说真的，我前两年在中型连锁企业当行政负责人的时候，踩过的档案相关的坑能绕公司3排档案柜三圈，其中最让人头大的就是档案制度建设针对性不强这个破事。说出来你们可能不信，我刚入职的时候，公司的档案制度是前任行政百度搜的互联网公司模板改的，连人家“研发专利归档细则”都原封不动留着，我们一个做餐饮连锁的要研发专利分类有屁用啊？上次食药监要查某门店的季度食安检查记录，行政小妹妹翻了俩小时才找到，原来她不知道“研发合规”是啥意思，把所有门店检查记录全塞这个分类里了，差点耽误事挨罚。
我当时花了快半个月把整个制度推倒重来，现在我们公司调档平均时间不超过5分钟，上次审计来查账，半天就找齐了所有要的凭证，老板直接给我们部门发了2000块团建基金，全部门搓了三顿火锅，香到跺脚。今天就把我踩过坑攒的经验全给你们唠明白，专治档案制度建设针对性不强的毛病。
很多人碰到档案制度建设针对性不强的问题，第一反应就是改规则，其实你得先搞清楚病根在哪，不然改完还是隔靴搔痒，我总结下来基本就是三个原因：
我当时改制度的时候，也查了一堆专业资料，还问了在国企管档案的学姐，最后总结出来3招，没那么多花里胡哨的东西，全是落地就能用的，亲测有效。
很多人一上来就对着模板删删改改，方向就错了，你得先搞清楚自己家到底有多少档案、都是啥类型、谁在用。我当时花了3天时间，拉了3拨人开了总共不到3小时的小会，就把需求摸得门清：
第一拨是管档案的行政岗，问清楚现在存的最多的是啥档案、调档频率最高的是啥、现在分类最乱的是啥板块；第二拨是业务、财务、法务这些高频用档的部门对接人，问清楚他们平时要存啥、调啥、觉得现在最不方便的地方是啥；第三拨是老板或者分管行政的领导，问清楚有没有特殊的存档要求，比如要应对什么检查、哪些档案是核心机密。
我当时摸完才知道，我们公司80%的调档需求都集中在门店资质、食安记录、供应商合同、财务凭证这四类，之前模板里的20多个分类，有15个我们根本用不上，直接砍掉就行。这步就像你做奶茶先备料，你珍珠都没买就想煮珍珠奶茶，那不是瞎扯吗？
重点操作提示：摸需求的时候一定要记下来每个部门每年调档频率最高的5类档案，这就是你制度的核心服务对象，其他冷门分类能合并就合并，能砍掉就砍掉，别搞花架子。
很多人档案制度建设针对性不强，就是因为喜欢搞一刀切，不管啥档案都要求纸质版加电子版双备份、要存30年、调档必须要老板签字，最后行政岗累得要死，没用的档案堆了半间库房，纯属给自己找罪受。
我当时直接给档案做了三级分级管理，不同级别不同要求，省了至少一半的工作量：
这步就像你给手机APP设权限，有的应用要给存储和定位权限，有的只要给网络权限，你全给最高权限反而卡得要死。我改完这个规则之后，管档案的小妹妹说她每周省出来的时间都能多追2集剧，还特意给我带了半个月的早餐，这好人好事做的，我都觉得我是公司大功臣。
重点操作提示：如果是有行业监管要求的，比如医疗、教育、金融类公司，一定要先对照监管要求定存储年限，别自己瞎定，避免违规。
档案制度建设针对性不强很多时候不是你写的不好，是公司业务变了，制度没跟上。比如我们公司去年开始做直播电商，新增了达人合同、直播脚本、选品记录这些档案，之前的分类里没有，行政小妹妹又开始乱塞，我收到反馈之后当天就加了“电商业务档案”的分类，问题就解决了。
我现在每半年都会发一份只有3道题的匿名问卷给全公司，收集反馈：1.你觉得现在档案制度最不方便的地方是什么？2.你经常存/调的档案有没有没纳入现有分类的？3.你有什么修改建议？每次收上来也就十几条反馈，2天就能改完制度，一点不费劲。
这步就像你半年给手机清一次垃圾，不然越用越卡，制度也是一样的，你别指望写一次能用十年，能跟着业务跑的制度才是好制度。
说真的，我知道很多人一听见“档案制度建设”就头大，觉得是个吃力不讨好的活，尤其是碰到档案制度建设针对性不强的问题，改起来不知道从哪下手，但你听我一句劝，这玩意真的没有你想的那么难，就跟你收拾家里衣柜一样，你先把自己的衣服都理清楚，再分四季放，再定期收拾，肯定不会乱。改完你就知道，啥叫磨刀不误砍柴工，平时省的找档案的时间都是自己的，真碰到检查的时候，你半天就找齐所有资料，领导都得对你高看一眼，以后升职加薪说不定都有你的份，冲就完了！
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务