实操指南：档案软件工程软件选型及官方收费标准查询

一、实操前置：梳理明确的核心需求

需求是选型和确认收费的唯一依据，需逐一确认以下清单，避免后续报价偏差：

• 档案类型：仅电子档案/含纸质档案数字化/含音视频档案
• 部署方式：本地服务器部署/公有云部署/混合部署
• 使用规模：同时在线用户数/年新增归档数据量
• 特殊要求：合规审计功能/跨系统对接/加密归档

二、第一步：筛选合规的档案软件工程软件

非合规软件无法满足档案管理法定要求，必须从国家档案局指定测评平台筛选，操作步骤：

1. 打开浏览器输入官方测评平台链接：https://www.saac.gov.cn/ztzl/dazcyfwpt/zckj/rz/index.shtml

2. 进入页面后点击「通过测评的档案软件列表」，该列表内所有软件均具备档案管理合规资质

3. 从列表中勾选与自身需求匹配的软件，记录软件名称和官网链接

三、第二步：查询具体软件的官方收费标准

正规软件仅在官方渠道公示收费，需按以下实操步骤获取准确报价：

1. 从测评列表内点击对应软件的「官网链接」，禁止使用第三方跳转链接

2. 在官网首页找到「收费标准」或「服务报价」入口，若无则查找「联系我们」板块

3. 直接拨打官网公布的咨询电话，明确告知已梳理的需求清单，要求出具加盖供应商公章的书面报价单

四、三类收费模式实操解析

1. 按授权数计费（本地部署常见）

适用于用户固定的中小型企业，收费规则：

• 单用户永久授权：仅1个账号，费用低但无法扩容
• 多用户并发授权：支持N个用户同时在线，按授权数阶梯定价，例：50用户授权费8万，100用户授权费12万
• 年维护费：通常为授权费的3%-8%，包含系统升级、故障修复、基础培训

2. 按存储容量计费（云部署常见）

适用于档案量持续增长的企业，收费规则：

• 按T级存储计费：每T每年1500-3000元，存储量超阈值自动升级
• 用户数无限制：无需额外授权费，仅按实际存储量收费
• 包含云服务器运维、数据备份、安全防护

3. 定制化收费（特殊需求常见）

如需系统对接、功能定制，需单独报价，操作要点：

• 要求供应商出具详细的定制需求说明书，明确每个功能的开发周期和费用
• 定制费用通常按人天计费，每人天1500-3000元，需签订书面定制协议

五、实操避坑核心要点

禁止使用无测评资质的软件，此类软件无法通过档案合规检查，且存在数据泄露风险

绝对不要相信第三方平台的「特价套餐」，所有正规收费均在官方渠道公示，避免被二次收费

报价单需明确服务范围，如是否包含数据迁移、初始培训、售后响应时间，避免后续纠纷

六、落地示例（供参考）

某制造类企业，需求：100用户、本地部署、仅电子档案归档，无定制需求，实操后获取的合规软件报价：

• 软件名称：XX档案管理系统（通过国家档案局测评）
• 授权费：12万元（100用户永久授权）
• 年维护费：6000元（授权费的5%）
• 第一年总费用：12.6万元，后续每年6000元
• 包含服务：首次数据迁移（≤100G）、3次基础培训、712小时售后响应