒序」规则排列，同一征用项目下每个被征用主体单独建档，材料多的可分盒存放：

单个主体内部材料排序规则：①补偿签收材料→②补偿支付凭证→③补偿协议→④现场勘验/物品清点记录→⑤权属证明材料→⑥征用告知/公示材料→⑦征用审批文件→⑧其他补充材料

所有复印件需加盖「与原件一致」章，由经办人签字标注日期，不得出现无签字、无盖章的复印件。

步骤2：页码打码与目录编制

打码规则：正面打右上角，反面打左上角，空白页不打码，每一户的页码独立编号，从1开始连续打码，不得出现断号、跳号、重号，打码错误需用斜线划掉错误页码，在旁边空白处打正确页码，签字标注修正日期。

目录可直接复制以下模板编制，每个档案盒对应一份目录，打印后放在盒内最上方：

``` 行政征用档案目录 所属项目名称：[填写征用项目全称] 被征用主体：[个人填姓名+身份证号，单位填全称+统一社会信用代码] 盒号：[3位数字，如001] 共X盒/第X盒 | 序号 | 材料全称 | 页号 | 形成日期 | 备注（原件/复印件） | | - | -- | - | -- | | | 1 | 补偿签收单 | 1-2 | 202X-XX-XX | 原件 | ```

目录需同步录入电子台账，电子台账和实体目录内容必须完全一致。

步骤3：电子档案扫描与命名

所有实体材料全部扫描留存，扫描分辨率≥300DPI，清晰可辨，去除黑边、纠偏后存为PDF格式，命名统一执行规则：[项目编号]-[主体编号]-[材料序号]-[材料名称]，示例：「沪浦征2024003-012-003-补偿协议」。

扫描完成后逐页核对清晰度，褶皱、模糊的材料重新扫描，确认无误后上传至单位档案管理系统，无专用系统的上传至单位内网加密云盘：http://10.1.1.252/dagl ，账号为个人工号，初始密码为Aa123456，登录后需第一时间修改密码。

步骤4：装盒与封条粘贴

每盒材料厚度不超过5cm，同一主体材料分盒的需在盒面标注「共X盒/第X盒」，档案盒封面填写规则：左上角填项目编号，中间填「行政征用档案+项目全称」，右下角填归档日期、保管期限（永久）、盒号。

装盒完成后将密封条粘贴在档案盒开口处，由经办人、档案管理员双人签字，加盖档案专用章，无档案专用章的加盖单位行政章。

核验归档：必查规则避免返工

实体档案核验项

• 对照前置材料清单核对，无缺件，缺件的需附业务部门出具的加盖公章的《材料缺失说明》
• 打码无断号、跳号，页码位置符合要求，打码错误的有修正签字
• 所有复印件均加盖「与原件一致」章，签字日期齐全
• 目录内容和实际材料的页号、名称完全对应

电子档案核验项

• 扫描件无倾斜、黑边，内容清晰可辨，无漏扫、缺页
• 命名完全符合统一规则，无重名、错名
• 电子台账数据和实体档案数量、内容完全一致

全部核验通过后，将档案信息录入单位档案管理系统，同步更新《行政征用档案总台账》，总台账每月备份1次，同步上传至异地备份服务器。

常见问题快速处理方案

• 材料缺页无法补正：由业务经办部门出具《材料缺失说明》，标注缺失原因、缺失材料名称，加盖部门公章后放入档案盒对应位置，目录备注栏标注清楚。
• 被征用主体材料跨项目：在两个项目的目录备注栏分别标注关联项目的编号、盒号，电子档案添加关联标签，方便检索。
• 档案调阅：必须走单位OA调阅审批流程，由调阅人部门负责人、档案管理部门负责人双审批后方可调阅，调阅记录留存至少5年，实体档案不得带出档案库房，如需复印由档案管理员全程陪同。