通化地区全品类档案数字化全流程标准化实操指南

档案数字化核心定义与通化市适用场景

档案数字化是指将纸质、声像、实物等传统载体档案，通过扫描、拍摄、OCR识别、元数据标引等技术手段，转化为可存储、检索、共享的数字档案资源的过程。

通化市作为东北边境重要工业城市、红色文化传承地，档案数字化主要覆盖三大场景：一是政务档案场景，重点处理市直机关、区县乡镇的文书、行政审批、社会保障类档案；二是红色文旅场景，优先整合杨靖宇烈士陵园、抗联遗址纪念馆的革命历史档案、声像资料；三是民生企事业场景，覆盖国企改制遗留档案、医院病历、学校学籍等高频使用档案。

通化市档案数字化的合规依据

所有操作需严格遵循《中华人民共和国档案法》（2020修订版）、《数字档案馆建设指南》（档办发〔2014〕6号）、《档案数字化规范 第1部分：纸质档案数字化》（DA/T 31.1-2022），同时需符合吉林省档案局《吉林省数字档案室建设评价办法》（吉档发〔2021〕12号）、通化市档案局《通化市直机关数字档案室建设实施细则》的地方要求。

通化地区档案数字化前期准备

前期准备决定数字化质量与效率，需同步完成场地、人员、工具、档案清核四项工作。

场地与环境配置

数字化加工场地需选择远离污染源、火源、潮湿区域的独立空间，面积根据单日加工量确定，通常每10名加工人员需配备30-40㎡空间。环境参数需满足DA/T 31.1-2022要求：温度18-28℃，相对湿度40%-60%，照度300-500lx（避免阳光直射），配备不间断电源（UPS）、温湿度监控仪、消防烟感报警器、监控摄像头（覆盖全加工流程）、档案存放架与临时数字存储柜。

人员配置与培训

人员需分为项目负责人、档案管理员、数字化操作员、质量检验员、数据安全员五类，每类人员需具备相应资质：项目负责人需持有吉林省档案局颁发的档案数字化项目负责人证书；档案管理员需持有档案专业初级及以上职称或通化市档案局认可的上岗证；数字化操作员需经过DA/T 31.1-2022的专项培训并考核合格；质量检验员需具备2年以上档案数字化质检经验；数据安全员需持有网络安全工程师或数据安全管理员证书。

培训内容需包括通化市地方档案管理规定、红色档案保护要求、各岗位操作流程、质量检验标准、数据安全保密制度等。

工具与设备选型

• 纸质档案扫描设备：针对普通A4-A0文书档案，选择高速双面平板扫描仪，扫描速度≥80ppm/160ipm（A4彩色300dpi）；针对珍贵脆弱红色档案、超大幅面工程图纸，选择非接触式古籍扫描仪，扫描分辨率≥600dpi，带自动纠偏、去污、补边功能。
• 声像档案数字化设备：录音带选择专业卡座搭配外置声卡，转录格式为WAV（保存版）+MP3（利用版）；录像带选择高清数字转录机，转录格式为MP4（H.264编码，保存版码率≥8Mbps）；照片选择专业底片扫描仪+相机翻拍设备，底片扫描分辨率≥2400dpi，翻拍照片分辨率≥300dpi。
• 软件工具：OCR识别软件选择支持中文简体、繁体、朝鲜文（针对通化市朝鲜族聚居区县）的专业识别软件，识别准确率需≥98%（印刷体）；元数据标引软件选择符合《档案元数据核心集》（DA/T 46-2009）的工具；质量检验软件支持批量图像、OCR文本、元数据的一致性检查；数字存储采用“本地磁盘阵列+异地备份中心+云端归档”的三级存储架构，本地磁盘阵列采用RAID5/6配置，容量不低于预估数字档案总容量的3倍。

档案清核与整理

档案清核需对照移交清单逐件核对档案的件数、页数、完整性、破损情况，填写《档案数字化清核表》，破损档案需先进行修复后再数字化。整理需严格按照DA/T 22-2015《归档文件整理规则》或通化市朝鲜族聚居区县的双语整理规则进行，确保档案件号、页号、目录清晰，无倒页、缺页、漏号情况。

通化地区档案数字化核心操作流程

核心操作流程包括档案出库与交接、数字化加工、质量检验、数据挂接、档案入库与移交五个环节，每个环节需填写对应《工作单》，形成可追溯的全流程记录。

档案出库与交接

档案出库需由档案管理员填写《档案数字化出库单》，经单位档案部门负责人、分管领导签字审批后，与项目负责人、数字化操作员共同清点核对，三方签字确认后方可出库。交接过程需在监控摄像头下完成，档案需放入专用密封箱，运输过程需专人押运。

数字化加工

加工环节需针对不同载体档案采用不同操作方法，纸质档案加工为重点。

• 纸质档案拆分：仅拆分 staples、回形针、长尾夹等易拆卸装订物，珍贵档案、线装古籍采用拆卷不拆线的方法，拆分后的档案需按原顺序排列。
• 图像扫描：扫描前需调整扫描仪参数，针对不同类型档案设置不同分辨率、色彩模式：黑白线条档案（如公章、手写稿）设置600dpi黑白二值模式；普通彩色文书档案设置300dpi彩色灰度/真彩色模式；珍贵红色档案设置600dpi真彩色模式；超大幅面工程图纸设置200dpi真彩色模式。扫描时需去除图像黑边、白边、阴影，自动纠偏角度≤1°，扫描后的图像文件命名需符合“全宗号-目录号-案卷号-件号-页号”的通化市统一规则。
• 图像优化：对扫描后的图像进行手动去污、补边、纠偏、拼接（针对超大幅面拆分扫描的档案），优化后的图像需保持档案原貌，字迹清晰，图像完整。
• OCR识别与元数据标引：对优化后的图像进行OCR识别，识别后的文本需进行人工校对，修改错别字、漏字、多字，确保与档案原文一致。元数据标引需提取档案的全宗号、目录号、案卷号、件号、题名、责任者、成文日期、页数、保管期限等核心元数据，以及通化市朝鲜族聚居区县档案的朝鲜文题名、责任者等双语元数据，元数据需与图像文件一一对应。

质量检验

质量检验采用“三检制”：自检由数字化操作员完成，对自己加工的每一件档案进行检查；互检由相邻两名数字化操作员完成，对对方加工的每5件档案抽取1件进行检查；终检由质量检验员完成，对所有加工完成的档案进行100%的图像质量检查、10%的OCR文本质量检查、100%的元数据质量检查。检查内容需符合DA/T 31.1-2022的质量要求，终检不合格的档案需退回重新加工，直至合格为止。

数据安全与档案保护

通化市作为红色文化传承地，档案数据安全与红色档案保护尤为重要，需制定严格的安全保密制度与保护措施。

数据安全保密制度

• 网络安全：数字化加工场地需采用物理隔离的局域网，禁止连接互联网；所有计算机需安装杀毒软件、防火墙、USB接口禁用软件，定期更新病毒库；数据传输需采用加密传输方式，禁止使用U盘、移动硬盘等非加密存储介质。
• 人员安全：所有加工人员需签订《数据安全保密承诺书》，遵守保密规定，不得泄露档案内容；加工人员不得携带手机、相机等电子设备进入加工场地；加工人员离职时需办理交接手续，删除所有工作数据，交还所有工作设备。
• 数据存储安全：三级存储架构需定期进行数据备份，本地磁盘阵列每日增量备份、每周全量备份，异地备份中心每月全量备份，云端归档每季度全量备份；备份数据需定期进行恢复测试，确保数据可恢复；数字存储介质需定期进行检查、维护，更换过期、损坏的存储介质。

红色档案保护措施

红色档案扫描需采用非接触式扫描设备，避免对档案造成二次损伤；扫描时间需控制在每次2小时以内，避免强光照射时间过长导致档案褪色；扫描后的红色档案需立即放回专用恒温恒湿档案柜，密封保存；红色档案的数字资源需设置更高的访问权限，仅允许授权人员访问。

通化市档案数字化实战案例

2023年通化市杨靖宇烈士陵园管理中心完成了10万件革命历史档案的数字化工作，单日最高加工量达500件，终检合格率达99.8%，访问效率提升了100倍以上。该项目采用了“高速双面平板扫描仪+非接触式古籍扫描仪”的组合设备，支持中文简体、繁体、朝鲜文的OCR识别软件，以及“本地磁盘阵列+通化市档案局异地备份中心+吉林省档案馆云端归档”的三级存储架构，严格按照DA/T 31.1-2022与通化市地方规定进行操作，取得了良好的效果。

项目完成后，杨靖宇烈士陵园管理中心将数字档案资源上传至通化市数字档案馆共享平台，供全市党政机关、企事业单位、学校、群众免费访问，有力地推动了通化市红色文化的传承与发展。