固原档案培训实操全指南 从建档到归档一步到位

一、培训前准备：工具安装与环境配置

1. 下载实操工具：直接从固原市档案局官网培训工具专区下载《电子档案标准化管理客户端V2.3》，下载地址：http://glyj.gov.cn/tool/dam_client_v2.3.exe，点击链接后在浏览器弹出的下载框选择「保存到桌面」，等待2分钟完成下载（文件大小约800MB）。

2. 安装操作：双击桌面下载的「dam_client_v2.3.exe」，弹出安装向导后直接点击「下一步」，选择默认安装路径（C:\Program Files\固原档案客户端），勾选「创建桌面快捷方式」，点击「安装」，等待10秒完成后点击「完成」。

3. 登录环境初始化：双击桌面「固原档案客户端」图标，首次启动输入培训现场发放的统一账号密码（示例账号：gy202401，密码：gy123456），点击「登录」，等待系统加载完成（出现「欢迎进入固原档案实操系统」提示即为加载完成，耗时约15秒）。

二、核心实操1：电子档案标准化建档

2.1 基础信息录入

登录系统后，点击左侧菜单栏「档案管理」→「新建档案」，在弹出的必填项表单中完整填写以下内容，缺项会导致后续操作无法进行：

• 档案类型：固定选择「文书档案」（本次培训指定实操类型，不得修改）
• 归档年度：填写当年完整年份（如2024，不得简写为24）
• 保管期限：选择「30年」（培训示例要求，不得选择其他期限）
• 案卷号：系统自动生成，无需手动输入，确认即可

2.2 电子文件上传

表单填写完成后，点击页面下方「上传文件」按钮，弹出文件选择框后选择提前准备好的符合要求的电子文件，要求如下：

• 文件格式：仅支持PDF格式，不得使用Word、图片等其他格式
• 文件大小：单文件不超过10MB，若超过需拆分每页为单独文件
• 命名规则：严格按照「年度-机构代码-文件名」格式命名（如2024-001-固原市财政局会议纪要01.pdf，机构代码为培训现场发放的统一代码）

上传后系统自动校验文件，符合要求则显示「上传成功」，若不符合则弹出红色错误提示，需调整文件格式或命名后重新上传。

三、核心实操2：档案分类与著录

3.1 档案分类绑定

文件上传成功后，进入「档案详情」页面，点击「分类绑定」标签，选择培训要求的分类层级：「年度-机构-问题分类」（如2024-001-资金审批），点击「确认绑定」，系统自动完成分类关联，页面显示「分类绑定成功」。

3.2 著录信息完善

点击「著录信息」标签页，补充必填著录项，全部填写完成后点击「保存著录」：

• 责任者：文件制作单位全称（如「固原市财政局办公室」），不得使用简称
• 日期：文件落款日期，格式必须为YYYY-MM-DD（如2024-05-10，不得写为05/10/24）
• 关键词：填写3-5个核心词，如「资金审批、会议纪要、2024年」，不得少于3个

四、核心实操3：归档校验与正式提交

1. 预归档校验：点击左侧菜单栏「归档管理」→「预校验」，系统自动扫描所有档案项，生成校验报告：红色项为必须修改的错误，黄色项为可忽略的警告。若有红色项，需回到对应页面修改，直到校验报告无红色错误项。

2. 正式归档：校验通过后，点击「正式归档」按钮，在弹出的确认框中输入培训统一的归档密钥（培训现场发放的唯一密钥：GY2024_GUYUAN_001），点击「确定归档」，等待5秒，系统显示「归档成功」，同时生成唯一的归档编号（如GD20240001）。

五、培训后必做验证与考核动作

1. 平台验证：打开浏览器输入固原市档案数据平台地址：http://data.glyj.gov.cn，输入相同账号密码登录，进入「个人归档档案」页面，确认刚才归档的档案信息完整，在列表中可查看。

2. 导出归档证明：在「归档记录」页面，选中刚才的档案，点击「导出证明」，选择保存路径到桌面，生成PDF格式的归档证明文件。

3. 考核提交：将归档证明文件在培训结束后24小时内，发送至指定邮箱：training@glyj.gov.cn，邮件主题格式为「固原档案培训实操考核-姓名-单位」，完成本次实操培训。