踩烂四年纸质档案堆的老手带你学档案管理软件档案管理软件实操

前情提要：我之前是公司的“废纸山大王”

宝子们先别急着划！先把手里啃了一半的炸鸡先放一放——哦不对，放旁边，别蹭键盘就行！听我这个踩烂四年公司A4纸档案堆、差点被订书机的钉子硌断脚趾头、被老板追着要去年年会评优名单找了三天三夜差点连夜卷铺盖走人的“废纸山资深寨主”给你唠唠：档案管理软件档案管理软件实操培训到底是不是智商税？

啊先别急着笑寨主的身份！你们有没有试过公司突然搞审计，审计老师要找2019-2023年所有的员工劳动合同原件复印件社保单入职体检表离职交接单一整套？那时候我办公室里的档案柜是个什么德行？就像《功夫》里的猪笼城寨——挤得满满当当，想抽最下面那层2019年的档案柜抽屉，得喊上楼下保安大叔老王和保洁张姨三个人一起拉，抽屉还可能“咔哒”一声把老王的指甲盖儿蹭红，最后我还得赔人半盒红药水！

后来老板终于忍无可忍，拍着桌子说“寨…哦不小李！给你两周时间，要么把猪笼寨…不把档案室整理成五星级酒店的衣帽间，要么…你懂的懂的懂的…”那语气就像我偷喝了他藏在茶水间第三层茉莉花茶里的铁观音碎银子！吓得我赶紧打开抖音搜“档案室整理神器”，刷了三百条才刷到一条看起来不是纯PPT念稿的档案管理软件档案管理软件实操培训课——一开始我以为是广告，抱着死马当活马医的心态花了一杯喜茶多肉葡萄的钱（老板才不会给这种钱报！都是我从牙缝里抠出来的零食钱！）点进去听了一节试听课，结果听完试听课当天晚上我就抱着手机笑出声，第二天直接翘了半天摸鱼时间报了完整的实操课！

魔性踩坑史对比：纸质档案VS用了档案管理软件档案管理软件实操后的生活

先给你们唠唠我用档案管理软件档案管理软件实操之前的猪笼寨主日常：

• 每天早上9点准时到岗，第一件事就是给档案柜擦灰——四层灰！擦完我鼻子里全是白色的絮絮，要擤五次鼻涕才能擤干净！
• 老板要找某个员工的档案，我得先翻我手写的那个皱巴巴的“档案索引手册”——哦对了那个手册还是我2019年入职的时候写的，后来写错了好几次就直接用涂改带涂，涂得像个大花脸！有时候翻半天找不到索引，就得一层一层一层一层一层一层…哦不对是四层四层地抽抽屉，找得满头大汗妆都花了！
• 每年年底搞档案销毁，我得对着一本一本一本一本一本一本…哦不对是几百本档案查销毁清单，查错了就得担责任！那时候我每天晚上都做噩梦，梦见自己把公司老板的创业计划书当废纸卖了！

再给你们唠唠我用了档案管理软件档案管理软件实操之后的“五星级档案室管理员”日常：

• 每天早上9点准时到岗，第一件事就是泡一杯枸杞菊花茶（不是偷偷喝老板的碎银子了！碎银子太贵了！枸杞菊花茶省钱又养生！），然后打开电脑点进那个档案管理软件档案管理软件实操课老师推荐的档案管理软件，输入密码登陆就行！再也不用擦灰擦得满头白絮絮擤五次鼻涕了！
• 老板要找某个员工的档案？太简单了！直接在档案管理软件的搜索栏里输入员工的名字或者工号甚至生日！一秒钟！真的是一秒钟！就像在百度搜“喜茶多肉葡萄配方”一样快！哦不对搜不到多肉葡萄的正宗配方！搜员工档案真的能一秒钟搜到！
• 每年年底搞档案销毁？更简单了！直接在档案管理软件里勾选已经到了销毁期限的档案，生成一个电子销毁清单，打印出来给老板和审计老师签字就行！再也不用对着几百本档案查清单查得做噩梦了！

干货预警！档案管理软件档案管理软件实操课上学到的3个“神仙操作”

宝子们！干货来了！别划！记下来！考试要考…哦不对是工作要用！这3个神仙操作是我花了一杯喜茶多肉葡萄外加摸鱼三天学的！今天免费分享给你们！谁让我是踩烂四年纸质档案堆的好人呢！

神仙操作一：一键批量上传，10分钟搞定一年的纸质档案

之前我以为档案管理软件档案管理软件只能存电子档，没想到纸质档也能一键批量上传！那个神仙实操课老师教我们：先把纸质档案用公司的扫描仪扫成PDF或者JPG格式，然后用档案管理软件里的OCR文字识别功能（划重点！这个功能太重要了！神仙功能！）一键识别档案里的文字，自动生成档案的索引（比如员工的名字工号入职时间档案类型），然后一键批量上传到对应的档案分类文件夹里！

之前我整理一年的纸质档案需要整整一个月！哦不对是整整一个多月！现在！只需要10分钟！真的是10分钟！就像泡一碗康师傅红烧牛肉面一样快！哦不对泡红烧牛肉面只需要3分钟！但是批量扫描需要一点时间嘛！10分钟真的很快了！

神仙操作二：权限分级管理，老板的秘密档案别人碰不着

之前我公司的档案室猪笼城寨，谁都能进去拿档案！保洁张姨有时候进去拿清洁工具顺便还能翻两本员工的入职体检表八卦八卦！哦对了八卦完还得给我买一根冰棍儿封口！后来老板知道了这件事，差点把我和张姨一起开了！

那个神仙实操课老师教我们用档案管理软件里的权限分级管理功能（划重点！这个功能也太重要了！保命功能！）！给不同的人设置不同的权限：比如老板可以看所有的档案，包括他自己藏在档案柜最最最里面的创业计划书和私房钱账单！比如财务只能看员工的劳动合同原件复印件社保单！比如保洁张姨…哦不对保洁张姨根本没有账号！再也不用担心张姨八卦员工的入职体检表和老板的私房钱账单了！

神仙操作三：到期自动提醒，再也不用做档案销毁的噩梦了

刚才我不是说了吗？之前我每年年底搞档案销毁都做噩梦！梦见自己把公司老板的创业计划书当废纸卖了！那个神仙实操课老师教我们用档案管理软件里的到期自动提醒功能（划重点！这个功能真的太太太重要了！救命功能！）！先给每个档案设置一个销毁期限，比如员工的离职交接单销毁期限是5年，员工的入职体检表销毁期限是2年，然后到期的前一个星期前三天前一天，档案管理软件都会自动给我发微信提醒和电脑弹窗提醒！再也不用担心错过档案销毁的时间，再也不用担心做档案销毁的噩梦了！

过来人掏心窝子的话：档案管理软件档案管理软件实操培训到底值不值得报？

宝子们！最后掏心窝子的话来了！别嫌我啰嗦！毕竟我是踩烂四年纸质档案堆的过来人！

一开始我以为档案管理软件档案管理软件实操培训是智商税！以为花一杯喜茶多肉葡萄的钱只能学到一堆没用的PPT念稿！结果听完试听课当天晚上我就抱着手机笑出声！第二天直接翘了半天摸鱼时间报了完整的实操课！

现在！我已经从公司的“废纸山资深寨主”变成了“五星级档案室管理员”！老板现在每次看到我都笑哈哈的！茶水间第三层的茉莉花茶碎银子也偶尔会分给我喝一口！保洁张姨现在也不进去拿清洁工具顺便八卦员工的入职体检表了！因为她根本没有账号！

宝子们！如果你们也像我之前一样，每天被纸质档案堆得喘不过气，每天被老板追着要档案找得满头大汗，每年年底搞档案销毁都做噩梦！那就赶紧去报一个靠谱的档案管理软件档案管理软件实操培训课吧！真的不是智商税！真的有用！真的能让你的工作轻松一百倍！真的能让你的老板对你刮目相看！真的能让你从“废纸山资深寨主”变成“五星级档案室管理员”！

哦对了！报课的时候一定要擦亮眼睛！别报那种纯PPT念稿的课！要报那种有真材实料的、有神仙操作的、有老师一对一答疑的档案管理软件档案管理软件实操培训课！

好啦！今天的唠嗑就到这里啦！宝子们赶紧去试试吧！加油！打工人！你是最棒的！明天一定会更好！奥利给！