一、前期准备:3步完成培训前置配置
1. 培训对象分层及需求调研
首先根据岗位分类匹配培训内容,避免无效授课:
- 基层档案员:重点培训《全国档案事业统计调查制度》填报规则、Excel函数统计工具操作
- 档案管理员:重点培训统计数据校验逻辑、上报流程管控、异常数据排查方法
- 部门负责人:重点培训统计数据合规要求、数据分析结果应用方法
需求调研直接复用官方通用模板,地址:https://docs.qq.com/template/detail/DYlZnR0h5U2t5a1d0VE9Oa1p4V1E9PQ== ,导出后2小时内可完成全单位调研统计。
2. 工具及物料提前调试
所有工具提前1天完成配置,避免培训现场卡壳:
- 统计工具:提前给所有参训人员安装WPS 2023版,下载地址:https://platform.wps.cn/ ,需开启宏权限,配置路径:文件-选项-信任中心-信任中心设置-宏设置-启用所有宏
- 演示案例数据:提前准备脱敏的2023年本单位档案统计原始数据1套,包含文书档案、科技档案、会计档案3类共200条样本数据,可直接替换本单位真实数据使用,通用统计函数可直接复制使用:
```
// 统计指定类别年度归档总件数,粘贴到Excel单元格即可使用
=COUNTIFS(A:A,"文书档案",B:B,"2023年",C:C,"已归档")
// 校验上报数据逻辑合规性,返回1为合规,0为不合规
=IF(AND(D2>=E2,F2>=G2),1,0)
```
- 考核试卷:提前出10道单选题+2道实操题,满分100分,80分合格,实操题直接用提前准备的样本数据要求参训人员完成统计上报。
3. 培训时间及场地安排
优先选择工作日下午14:00-17:00,场地需配备投影、白板、每人1台可用电脑,提前1天发送短信+企业微信双提醒,标注需携带本人近3个月的档案统计原始台账到场。
二、培训实操:4个核心模块落地授课
1. 政策解读模块(30分钟)
直接对照最新版《全国档案事业统计调查制度》核心条款讲解,重点标注2024年更新的3个统计口径:
- 电子档案件数统计新增“原生电子档案”“数字化副本”2个分类,需分开填报
- 档案利用人次统计不再包含内部查阅的行政类档案,仅统计业务类、民生类档案利用
- 档案数字化成果统计需排除重复扫描的档案副本,仅统计首次数字化的档案数量
2. 工具实操模块(60分钟)

按照从易到难的顺序带领参训人员逐步骤操作,每完成1步现场抽查3名学员的操作结果,不合格的当场辅导:
- 步骤1:打开提前发放的样本数据台账,输入上述COUNTIFS函数,统计2023年各类档案的总件数,操作时长15分钟
- 步骤2:用数据透视表生成年度档案统计报表,配置路径:插入-数据透视表-选择区域-行选择“档案类别”、列选择“归档月份”、值选择“件数”,操作时长20分钟
- 步骤3:输入逻辑校验函数,排查样本数据中的10条异常数据,标记错误原因,操作时长25分钟
3. 上报流程模块(30分钟)
直接讲解全国档案统计年报系统的操作步骤,系统地址:https://daj.stats.gov.cn/ ,所有操作直接截图演示,重点标注容易出错的节点:
- 账号登录:使用统一社会信用代码作为账号,初始密码为Daj@2024,首次登录必须修改密码,密码要求8位以上包含大小写字母+数字+特殊字符
- 数据导入:必须下载系统提供的标准Excel模板填报,不支持自定义模板导入,导入前需用系统自带的校验工具校验,校验不通过的内容会直接标红,按照提示修改后重新上传即可
- 上报确认:提交后需联系上级档案主管部门审核,审核不通过的需在7个工作日内修改后重新上报,审核通过后无法修改数据
4. 常见问题答疑模块(30分钟)
提前整理高频问题,现场直接解答,未覆盖的问题24小时内整理成文档发参训群:
- Q:往年历史统计数据和今年口径不一致怎么办?A:以当年最新统计口径为准,历史数据无需调整,在报表备注栏标注口径差异即可
- Q:电子档案和纸质档案重复的怎么统计?A:分别统计,纸质档案计入纸质档案件数,电子档案计入对应电子档案分类,不算重复统计
- Q:档案统计数据出现错误会有什么后果?A:首次发现错误且未造成不良影响的,限期整改即可,故意瞒报、虚报的会被纳入单位信用档案
三、效果验证:2步完成培训落地闭环
1. 现场考核+实操验收
培训结束后当场完成考核,实操题要求参训人员用自己带来的近3个月档案台账完成统计报表制作,1小时内提交,考核合格的发放培训合格证书,不合格的3天后安排补训。
2. 后期跟踪复盘
培训结束后7天内,收集各部门的月度档案统计报表,检查数据准确率,准确率低于95%的部门安排专人上门辅导,每月统计一次各部门上报数据的准确率,纳入年度档案工作考核指标。
四、常见踩坑避坑指南
- 坑1:培训前没有调试工具,现场安装WPS、配置宏权限浪费大量时间,必须提前1天收集所有参训人员的电脑配置情况,远程完成工具配置
- 坑2:用真实涉密数据作为演示案例,违反保密规定,所有演示数据必须提前脱敏,删除单位名称、个人信息等敏感内容
- 坑3:只讲理论不做实操,参训人员听完就忘,必须保证实操时间占总培训时长的50%以上,现场辅导到位